Zehn Fragen zum A3 Management

Warum sollte man sich mit dem A3 Management beschäftigen, was bringt's und welchen Nutzen kann man daraus ziehen? Wie funktioniert A3 Management, welche Voraussetzungen sind notwendig und welche Randbedingungen sollte man beachten? Wer sind die Beteiligten am A3 Management, wer sollte einbezogen werden, welche Wechselwirkungen gibt es und wie sieht der Einstieg aus?

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10 Fragen zum A3 Management

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1. Frage: Was sind typische Auslöser, um sich überhaupt mit A3 Management zu beschäftigen?

Viel zu oft passiert im Lean Kontext, dass Problemlösungen kein dauerhaften Bestand haben, dass sich Dinge wieder auf das vorherige Niveau zurückentwickeln, zurückfallen. Das hat viel damit zu tun, dass zum Ersten Probleme eben nicht an der eigentlichen Wurzel gepackt werden, dass die eigentlichen Ursachen nicht verstanden werden und dementsprechend die Lösungen auch noch nicht zu den Ursachen passen

Ein zweiter, ganz häufig auftretender Effekt ist, dass Betroffene und Beteiligte nicht ausreichend einbezogen werden. Dass Problemlösungen an ihnen vorbei definiert werden, dass sie nicht einbezogen werden im Sinne von, dass ihr Wissen einbezogen wird. Und dann kommt es eben dazu, dass die betroffenen Beteiligten nicht von den Lösungen überzeugt sind und Dinge sich wieder auf das Niveau zurückentwickeln, beziehungsweise zurückfallen, das vorher Bestand hatte.

2. Frage: Was bringt A3 Management? 

A3 Management ist eine sehr einfache, strukturierte Vorgehensweise, die aber gleichzeitig geeignet ist, wunderbar geeignet ist, um komplexe Probleme zu lösen. Ein weiteres wichtiges Element aus dem A3 Management ist, dass ich keine Vorbestimmung der Problemlösung auf der inhaltlichen Ebene hab', ich bewege mich eben in der Methodik auf der strukturellen Ebene und gleichzeitig schaffe ich es eben nachvollziehbare Denkprozesse bei der Ursachenanalyse, bei der Maßnahmenentwicklung und dann auch bei der Problemlösung umzusetzen.

3. Frage: Welchen Nutzen zieht man aus dem A3 Management? 

Im A3 Management findet eine sehr enge Abstimmung zwischen den Beteiligten, zwischen den Betroffenen statt zwischen dem Projektleiter. Wenn man so nennen möchte, der sich um das A3 das A3 Formular kümmert. Ganz wichtig ist, dass man eben eine sehr starke Fokussierung auf die inhaltliche Arbeit hat.

Die Ausgestaltung des A3 Formulars ist sehr, sehr zweitrangig. Da gibt es im Grunde viele Freiheitsgrade und noch wichtiger, ganz zentral eben, ist auch dieser Lernprozess, der parallel dazu bei der Entwicklung des A3 Management stattfindet. Dass ich also nachvollziehbar meine Vorgehensweise darstelle, dass ich das selber immer wieder reflektiere. Anhand von Fragen, die ich mir stelle, anhand von Checklisten, die ich mir vor Augen führe, auch im Austausch mit den Beteiligten und mit meinem Auftraggeber.

4. Frage: Wie funktioniert A3 Management? 

Ein zentraler Rahmen gibt der PDCA-Zyklus und der Toyota-Problemlösungsprozess vor, egal ob man jetzt hier 7, 8 oder 9 Schritte im Lösungsprozess ansetzt. Genauso wichtig ist dann eben der Grundgedanke oder das Bewusstsein, dass PDCA, die 4 Phasen, die 4 Buchstaben nicht gleich verteilt mit je 25 % zeitlich sind, sondern dass der P-Teil, der Planungsteil mindestens 50, manchmal 60 % einnimmt. Das drückt sich auch im A3-Formular aus, indem dort eben die ganze linke Seite, manchmal sogar ein Teil der rechten Seite für den P Teil eingenommen wird

Es ist dann eine sehr iterative Vorgehensweise, es sind Fragen, es sind Checklisten zur Reflexion, die eingesetzt werden. Genauso wichtig ist eben grundsätzlich, hat mit A3 selber nichts direkt zu tun, hängt viel mit der Vorgehensweise im PCA auch zusammen, dass ich mich eben mit den Betroffenen mit den Beteiligten austausche, dass ich meinen Vorgesetzten, dass sich andere Menschen als Sparringspartner im Überlegen auf dem Weg zur Problemlösung nutze.

5. Frage: Was gibt es für Voraussetzungen fürs A3 Management?

Natürlich gehört es dazu, dass ich ein Grundverständnis für die Vorgehensweise habe, die aber grundsätzlich eben einfach zu erlernen ist. Einfach zu erlernen heißt, aber nicht notwendigerweise einfache Umsetzung, es ist hier auch ein iterativer Lernprozess.

Auf jeden Fall ist es nützlich, wenn ich auf eine gewisse Art und Weise hartnäckige Führungskräfte habe, die den Prozess begleiten, die natürlich selber Erfahrungen drin haben beziehungsweise Checklisten nutzen, um den Mitarbeiter zu unterstützen.

In dem sie aber eben keinen Einfluss nehmen auf die inhaltliche Ebene der Problemlösung, sondern durch Fragen, manchmal vielleicht auch durch dumme Fragen, den Prozess begleiten und insgesamt zusammen mit dem Mitarbeiter, der für das A3-Formular zuständig ist, eben schon besagten Lernprozess anstoßen und verfolgen – für sich selber, für den Mitarbeiter und damit auch für die ganze Organisation.

6. Frage: Welche Randbedingungen sind noch zu beachten?

Was ich schon erwähnt habe, es geht gar nicht so sehr um die Technik, um PowerPort, um Word, was ich hier einsetze. Es geht vielmehr auch einfach darum, dass sich Papier und Stift nutze, dass ich Dinge visualisiere, sie damit auf den Punkt bringe.

Dass ich auch mal bereit bin, weil ich mich eben nur auf einem Stück Papier auf einem A3-Formular bewege, dass ich auch bereit bin, was wegzuwerfen in einem PowerPoint würde man sagen, ich mache eine weitere Seite oder ich lösch' die Seite wieder, aber auch eben auf der Stift- und Papier-Ebene wirklich was wegzuwerfen, um es dann irgendwo so zu gestalten, in einem A3 Formular, wo ich auf sehr einfache, wirklich handschriftliche Art und Weise Dinge formuliere noch einfacher hier dargestellt, wo ich mich wirklich auf der reinen inhaltlichen Ebene bewege, dass ich mich nicht ablenken lasse, auch nicht durch Technik, durch eben das Aufhübschen von irgendwelchen Reports, sondern es geht um den Inhalt.

7. Frage: Wer sind die Beteiligten, wer muss alles einbezogen werden? 

Natürlich steht hier ganz klar im Vordergrund die Person, die das A3 Formular ausfüllt, gleichzeitig dessen Auftraggeber, dessen Führungskraft, die vor allen Dingen als Sparringspartner dient, der ich immer wieder kommuniziere, wo stehe ich, was ist passiert, was sind meine nächsten Schritte und dadurch eben eine Reflexion, ein Lernprozess für beide Beteiligten eingesetzt wird. Natürlich mache ich die inhaltliche Arbeit auf dem A3 Formular nicht alleine? Ich bin praktisch nur Schriftführer, ich mache mir mit den Beteiligten, mit den Betroffenen meine Gedanken und dann bin ich irgendwann fertig.

Das A3 Formular ist fertig, ist mit den Beteiligten abgestimmt. Das ist mit der Führungskraft abgestimmt und jetzt lege ich nicht einfach in den Schrank, sondern jetzt mache ich mir zum Abschluss noch Gedanken, wo kann ich die Erkenntnisse, die ich da jetzt in diesem Formular für diesen Prozess eingesetzt habe, gewonnen habe, wo kann ich das auf andere Bereiche übertragen. Dann gehe ich auf die Menschen zu und bezieht die mit ein, lass' die also teilhaben an meinem Lernprozess.

8. Frage: Welche Wechselwirkungen mit anderen Linie Methoden mit anderen Werkzeugen gibt es?

Im Grunde ist das A3-Formular ein Abbild des Toyota-Problemlösungsprozesses, des PDCA- Zyklus: Linke Seite P, rechte Seite DCA.

Und dann in den einzelnen Abschnitten habe ich eben sehr vielfältige Einsatzmöglichkeiten, alle anderen Werkzeuge, die dort auftreten, angefangen bei so einfachen Dingen wie 5x Warum zu fragen, Ishikawa-Diagramme einzusetzen, Pareto, um Daten auszuwerten, natürlich eben auch Wertstromanalyse, Wertstromverbesserung, dann verschiedene Visualisierungen von Daten in unterschiedlichsten Formen, in Tabellen, in Grafiken, alles Elemente. Im Grunde ist also das A3 Formular der große Rahmen, mit dem ich all die anderen großen und kleinen Methoden, Werkzeuge, die der Lean-Werkzeugkoffer mitbringt, wie ich die dort einsetze und auf dem Formular zum Einsatz bringen.

9. Frage: Wie sieht der Einstieg ins A3 Management aus?

Da gibt es im Grunde zwei Möglichkeiten, entweder fange ich an, indem ich es von oben her beginnend in der Geschäftsführung, in der Bereichsleitung, dass ich sage, ich möchte es haben, ich möchte, dass meine Mitarbeiter meine Führungskräfte es einsetzen. Gleichzeitig aber eben auch möglich ist für die Einzelperson, für die einzelne Führungskraft zu sagen, ja, es ist ein wertvolles Werkzeug, ich möchte es nutzen.

Ich muss mir natürlich dann das Grundverständnis für die Vorgehensweise erwerben und dann eben wie mit vielen anderen Dingen sowas einfaches wie Fahrradfahren. Wie lerne ich Fahrradfahren, indem ich übe, übe, übe.

Das Schöne ist, ich kann es in der Reflexion mit meiner Führungskraft, mit meinem Team nutzen. Ich kann mit denen Austausch gehen, ich kann mich auch auf eine Meta-Ebene bewegen.

Ich kann mir Feedback einholen, ich kann mir die Checklisten, die dahinter stecken, die Fragen, die dahinter stecken, immer wieder selber stellen.

Mich in die Position auch andere Menschen versetzen und mir überlegen, beantworte das für die anderen die Fragen, die ich mir dann selber stelle, um eben meine eigenen Antworten noch zu verbessern.

10. Frage: Wo kann man sich weiterführend über das A3 Management informieren?

Es gibt über A3-Management wunderbare Bücher, nicht zuletzt auch dieses hier. Im Grunde eines der ersten, anhand von dem Titel sieht man schon Managing to learn. Es geht also drum, eine lernende Organisation damit zu schaffen, selber zu lernen. Was mir an dem Buch sehr gut gefällt, das ist eben ne Geschichte erzählt, von zwei Personen.

Der Mitarbeiter, der für ein A3-Formular verantwortlich ist, der also durch diesen Entwicklungsprozess, durch diesen Denkprozess in dem Buch durchgeführt wird und parallel zu seine Führungskraft, die mit Fragen ihn zur Reflexion auffordern, den Lernprozess unterstützt, auch immer mal wieder noch etwas zurückschickt. Und gleichzeitig, eben da sehr schön in der Geschichtsform dargestellt, so ein bisschen in die Köpfe der 2 beteiligten reinguckt, auch da lernt draus, was denen durch den Kopf geht, wie die sich im Verlauf dessen, was dort in dem Buch dargestellt wird, weiterentwickeln.

Es gibt in der nächsten Folie dann eine Bücherliste, noch ein paar weitere Bücher, die auch sehr viele praktische Beispiele enthalten.

Zusammenfassend das A3-Management ist in meinen Augen ein wunderbares Beispiel, das zeigt, dass Lean Management viel mehr als nur einzelne Methoden, Einzelwerkzeuge sind, sondern dass es anhand von so einem strukturierten, einfachen Prozess eine lernende Organisation schafft, einen Denkprozess der Beteiligten unterstützt und dementsprechend eben nicht nur Methode und Werkzeug ist, sondern eine Philosophie zu denken, Philosophie zu lernen und mein Unternehmen zu führen.

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