Präzise, genau, verständlich - Die klare Arbeitsanweisung ist (auch) eine Frage der Sprache

Arbeitsanweisungen müssen dem beschriebenen Sachverhalt gerecht werden, zu Wissensstand und Sprache des Adressaten passen und dem Selbstverständnis des Verfassers entsprechen.

Das ist leicht geschrieben, aber nicht leicht gemacht. Darum unterstützen Christiane Carstensen und ich mit Deutsch im Job Unternehmen bei der sprachlichen Entlastung von Arbeitsanweisungen und anderen Dokumenten. - In Zeiten von Zuwanderung und Arbeitskräftemangel bekommt das Thema Sprache eine neue Dringlichkeit.

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Fast jeder Artikel zum Thema „gutes Schreiben“ beginnt mit einem Zitat, das entweder Mark Twain oder Charlotte von Stein, manchmal auch noch anderen zugeschrieben wird: „Entschuldige den langen Brief, für einen kurzen hatte ich keine Zeit.“

Deshalb freue ich mich doppelt, dass ich letzte Woche eine andere – aktuellere und sehr beeindruckende – Aussage entdecken durfte: Ken Mogi berichtet, dass er sein Buch über „Ikigai“ fast bis zum Ende geschrieben haben musste, bis er die 5 Säulen des Ikigai erkennen und benennen konnte (siehe: hier).

Klarheit und Verständlichkeit sind also das Ergebnis harter Arbeit – gedanklicher wie auch sprachlicher Arbeit. Und sie ist auch für Personen harte Arbeit, die täglich und hauptberuflich mit Sprache arbeiten. Wie geht es dann denen, für die Sprache kein Arbeitsinstrument, sondern ein Verständigungsmittel ist?

Da gute – also klare und verständliche – Arbeitsanweisungen nicht schnell geschrieben sind, finden wir in vielen Unternehmen schwer verständliche und meist lange Arbeitsanweisungen.

Beschrieben finden wir oft nicht den Standardprozess, wir finden stattdessen umfangreiche Hinweise auf all das, was nicht gemacht werden soll. Ich vergleiche Arbeitsanweisungen gerne mit einem Baumstamm: Sie bekommen „Jahresringe“. Wenn Mitarbeiter Fehler oder dummes Zeug machen, wird ein Satz, ein Hinweis oder ein Verbot in die bestehende Arbeitsanweisung aufgenommen. So wächst diese von Jahr zu Jahr.

Mein Lieblingsbeispiel:

·       „Von unangemessenen Mutproben ist abzusehen.“ (Fundort: Eine Anweisung, wie Trittleitern genutzt werden)

Um gute Arbeitsanweisungen zu verfassen, braucht man zweierlei: die Beherrschung des Arbeitsvorgangs und die Beherrschung der Sprache. Aus diesem Grund unterstützen und entlasten wir mit „Deutsch im Job“ Unternehmen bei der Erstellung und Überarbeitung schriftlicher Dokumente.

Dabei orientieren wir uns am Prinzip der einfachen Sprache. Für Unternehmen, die mehr über „einfache Sprache am Arbeitsplatz“ erfahren wollen, bieten wir Schulungen und Workshops zum Thema an. Dabei

·       stellen wir die Grundprinzipien einfacher Sprache vor (und grenzen sie von leichter Sprache ab)

·       überarbeiten gemeinsam aktuelle Materialien aus dem Unternehmen

·       und loten Chancen und Grenzen von einfacher Sprache für das jeweilige Unternehmen aus.

Bei unseren Workshops setzen wir auch auf die sogenannte künstliche Intelligenz, weil wir sie – gerade bei Personen mit limitierten Deutschkenntnissen und bei fehlender oder später Alphabetisierung – als großartigen Brückenbauer erleben.

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Kommentare

Dr. Sonya Dase | Deutsch im Job GmbH, am 13. 10. 2023

Danke!

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Ralf Volkmer, am 13. 10. 2023

Klasse!

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