Murphy, Pareto, Parkinson & Co. - Universalgesetze, oder Binsenweisheiten? ## Teil 2 ##

Das zweite „Gesetz“ in dieser Artikelserie befasst sich mit Parkinsons Gesetz, das ebenfalls eine allzu menschliche Eigenschaft beschreibt, nämlich dass die für Aufgaben zur Verfügung stehende Zeit von Mitarbeitenden unnötigerweise komplett ausgenutzt wird…

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Parkinsons Gesetz

Der (Marine-) Historiker Parkinson hat ein Gesetz formuliert, das uns auch allen schon in irgendeiner Form begegnet ist:

(Arbeit ist wie Gummi.) „Arbeit dehnt sich in dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht – und nicht wie viel Zeit tatsächlich für die Aufgabe benötigt wird“

Anders ausgedrückt bedeutet es, dass eine Aufgabe genauso viel (oder mehr) Zeit in Anspruch nimmt, wie dafür einmal eingeplant wurde. 

Studien belegen, dass Menschen dazu neigen, bei einer Aufgabenstellung den gesamten Zeitrahmen auszunutzen und dabei nicht zu bedenken, welcher Zeitaufwand tatsächlich zur Erfüllung der bestimmten Aufgabe erforderlich ist. Diese Denkweise führt zu Zeitverschwendung und ineffizienten Abläufen. Menschen haben oft das Gefühl, die gesamte ihnen zur Verfügung stehende Zeit ausnutzen zu müssen, selbst wenn die eigentliche Aufgabe wesentlich weniger Zeit in Anspruch nimmt.

Aus eigener Erfahrung wissen wir alle, wie häufig wir Aufgaben vor uns herschieben, sie anfangen, wieder beiseitelegen und sie dann aber kurz vorm Abgabetermin noch abschließen. Diese Arbeitsweise kann erstens nicht effizient sein, weil wir bei jedem Neubeginn erst wieder einige Schritte rückwärts tun müssen. Zweitens leidet die Qualität der Arbeitsergebnisse selbst darunter, denn kurz vor Ende der Abgabefrist steht uns dann nicht mehr genug Zeit zur Verfügung, um eine hohe Qualität zu erzeugen.

Aber auch abseits dieser „Aufschieberitis“ findet sich Parkinsons Gesetz in der Arbeitswelt und in jedem Unternehmen wirklich überall wieder!

Wenn ich mit meinen Kunden – zumeist Geschäftsführer und/oder Führungskräfte - spreche, höre ich zunächst fast ausnahmslos „nein, so etwas gibt es bei uns nicht“…

Hier öffnet ein kleines Gedankenexperiment dann meistens die Augen: 

Angenommen, wir sind einem Unternehmen mit z.B. 100 Mitarbeitenden und jeder der Mitarbeitenden hat einen Arbeitsvertrag, der auf einer 40-Std-Woche basiert.

Egal, ob Mitarbeitende in der Fertigung, im Lager, im Service, im Einkauf, in der Buchhaltung, im Vertrieb und egal, ob Hilfskraft, Fachkraft, oder Führungskraft.

Für jeden einzelnen im Unternehmen geht die Summe aller für die Abarbeitung seiner Aufgaben benötigten Zeiten auf nahezu genau 40 Stunden auf…

Mal ehrlich – glaubt jemand, dass die Arbeit jedes einzelnen Mitarbeitenden genauso austariert ist, dass er dafür exakt 40 Stunden in der Woche braucht?! Das wäre schon eine sehr wundersame Fügung….

Natürlich kann das gar nicht der Fall sein! Aber mit Parkinsons Annahme wissen wir, dass „Arbeit eben genau so lange dauert, wie dafür zur Verfügung steht“ und deshalb geht die Arbeit jedes Einzelnen am Ende auf 40 Stunden auf. Es liegt auf der Hand, dass jeder Mitarbeitende seine Zeiten (bewusst, oder unbewusst) so ausdehnt und anpasst, bis damit seine 40 Stunden ausgefüllt sind.

Insbesondere in allen administrativen und kreativen Teilen eines Unternehmens, wo Aufgaben und Zeiten nicht fest „durchgetaktet“ sind, wie das möglicherweise in der Produktion sein könnte, finden wir Parkinson – in jedem Unternehmen und überall!

Erfahrungsgemäß gibt es im Unternehmen immer einige wenige, die ausgelastet, oder überlastet sind. Aber gleichzeitig gibt es immer deutlich mehr Mitarbeitende, die Parkinsons Gesetz höchst erfolgreich anwenden, um ihre Unterauslastung zu kompensieren.

Gerade für die Geschäftsführung, -leitung und für Führungskräfte ist dies oft „schwer nachvollziehbar“, weil sie in der Regel zur Gruppe der eher Überlasteten gehören und weil sie naturgemäß einen anderen Anspruch an ihre eigene Arbeitsleistung haben, als die meisten Mitarbeitenden.

Was kann man tun?

Zunächst sollten Unternehmen sich von der (zumindest Denkweise her) „Bezahlung nach Anwesenheit“ weiter in Richtung „Bezahlung nach Ergebnis“ bewegen. Zumindest direkte Führungskräfte müssen wissen, welche Aufgaben ihre Mitarbeitenden zu erledigen haben und welcher Zeitaufwand dafür etwa benötigt wird.

Klingt trivial, ist es aber ganz und gar nicht! Vorgesetzte wissen „ungefähr“, welche wichtigsten Aufgaben ihre Mitarbeitenden zu erledigen haben. Wie lange die Erledigung dieser Aufgaben tatsächlich dauert, wissen sie nicht. Und was die Mitarbeitenden „sonst noch so tun“ bleibt gänzlich unter dem Radar! Denn in den meisten Unternehmen wird bis heute in erster Linie auf die geleisteten Stunden geschaut und kaum auf die zu erbringenden bzw. erbrachten Ergebnisse.

Nur mit dem Wissen über zu erbringende Ergebnisse und über die dafür tatsächlichen benötigten Zeiten kann man die Auslastung jedes einzelnen grundsätzlich einschätzen und die Gesamtauslastung einer Abteilung, oder eines Teams „orchestrieren“.

Die Prozentwerte für die optimale Auslastung von Mitarbeitenden gehen in der Literatur recht weit auseinander. Im Administrativen und kreativen Bereich findet man in der Literatur überwiegend Werte zwischen 70% und 85%. Das ist sicherlich sowohl aufgaben-, als auch personenabhängig.

Wichtig zu wissen ist aber, dass bei Überlastung und auch bei Unterauslastung der Output deutlich jeweils geringer ist, als bei optimaler Auslastung des Mitarbeitenden.

Im nächsten Teil möchte ich Euch das Pareto-Gesetz bzw. die 80-20-Regel erläutern.

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