Stephan Löttgen

• Wie beginnt man damit sich kontinuierlich zum Besseren zu verändern?

Genau diese Frage stellt man sich, wenn man bei einer Firma wie SIGA in Ruswil die Produktionsanlage besichtigt und deren „SIGA Management System“ kennen lernt. Ralf Stommel hat es dazu veranlasst, sich mit dem Thema „Lean Production“ und „TPS“ intensiv auseinanderzusetzen.

Die Entstehung der Stommel Haus Akademie

Dezember 2016 hat Ralf Stommel in der Produktionshalle das Thema „Lean Production“ vorgestellt und einen Fragebogen an alle Kollegen verteilt. Er berichtete von den Eindrücken aus der Schweiz und dem Vorhaben, die dort erfahrenen Prinzipien auch bei Stommel Haus zu nutzen. Mit diesem Gedanken ging das Kollegium in die Weihnachtsferien, wo man sich mit dem Fragebogen beschäftigte. Im Folgenden wurden diese ausgewertet und das Thema LEAN kam in Bewegung.

März 2017 hat Stephan Löttgen, der in einer anderen Tätigkeit schon mit KVP zu tun hatte, nach einigen Stunden Recherche und ersten Verbesserungsversuchen, das kostenlose Buch „2 Second LEAN“ von Paul Akers gelesen. Daraufhin begann er in seinem Team „Abbund“ mit Verbesserungen nach dem Prinzip „Ändere was dich nervt!“, was sich kurzfristig sehr positiv auf das gesamte Team ausgewirkt hat. Natürlich gab es auch misstrauische Blicke und Fragen. Diese beantwortete das Team mit dem Hinweis auf das besagte Buch. Da er die englische Ausgabe als PDF gelesen hatte, schrieb er Paul Akers mit dem Wunsch nach einer Übersetzung an. Die Antwort kam prompt und mit ihr der Kontakt zu Alexander Gärtner von Mercedes-Benz, der das Buch für Paul Akers auf Deutsch übersetzt hatte. Er sendete uns 10 Exemplare, die wir erstmal allen Team-Verantwortlichen zum Lesen gaben.

August 2017 ist eine Gruppe von 6 Team-Verantwortlichen zu SIGA in die Schweiz gefahren, um dort einen TPS-Workshop und eine „Lean-Besichtigung“ im Werk zu erleben. Dort lernten wir, zum ersten Mal gemeinsam, viele der Methoden des Toyota Production Systems kennen. Konnten jedoch auch direkt die Ergebnisse im Produktionsalltag erleben. Das hat uns alles sehr beeindruckt.

November 2017 ist dann eine weitere Gruppe von 6 Team-Verantwortlichen in die Schweiz gefahren, darunter die Geschäftsleitung, Bauleitung und Logistik. Nach dieser Tour wurde im selben Monat von Ralf Stommel ein „Lean-Team“, bestehend aus den Team-Verantwortlichen der Produktion, ins Leben gerufen. Wir trafen uns einmal in der Woche, um die Entwicklungen in den Teams zu besprechen und weitere Schritte zu koordinieren. Erste deutliche Verbesserungen in den Teams bestätigten, dass wir auf einem guten Weg waren. Aus der Projekt-Gruppe „Lean-Team“ sollte nun eine neue Ausrichtung für das gesamte Unternehmen in Richtung Lean-Denken und kontinuierlicher Verbesserung entstehen. Um diesen Wandel greifbar zu machen, haben wir die Stommel Haus Akademie gegründet. Sie steht sinnbildlich für den nie endenden Lernprozess eines jeden Mitarbeiters bei Stommel Haus und verbindet alle Teams zu einer agilen und kundenorientierten Organisation der kontinuierlichen Verbesserung.

Dezember 2017 hat Ralf Stommel, nach vielen erfolgreichen Verbesserungen im Team „Abbund“ beschlossen, dass Stephan Löttgen ab sofort als Verantwortlicher für die Stommel Haus Akademie den Aufbau der notwendigen Rahmenbedingungen organisiert. Uns war jedoch noch nicht ganz klar, wie wir mit den erlernten Methoden und dem teilweise sehr theoretischen Wissen an die Kollegen in der Produktion herantreten sollten. Die ersten Gedanken, an eigene Workshops und Vorträge, waren schnell wieder verworfen. Wir wollten die grundlegenden Denkweisen der Kollegen verbessern! Das, was wir in der Schweiz erlebt hatten, war jedoch sehr weit von unseren Gegebenheiten in Eischeid entfernt.

Januar 2018 haben wir, durch einen Zufall entdeckt, dass in unserer direkten Nachbarschaft die Firma Yellotools schon seit mehr als 10 Jahren nach der „2 Second LEAN“ Philosophie arbeitet. Nach einem ersten Kontakt ist Stephan Löttgen mit drei Kollegen zu einem Besuch aufgebrochen und hat dort ein „Morning Meeting“ und eine sehr beeindruckende „LEAN-Tour“ erleben dürfen. Sichtlich beeindruckt, berichtete er Ralf Stommel von diesem Erlebnis und gemeinsam fuhren wir ca. 2 Wochen später zu einem weiteren Besuch. Aus einem sehr guten Gespräch mit dem Geschäftsführer ist inzwischen ein freundschaftliches Verhältnis der beiden Unternehmen entstanden.

Das Morgentreffen als Fundament unserer Entwicklung

Februar 2018 beschlossen wir, mit der Stommel Haus Akademie ebenfalls über tägliche Treffen, alle Mitarbeiter zu einem gemeinsamen kontinuierlichen Wandel zu bewegen. Jedoch war uns wichtig, neben Einfachheit der „2 Second LEAN“-Philosophie auch die sprachlichen Hürden zu meiden. Keine Fremdwörter und ausschließlich deutsche Wörter sind uns wichtig, um zu gewährleisten, dass auch wirklich alle Kollegen an diesem Wandel teilhaben und sich nicht durch „Fach-Chinesisch“ abschrecken lassen. So wurde am 19.02.2018 um 9.30 Uhr, von Ralf Stommel, das erste „Morgentreffen“ der Stommel Haus Akademie anmoderiert. Zu Gast war auch die gesamte Geschäftsführung der Firma Yellotools, um unseren Kollegen von ihren Erfahrungen mit ihrem „Morning Meeting“ zu berichten. Seit diesem Termin, findet jeden Werktag, von 9.30 Uhr bis 10.00 Uhr unser Stommel-Haus-Morgentreffen statt. Jeden Tag moderiert ein weiterer Kollege das Treffen, bis alle fortlaufend einmal mithilfe der „Checkliste“ das Morgentreffen angeleitet haben. Es trainiert die Kollegen in Aufmerksamkeit, Verantwortung und Kommunikation. Jeder von uns vertritt, als Moderator am Pult, unsere Kunden und ihre Wünsche.

Kaizen Kollektiv - Meine Erfahrungen, Impulse und Hinweise für alle!

Im Januar 2022 habe ich die Inhalte meines privaten Blogs (www.loettgen.com) , Inhalte aus meinem LinkedIn Alltags und meinen aktuellen Podcast in dem neuen Projekt "Kaizen Kollektiv" zusammengefasst. Unter www.kaizenkollektiv.de findest Du alles, was mich in Bezug auf Kaizen, Lean, Holzbau und Organisationsentwicklung beschäftigt. Ich selbst und auch meine Kollegen bei Stommel Haus, haben so viel von anderen Menschen gelernt, da ist es selbstverständlich, auch etwas zurückzugeben.

• September 2018 haben wir, nach sehr vielen Verbesserungen und einer wirklich umfangreichen Umstrukturierung vieler interner Prozesse, das Morgentreffen erweitert. Zum einen konnten wir durch zahlreiche Verbesserungen an der Struktur des Treffens Zeit einsparen, darüber hinaus wurden wir täglich besser, was unsere gemeinsame Kommunikation betrifft. Das hat sich natürlich auch im Tagesgeschäft deutlich bemerkbar gemacht. Wir beschlossen, das Treffen auf 20 Minuten zu kürzen, ohne dabei die Qualität oder Quantität des Ergebnisses zu reduzieren. Im Gegenteil, wir stellten fest, dass es besser ist, unsere Projekte nicht täglich zu besprechen, sondern die Projekte an einem Tag in der Woche fokussiert zu bearbeiten. Von da an moderiert Ralf Stommel jeden Mittwoch den Projekttag. Dann bearbeiten wir alle offenen Projekte und vereinbaren eine Wiedervorlage. Dann heißt es: Wie ist der Stand? Wo hängt das Projekt fest? Was benötigt die Projektgruppe? Die Dokumentation dazu findet man am Tor 1 in der Halle 3 und im Infoportal der Akademie im Intranet.

November 2018 veranstaltet die Stommel Haus Akademie für alle Partner und Subunternehmer einen Informationstag. Hier erleben die Geschäftsführer und leitenden Angestellten unserer Partner, wie unser Morgentreffen abläuft. Anschließend moderierte Ralf Stommel eine gemeinsame Gesprächsrunde mit allen Partnern, um Erfahrungen, Ideen und Verbesserungen im Rahmen unserer gemeinsamen Prozesse auszutauschen und zu finden. In diesem Rahmen fanden sich sehr viele Ansätze, die wir zukünftig gemeinsam verfolgen werden.

Mai 2019 ist uns bewusst, dass jedes einzelne Morgentreffen wichtig ist. In der aktuellen Zeit, in der sich täglich die Welt verändert, ist es auch für unsere Organisation wichtig, die Veränderungen im Tagesgeschäft zu analysieren und an den daraus hervorgehenden Aufgaben menschlich zu wachsen. Das führt uns, als Unternehmen, in eine stabile und kontinuierliche Weiterentwicklung. Wir haben unseren Weg gefunden, um langfristig die Wertschöpfung und Qualität für unsere Kunden zu steigern. Wir freuen uns auf eine gemeinsame Zukunft als Stommel Haus GmbH und sind dankbar für jede neue Herausforderung.

Grundsätzliches zu unserem Morgentreffen

Damit unsere Morgentreffen den gewünschten Effekt erzielen, sind uns diese Punkte wichtig:

• Es müssen alle Kollegen teilnehmen. Einziger Grund nicht anwesend zu sein, ist ein Termin mit einem Kunden oder die Arbeit auf einer Baustelle. Wichtig ist, dass alle Teams (Geschäftsführung, Management, Technik, Planung, Finanzen, Produktion und Logistik) am Treffen teilnehmen. Da nur so gewährleistet ist, dass alle Kollegen auf dem gleichen Wissensstand sind und keine wichtigen Informationen verloren gehen.
• Der Zeitpunkt und die Dauer müssen exakt eingehalten werden. Auch wenn nur noch zwei Kollegen gesund sind und der Rest ist krank, das Treffen muss stattfinden. Es hat einen symbolischen Charakter und spiegelt die Kontinuität wider. Wie ein Ritual, unterstützt es unseren Lernprozess und die Beharrlichkeit, was für den Wandel und das Bekämpfen alter Gewohnheiten notwendig ist.
• Die Checkliste ist wie ein roter Faden, an der sich jeder Moderator durch das Morgentreffen zieht. Wichtig ist, die einzelnen Punkte laut und deutlich aufzuzählen und die Fragen nicht unbeantwortet im Raum stehenzulassen. Sollte ein Punkt oder eine Frage zum wiederholten Mal für Diskussion sorgen, kann man diese gerne hinterfragen und verbessern. Grundsätzlich gilt, die Checkliste muss zum Unternehmen passen. So passen wir sie regelmäßig an. Die Zeit im Morgentreffen ist sehr kostbar und daher gilt es diese auf keinen Fall zu verschwenden.
• Es soll jeden Tag ein anderer Kollege moderieren, jedoch kann man auch keinen dazu zwingen. Die meisten Kollegen werden zunehmend lockerer und haben irgendwann sogar Spaß, sich aktiv an der Entwicklung des Unternehmens zu beteiligen.
• Wir haben die Kollegen schon zu Beginn auf mögliche Veränderungen im Ablauf hingewiesen. Es führte oft zu Verwirrungen, da man am Anfang regelmäßiger den Ablauf korrigiert. Wichtig war auch das Verständnis, dass es besser ist einen Fehler direkt zu verbessern, auch auf die Gefahr hin, einen neuen Fehler zu erhalten. Keine Angst vor Veränderung, nur wer ausprobiert, kann die notwendigen Erfahrungen machen.
• Gemeinsam mit dem Morgentreffen wurden die Prinzipien des Unternehmens aufgestellt und eindeutig kommuniziert.

Die Rahmenbedingungen für das Morgentreffen, sprich Flipchart, Whiteboard oder Hinweistafeln, sind von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich. Einige haben das gesamte Morgentreffen auf einen Computer/ Monitor ausgelagert. Wir haben es ganz einfach mit Papier und Folien realisiert. Wie man das am besten macht, muss jeder selbst herausfinden. Bei Stommel Haus, haben wir die ersten Folien noch laminiert, dann eingetütet und irgendwann nur noch überklebt. Wie sagt man so schön: „Lieber holprig starten, als perfekt zu scheitern.“ Wir geben sehr darauf Acht, dass es ordentlich aussieht, wichtiger ist jedoch, dass es seinen Zweck erfüllt und funktioniert.

LEAN ist einfach!

Was uns an der Lean-Umsetzung bei Yellotools, FastCap oder vielen anderen besonders überzeugt hat, ist die Einfachheit in der Kommunikation und Umsetzung. Wir möchten alle Kollegen erreichen und allen die Möglichkeit geben, an diesem kontinuierlichen Wandel der Stommel Haus GmbH teilzunehmen. Was hilft es uns, wenn wir langjährige Mitarbeiter oder Partnerunternehmen mit komplizierten Methoden oder Systemen vor den Kopf stoßen und sich so gar nicht erreichen? Entscheiden ist und bleibt in einer guten Beziehung, dass beiden Seiten einander VERTRAUEN! Darauf bauen wir bei Stommel Haus und das auch schon bevor wir unsere LEAN-Reise angetreten haben.

Zum Abschluss ein Grundsatz:

Wir Stommels stehen ein, für das, was uns wichtig ist, übernehmen die Verantwortung, für das, was wir tun, engagieren uns immer wieder neu für die Erfüllung unserer gemeinsamen Aufgabe:

Die besten Holzhäuser zu bauen, die es gibt.

Kontakt zur Stommel Haus Akademie:

Stephan Löttgen

s.loettgen@stommel-haus.de 

02247 9172-92 oder -55 (Zentrale)