Lean Office

Lean Office bedeutet die Übertragung der Lean-Prinzipien aus der Produktion/Fertigung auf den Bürobereich. In engerem Sinne betrifft dies alle Büro- und Verwaltungsprozesse, die sich mit Hilfe von Lean-Methoden wie z.B. Wertstromanalyse, Standardisierung, Kennzahlensysteme, kontinuierliche Verbesserung (KVP) oder Fehlervermeidung umsetzen lassen. Das übergeordnete Ziel ist die Minimierung von Verschwendung (Zeit und Ressourcen).

Wie bei Lean Production werden zur Optimierung bei Lean Office die Prozesse auf Durchlaufzeiten geprüft, um diese zu verkürzen und die Möglichkeit der Standardisierung von Tätigkeitsschritten angestrebt. Das Resultat aus der Prozessoptimierung sollte eine Produktivitätssteigerung sein, die einerseits den Kunden in Form von weniger Wartezeit, Termintreue und qualitativer Leistung zugute kommt, andererseits zur Arbeitszufriedenheit beiträgt, weil Abläufe als sinnvoll erlebt werden.

Die 7 Verschwendungsarten umgesetzt auf Lean Office kann konkret bedeuten:

Ergonomie am Arbeitsplatz
Das Ziel ist die Vermeidung von Bewegungen, die Prozesse langsamer machen und die Gesundheit des Arbeitenden belasten könnten. Dementsprechend sind Arbeitsplätze nicht nur ergonomisch und flexibel zu gestalten, sondern auch Bewegungsroutinen zu hinterfragen und überflüssige Tätigkeiten zu eliminieren.

Ordnung schaffen
Einhergehend mit der ergonomischen Gestaltung gilt es, Ordnung und Struktur auf dem Schreibtisch zu schaffen. Ein aufgeräumter Arbeitsplatz, an die notwenige Büroausstattung sowie Büromaterial ausreichend und zur richtigen Zeit zur Verfügung steht, hilft Verschwendungen zu vermeiden. In vielen Firmen gilt heute die Clean-Desk-Policy (CDP), die mitunter schriftlich im Hinblick auf Compliance schriftlich in den Unternehmensgrundsätzen festgehalten wird und bei der festgelegt wird, wie der Arbeitsplatz am Ende der täglichen Arbeitszeit zu verlassen ist. Damit verbunden ist die Annahme, dass Ordnung und Sauberkeit im Bürobereich Professionalität und Kompetenz ausstrahlen. Kritisch an der CDP ist zu sehen, dass diese nicht überprüft, wie die Ordnung unterhalb der Schreibtischoberfläche, also in Schubladen und Fächern aussieht und damit nicht zwingend der Vermeidung von Verschwendung förderlich ist.

Reale und virtuelle (Transport-)Wege verkürzen
Gut strukturierte und einheitliche – analog und digital - Ablagesysteme unterstützen unnötiges Suchen. Die an Tätigkeits- und Kommunikationsprozesse angepasste Anordnung von Arbeitsplätzen innerhalb eines Bürokomplexes/-bereichs minimiert Wege, die Mitarbeitende zur Umsetzung ihrer Tätigkeiten benötigen.

Hierbei ist jedoch zu beachten, dass ein ausgeglichenes Maß zwischen Effizienz und Effektivität angestrebt werden sollte. Minimierte Wege können zu Bewegungsarmut beim Individuum führen, was wiederum Auswirkungen auf die persönliche Gesundheit hat.

Vereinfachung der Informationsbearbeitung
Einheitliche Bürosysteme können den Informationsfluss fördern und damit die Verarbeitung von Informationen vereinfachen.

Informationsüberfluss (information overflow) vermeiden
Die richtige Informationseinheit zur richtigen Zeit, in richtiger Form und Qualität an die richtigen Adressaten. Die Just-in-Time/Just-in-Sequence Logik aus dem Logistikbereich läßt sich auf jegliche Art der Informationserstellung und -weitergabe innerhalb des Bürobereichs übertragen, um doppelte oder/und fehlerhafte Arbeit zu vermeiden.

Wartezeiten mindern
Standardisierte Prozesse helfen, Wartezeiten zu mindern oder zu vermeiden. Bottlenecks in Abläufen sollten identifiziert und beseitigt werden, um einen kontinuierlichen Informationsfluss zu gewährleisten.

Fehlervermeidung und Kontinuierliche Verbesserung
Fehl- oder Falschinformationen ziehen Rückfragen, Korrekturen und weitere Fehlerketten nach sich. Häufige Fehlerquellen sind missverständliche Kommunikation, Multitasking, Intransparenz und fehlende Beteiligung. Vom Fehler ist der Irrtum zu unterscheiden – dieser kann durch Qualifizierung der Beteiligten vermindert werden. 

siehe auch: Lean Administration

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