So bekommen Führungskräfte und Entscheider:innen mehr Zeit (für wichtige Dinge)
Wenn wir über die Zukunft nachdenken wollen, brauchen wir Zeit und einen freien Kopf. Hier sind ein paar Ideen, um mehr Platz im Kalender zu bekommen.
Wir stecken in der Vorbereitung einer neuen Konferenz, der Position 2050. Wir haben uns Feedback geholt, warum sich Entscheider:innen so selten Zeit für die Zukunft nehmen. Es scheint gar nicht an der Methode zu liegen. Oft werden zwei Gründe genannt: Ich habe keine Zeit. Ich habe nicht den Kopf dafür frei.
Aus diesem Grund möchte ich ein paar Ideen teilen.
Erst Energie dann Zeit
Was nützt uns freie Zeit, wenn wir keine Kraft für die wichtigen Dinge haben. Zum einen brauchen wir physische Energie (Schlaf, Atem, Ernährung, Flüssigkeit, Pause, Bewegung). Zum anderen aber auch emotionale und mentale Energie (Anerkennung, Wertschätzung, Sinn in der Arbeit, soziale Unterstützung, Klarheit über die Ziele, Flow).
Bevor wir uns mehr freie Zeit suchen, würde ich nach mehr Energie suchen:
- Bekomme ich ausreichend Schlaf? Atme ich gut? Macht mich mein Essen müde oder stärkt es mich? Mache ich genug Pausen? Bewege ich mich regelmäßig?
- Ist mir der Sinn meiner Arbeit klar? Weiß ich, was ich schaffen will? Von wem bekomme ich meine Anerkennung? Wer unterstützt mich?
Cal Newport ist ein Verfechter von Deep Work und Slow Productivity. In dem aktuellen Blogbeitrag The Tao of Cal empfiehlt er, alle Apps auf Mobilgeräten zu löschen, die davon profitieren, dass die Anwender:innen möglichst viel Zeit mit diesen Apps verbringen. Diese Idee gefällt mir doppelt: Erstens gehe ich früher ins Bett und schlafe mehr. Zweitens werden meine Zweifel kleiner, ob ich das Richtige tue. Ich höre auf, mich mit anderen Leuten zu vergleichen, die ihre aufpolierte Erfolgsgeschichte in sozialen Medien anpreisen.
Aufgabe: Was kann ich tun, um meine Energie zu verdoppeln?
Zeit finden
Es gibt zwei Klassiker des Zeitmanagements, die ich immer noch relevant finde: Der Weg zum Wesentlichen von Stephen R. Covey und Getting Things Done von David Allen.
Covey und seine Mitautor:innen haben untersucht, wo Führungskräfte Zeit verlieren. Sie können das gut erklären: Wenn man seine Aufgaben auf der sog. Eisenhower-Matrix auf den Achsen wichtig/nicht wichtig und Dringend/nicht dringend einteilt, bekommt man vier Quadranten. Viele Führungskräfte beschäftigen sich viel mit Aufgaben, die zugleich wichtig und dringend (Quadrant 1) sind.
Sein Zeitmanagementkonzept beruht auf der Idee, möglichst viele Aktivitäten von Quadrant 1 auf Quadrant 2 (wichtig, aber nicht dringend) zu verschieben. Beispiel: Behandeln eines Herzinfarkts gehört in Quadrant 1, gut essen, gut schlafen und erholen sind Aufgaben in Quadrant 2. Diese Idee passt auch gut zu den Ideen von Lean Thinking.
Frage: Gibt es in den Tätigkeiten, die dringend und wichtig sind, Muster, die auf mangelnde Vorbereitung schließen lassen?
Situation 1: Der Chef muss immer alles entscheiden. Das bindet seine Zeit. Beispiele für eine proaktive Vorbereitung: Das Team hat eine Entscheidungsmatrix dazu, wer was entscheidet. Die Entscheidungen werden gemeinsam geübt.
Situation 2: Viele Mitarbeiter:innen sind abteilungsübergreifenden Meetings, um die Arbeit abzustimmen. Aber in diesen Meetings wird keine Arbeit erledigt. Beispiele für eine proaktive Vorbereitung: Die Teams werden anders zusammengesetzt. Und zwar so, dass sie wenig Abhängigkeiten zu anderen Teams haben und selbständig Ergebnisse liefern können. Die fehlenden Kompetenzen werden in einer Skillmatrix sichtbar gemacht. Der Aufbau von Kompetenzen wird aktiv gesteuert.
Eine gute Führungskraft löst keine Probleme. Sie entwickelt Menschen, die diese Probleme lösen.
Aufgabe: Halbieren Sie die Zeit für Meetings (zum Abstimmen und Entscheiden) und das Lösen von Problemen (ohne die Situation noch schlimmer zu machen).
Welche Tipps oder Quellen auf diese Seite nutzt Ihr, um Zeit zu sparen?
Foto von Majid Rangraz auf Unsplash
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Kommentare
Nicht dringend und nicht wichtig!
Diese Aufgaben und Arbeiten sollte man tunlichst komplett eliminieren, also einfach gar nicht mehr machen, denn in "Lean ausgedrückt" sind sie "weder wertschöpfend noch notwendig!"
Das nächste Problem:
Wer entscheidet eigentlich, was dringend ist und was wichtig ist?!
In der Regel nicht der Ausführende selbst - es sei denn, man steht an oberster Stelle in der Hierarchie!
Für alle anderen wird für einen großen Teil der Tätigkeiten vorgegeben, was dringlich und was wichtig ist!
Zeitmanagement funktioniert also nur als "Teamsport"!
Hierzu gerne auch in meinen Artikel bei Leanbase
https://leanbase.de/network/post/8yek8-die-legende-vom-zeitmagement
schauen
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