TWI – Job Instructions

Dieser Beitrag ist die Fortsetzung der TWI-Serie (Training Within Industry).
Im ersten Artikel ging es um die Herkunft des Programms und die Grundprinzipien.

Der vorliegende Artikel behandelt das Job Instructions Training als zentralen Bestandteil des Programms. Damals (in der ersten Hälfte des 1940er-Jahrzehnt) wie heute ist die schnelle und zuverlässige Unterweisung von Mitarbeitern und die resultierende Schaffung von Arbeitsstandards ein zentrales Bedürfnis von Vorgesetzten innerhalb ihres Aufgabenspektrums.

Im Einzelnen gibt es u.a. folgende Anwendungsszenarien von Job Instructions:

- Einarbeitung von (neuen) Mitar­beitern

• speziell ungelernte oder fach­fremde Arbeitskräfte
• bei häufigem Wechsel von Arbeitsinhalten
• in Inklusionsszenarien
• in Wieder­ein­gliede­rungs­szenarien
• nach familiären Auszeiten
• hohe Fluktuation

- Behebung nicht zufrieden­stel­lender Arbeitsergebnisse

• durch unterschied­liches Leistungs­niveau von Mitar­beitern
• bestehende Qualitätsmängel
• fehlende Arbeits­standards
• Arbeitsunfälle
• neue Techniken oder Maschinen

- Effektive & effiziente Unterweisung von Saison-oder Zeitarbeitskräften

• Urlaubs­vertre­tungen
• Krankheits­vertre­tungen
• Abdeckung von Auftragstragsspitzen
• Vorweih­nachts­aktivitäten

- Befähigung von Fachleuten (ohne Ausbildung als Ausbilder) in der Unter­weisung anderer Mitarbeiter

- Einstieg in den Kontinuierlichen Verbesserungsprozess bzw. Pflege desselben

Das Unterweisungsprogramm wird, wie im Einstiegsartikel beschrieben, in fünf Modul à 2 h an typischerweise 10 Personen anhand deren praktischer Anwendungsfälle vermittelt. Idealerweise setzt sich der Teilnehmerkreis aus unterschiedlichen Bereichen oder Unternehmen zusammen. Der Autor bietet dieses Programm als In-house-Veranstaltung an. Es basiert auf den Originalkonzepten, die in die heutige Zeit und die deutsche Sprache übersetzt wurden.

Das Unterweisungsprogramm „Job Instructions“ setzt sich aus zwei Teilen zusammen.

Vorbereitung der Unterweisung

- Zeitplan erstellen: Welche Fähigkeiten soll der Mitarbeiter bis wann erwerben?

- Arbeit/Tätigkeit aufschlüsseln

• wichtige Schritte auflisten
• Schlüsselaspekte auswählen (Sicherheit gehört immer dazu)
• Gründe dafür bewusstmachen

- alles bereithalten

• Ausrüstung
• Material
• Werkzeug & Maschinen

Durchführung der Unterweisung

- Phase 1 – den Mitarbeiter vorbereiten

• einen lockeren Einstieg wählen
• die Arbeit nennen und klären, was er bereits weiß
• Interesse daran wecken, die Arbeit bzw. Tätigkeit zu erlernen
• alles in die richtige Anordnung bringen

- Phase 2 – die Arbeit vorführen (3x)

• jeden wichtigen Schritt einzeln nennen, vorführen und beschreiben
• alle Schlüsselaspekte der einzelnen Schritte betonen
• die Gründe für die Schlüsselaspekte betonen
• klar und vollständig instruieren, geduldig, aber nicht mehr als er bewältigen kann

- Phase 3 – Ausführung des Mitarbeiters (4x)

• die Tätigkeit durchführen lassen, ggf. Fehler sofort korrigieren
• jeden wichtigen Schritt nennen lassen, während er die Tätigkeit wiederholt
• zusätzlich die Schlüsselaspekte nennen lassen
• zusätzlich die Gründe nennen lassen
• sicherstellen, dass er verstanden hat
• ggf. wiederholen, bis der Ausbilder weiß, dass der Mitarbeiter weiß

- Phase 4 – Abschluss

• ankündigen, dass er jetzt sich selbst überlassen wird
• Ansprechpartner für Probleme nennen
• Überprüfung ankündigen (und dann durchführen)
• zu Fragen ermuntern
• Unterstützung auslaufen lassen und abschließen

Das wichtigste Prinzip von Job Instructions ist: Wenn der Mitarbeiter nicht gelernt hat, hat der Ausbilder nicht gelehrt!