Die Legende vom Zeitmagement...

Ist Euch schon einmal aufgefallen, dass Zeitmanagement im Unternehmen für den Einzelnen (fast) nie funktioniert? Und habt Ihr Euch schonmal ernsthaft gefragt, warum das so ist und was man dagegen tun kann?
Viel Spaß beim Lesen...

• 2

Werbung

Seid Ihr von Eurem Unternehmen auch Mal wieder zu einem Seminar für Zeitmanagement geschickt worden und zurück in der Firma stellt Ihr dann ernüchtert fest, dass Ihr nichts von all dem Gelernten auf die Schiene kriegt?
Oder schickt Ihr, liebe Führungskräfte, Eure Mitarbeitenden regelmäßig zu Zeitmanagement-Schulungen und wundert Euch, warum am Ende in Eurer Abteilung nichts davon umgesetzt wird?

Ich nehme es vorweg: Egal, ob Eisenhower, Alpen, Pomodoro, oder Salami - so wie Zeitmanagement in unseren Unternehmen verstanden und praktiziert wird, kann es nicht funktionieren!

Alle gängigen Methoden im Zeitmanagement setzen voraus, dass wir uns selbst bestimmen und managen können. Und sie setzen eine gewisse Konstanz, Kontinuität und Verbindlichkeit voraus. 
Das das ist in unseren Unternehmen aber in der Regel eine Illusion!

Jede Aufgabe, die wir bekommen hat zunächst einen direkten Auftraggeber, also die Person (oder Gruppe), die uns mit der Arbeit betraut - z.B unsere Führungskraft. Nun kann es sein, dass die Führungskraft wiederum damit beauftragt wurde und die Arbeit an uns delegiert hat.
Weiterhin hat die Aufgabe einen Kunden, also die Person, oder Gruppe, für die wir das Arbeitsergebnis erzeugen sollen - z.B. ein Bericht für die Geschäftsführung.
Und last but not least haben wir Lieferanten, deren Input wir brauchen, um unsere Arbeit ausführen zu können. Im Beispiel des Berichts können das Daten und Informationen sein, die an verschiedenen Stellen von verschiedenen Personen im Unternehmen erfasst und vielleicht bearbeitet werden.

Bleiben wir bei Eisenhower. Wir müssten nun zunächst unsere Arbeit nach Wichtigkeit und Dringlichkeit bewerten. Aber wird unsere eigene Bewertung bzgl. Wichtigkeit und Dringlichkeit genauso ausfallen, wie die vom Auftraggeber, vom Kunden und von unseren Lieferanten? Wohl kaum! Vermuitlich fällt die Bewertung jedes einzelnen völlig unterschiedlich aus!

Haben wir als "ausführendes Organ" überhaupt eine Chance zum eigenen Bewerten? Eher nicht!

Selbst wenn wir es schafften, zu einem gleichen Verständnis von Wichtigkeit und Dringlichkeit zu gelangen, wird immer wieder eine der Parteien ihre Bewertung kippen und plötzlich ist doch alles ganz dringend und wichtig...

Bei der Alpen-Methode können wir unsere Aufgaben definieren, deren Zeitbedarf schätzen und auch Puffernzeiten einplanen usw., allerdings funktioniert auch das nur, sofern wir selbst "Herr über das Verfahren" sind und solange Konstanz herrscht. Sobald jedoch jemand seine Anforderungen ändert, wars das mit der schönen Ordnung.

Pomodoro - Arbeit, Pause, Arbeit, Pause usw. funktioniert nur solange, wie man uns auch lässt! Sobald von außen Aufträge eingestreut werden, oder etwas dringlicher gemacht wird, als es vorher war und vorgezogen werden soll, funktioniert nichts mehr.

Auch das Aufteilen in Teilaufgaben bei der Salami-Methode führt uns spätestens dann ins Chaos, wenn von außen alles durcheinander gewirbelt wird. Im schlimmsten Fall haben wir alles angefangen und kriegen nichts fertig...

So ernüchternd all das nun auch klingen mag - es gibt natürlich Chance auf einen Ausweg!

Zunächst sollte jedem nun klar geworden sein, dass Zeitmanagement keine Einzeldisziplin ist! An fast jeder Aufgabe sind andere Personen, oder Gruppen beteiligt, für die die Aufgabe eine andere Wichtigkeit und Dringlichkeit hat. Das mag in manchen Fällen wohl begründet, in anderen Fällen höchst subjektiv sein. Jeder der Akteure hat einerseits sein eigenes Bild von Wichtigkeit und Dringlichkeit der Aufgabe und gleichzeitig nur ein unscharfes, oder unvollständiges Bild von der Sicht der anderen Beietigten.

Wenn Führungskräfte ihre Mitarbeitenden zu Zeitmanagement-Seminaren schicken, dann sollten sie sich bewußt sein, dass dort allenfalls Methoden vermittelt werden, die aber so ohne Weiteres nicht umsetzbar sind!

Denn: Zeitmanagement ist ein Teamsport!

Auf allen Levels im Unternehmen - in den Teams, in den Abteilungen bis hinauf in die Chefetage muss es einfache, verbindliche Regeln geben.
Im Idealfall gibt es kleine Workshops, indem Wichtigkeit und Dringlichkeit von Aufgaben festgelegt bzw. abgestimmt werden. Diese Workshops finden zunächst innerhalb der Teams und Abteilungen statt, dann übergreifend mit den Schnittstellen zu den anderen Abteilungen.

Klar, das ist anfangs viel Aufwand, aber der Nutzen ist riesig:

• Führungskräfte bekommen einen Überblick über die Aufgaben ihrer Mitarbeitenden und können den damit verbundenen Aufwand abschätzen.
• Ineffizienzen in den Prozessen - insbesondere den abteilungsübergreifenden Prozessen - werden aufgedeckt und können beseitigt/optimiert werden.
• Es wird sich auf Regeln, Konventionen, Absprachen geeinigt.
• Aufgaben werden identifiziert, die niemand braucht - die also weder wichtig noch dringlich sind und eliminiert werden können. Das schafft oft große freie Kapazitäten.

Nochmal: Zeitmanagement funktioniert nur als Teamsport!

Und warum hat bei Eisenhower selbst seine Matrix funktioniert?

Genau - er war der Chef, der "Herr des Verfahrens", er konnte die Regln machen und konnte selbst bestimmen, was dringlich war, was wichtig war und was rausfliegen konnte. Und das Entscheidende: er war bei seinen Entscheidungen bzgl. Dringlichkeit und Wichtigkeit dauerhaft verbindlich!

Ein Luxus, den die wenigsten im Unternehmen erleben dürfen...