Die Rolle von Job Instructions bei der Seminar- und Workshop-Entwicklung

Die Job Instructions aus dem Training Within Industry können nicht nur für klassische Arbeitsprozesse in der Produktion oder indirekten Bereichen verwendet werden, sondern auch für die Entwicklung von Seminaren und Workshops.

Auch dabei spielen die Arbeitsaufschlüsselungen eine besondere Rolle.

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Vor einiger Zeit habe ich mich intensiv mit der Konzeption eines Seminar-Workshops auseinandergesetzt und dabei eine interessante Erkenntnis gewonnen: Job Instructions können hierbei eine wertvolle Rolle spielen. Dabei beziehe ich mich nicht auf die Anwendung der Vier-Stufen-Methode zur Durchführung des Workshops selbst – obwohl dies sicherlich ein spannendes Thema für einen separaten Artikel wäre –, sondern auf die detaillierte Arbeitsaufschlüsselung, die zur Entwicklung und Strukturierung des Seminar- oder Workshop-Inhalts dient.

Ein Seminar lässt sich metaphorisch als eine Art Wertstrom betrachten, insbesondere wenn man die Inhalte und deren Transfer in die Köpfe der Teilnehmenden analysiert. Dieses Konzept lässt sich auch auf Workshops übertragen. In beiden Formaten ist es entscheidend, sich zunächst über das angestrebte Ergebnis und die Ziele für die Teilnehmenden im Klaren zu sein.

Von diesem Endziel ausgehend, arbeitet man sich rückwärts bis zum Beginn des Seminars vor und identifiziert die notwendigen Schritte, die aufeinander aufbauen, um das finale Ergebnis zu erreichen. Wie bei klassischen Arbeitsaufschlüsselungen geht es darum, sich der essenziellen Schritte bewusst zu werden, die für die Entstehung des gewünschten Ergebnisses erforderlich sind.

Zu diesen essenziellen Schritten – dem WAS, das letztendlich die Dramaturgie eines Workshops oder Seminars ausmacht – gesellen sich die Schlüsselaspekte, die jeden Schritt definieren – das WIE. Dies kann methodische Elemente umfassen, wie Moderationstechniken in Workshops (z.B. Kartenabfragen, Punktabfragen oder komplexere Tools wie ein Ishikawa-Diagramm) oder Präsentationen, Rollenspiele und Gruppenarbeiten in Seminaren.

Zu den Schlüsselaspekten zählen auch Überlegungen zur geschätzten Dauer der wichtigen Schritte und den benötigten Materialien. Für jeden Schlüsselaspekt werden zudem die Gründe erörtert, WARUM sie von Bedeutung sind. Diese verknüpften Überlegungen schaffen mehr Klarheit und können Wechselwirkungen mit den Schlüsselaspekten, den essenziellen Schritten und letztlich dem Ziel des Workshops oder Seminars hervorrufen.

Auf der Grundlage dieser Überlegungen entsteht ein höheres Maß an Sicherheit, dass die Ziele des Seminars oder Workshops für die Teilnehmenden erreicht werden. Gleichzeitig wird jeder Schritt auf seine Wichtigkeit und seinen Beitrag zur Wertschöpfung hin überprüft, um den Einsatz unnötiger Füllinhalte oder in ihrer Bedeutung unklarer Elemente zu vermeiden.

Diese Klarheit ist nicht nur für die Kommunikation mit dem Auftraggeber eines Workshops essenziell, sondern auch für den Umgang mit kritischen Teilnehmenden, die zu Beginn möglicherweise noch kein vollständiges Bild haben und daher einzelne Workshop-Elemente hinterfragen könnten.

Durch die Identifikation der wichtigen Schritte und ihrer Dauer lassen sich Pausenzeiten und notwendige Reflexionsphasen oder Übergänge planen. Es wird deutlich, dass bei den Job Instructions zwar die Unterweisungen wichtig sind, der entscheidende Teil jedoch in der Erstellung der Arbeitsaufschlüsselungen im Vorfeld liegt. Denn vorhandene Defizite, Unklarheiten oder Auslassungen können durch die beste Unterweisung nicht kompensiert werden.

Aus diesem Grund wird im Job Instruction Training ein bedeutender Teil der fünf 2-stündigen Sitzungen für die Erstellung der Arbeitsaufschlüsselungen aufgewendet, die neben den Unterweisungen auch kritisch geprüft werden.

Mehr über die verschiedenen Elemente von Training Within Industry können Sie in dieser Artikelsammlung erfahren.

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Ralf Volkmer, am 09. Mai 2024 um 09:37 Uhr

Dazu gibt es auch ein interessantes Lern-Modul auf der #LeanOnlineAcademy https://leanbase.de/academy/lernmodule/twi-3

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