Frachtausschreibungen VUCA-konform gestalten

In der heutigen VUCA-Welt mit permanenten Störungen der Lieferketten, egal ob bei der globalen Beschaffung aus Fernost oder der Warenauslieferung über nationale Transportnetzwerke (Straße ebenso wie Schiene), wird es für Unternehmen zunehmend schwierig, verlässliche Lieferungen zu organisieren.

Ein Kernelement für höchst zuverlässige und performante Lieferketten ist die Zusammenarbeit mit dem richtigen Logistikpartner. Der ideale Logistikdienstleister sollte ein passendes Mindset besitzen (Nachhaltigkeit und Progressivität) und ein starkes wirtschaftliches Fundament, Flexibilität und ausreichend Transportkapazitäten haben.

Um die passenden Logistikpartner zu finden, ohne dabei Kontrollverluste und ungewollte Risiken einzugehen, sind sowohl die Auswahl, die Verhandlung von Konditionen als auch die Mess- und Steuerung der Logistik- und Distributionsdienstleister überaus wichtig. 

Frachtausschreibungen VUCA-konform gestalten

In der heutigen VUCA-Welt mit permanenten Störungen der Lieferketten, egal ob bei der globalen Beschaffung aus Fernost oder der Warenauslieferung über nationale Transportnetzwerke (Straße ebenso wie Schiene), wird es für Unternehmen zunehmend schwierig, verlässliche Lieferungen zu organisieren.

Ein Kernelement für höchst zuverlässige und performante Lieferketten ist die Zusammenarbeit mit dem richtigen Logistikpartner. Der ideale Logistikdienstleister sollte ein passendes Mindset besitzen (Nachhaltigkeit und Progressivität) und ein starkes wirtschaftliches Fundament, Flexibilität und ausreichend Transportkapazitäten haben.

Um die passenden Logistikpartner zu finden, ohne dabei Kontrollverluste und ungewollte Risiken einzugehen, sind sowohl die Auswahl, die Verhandlung von Konditionen als auch die Mess- und Steuerung der Logistik- und Distributionsdienstleister überaus wichtig. 

Welche Rolle kann dabei die Ausschreibung von Fracht und Distributionslogistik als effizientes und effektives Werkzeug dabei einnehmen?

Vor diesem Hintergrund ergeben sich weitere Fragestellungen wie:

• Warum ist professionelle Ausschreibung von Fracht- und Distributionslogistik sinnvoll?
• Wie schreibt man Fracht- und Distributionslogistik aus?
• Welche Optimierungshebel und Strategien gibt es?
• Inwieweit kann die Digitalisierung helfen?

Im Folgenden beleuchten wir kurz die relevantesten Fragestellungen, geben Empfehlungen und einen Ausblick auf den Wertbeitrag, den die Frachtausschreibung oder Ausschreibung von Distributionslogistik für ein Unternehmen erbringen kann.
 
Warum ist eine professionelle Ausschreibung von Fracht und Distributionslogistik sinnvoll?

Die sich permanent ändernde Marktlandschaft, neue technologische Möglichkeiten und die Komplexität in der individuellen Situation, um optimale Konditionen zu erreichen, erfordern regelmäßige Anpassung und machen jedes Ausschreibungsvorhaben einzigartig. Die Ausschreibung ist dabei nicht nur eine Preisverhandlung, sondern bietet darüber hinaus eine hervorragende Gelegenheit, sämtliche Konditionen, Prozesse und Aspekte der unternehmensinternen Nachfrage mit den Lieferanten zielgerichtet zu optimieren und umzusetzen. Finanzielle Einspareffekte aus professionellen Ausschreibungen variieren, liegen aber regelmäßig, je nach Reifegrad und Logistiknetzwerk, zwischen 5 % und 25 %. 
In vielen Branchen tragen die Logistikkosten zu einem erheblichen Anteil der Gesamtkosten bei (10 – 30 % sind nicht unüblich), weshalb diese Einsparungen oftmals wettbewerbsentscheidend sind und große EBITDA Effekte bedeuten können.

Wenn Ihr Unternehmen seit Längerem keine professionelle Ausschreibung vorgenommen hat, empfiehlt es sich, die Potenziale professionell prüfen zu lassen und gegebenenfalls in einer strategischen Ausschreibung zu optimieren.
 
In 3 Schritten zur professionellen Ausschreibung von Fracht- und Distributionslogistik

Schritt 1: Fracht- und Distributionsprofil verstehen
Ein tiefgreifendes Verständnis der Daten, Prozesse und Anforderungen sind die Grundlage einer jeden erfolgreichen Frachtausschreibung oder Distributionslogistik. Dieser Schritt kommt in vielen Unternehmen zu kurz, warum ist das so und wieso ist die Ausschreibung von Fracht- und Distributionslogistik überhaupt so wichtig?

Der häufigste Grund ist, dass eine professionelle Datenbasis für viele Unternehmen einen großen Aufwand darstellt. So manche Abteilung erreicht analytische und methodische Grenzen und oftmals wird der Mehrwert strukturierter Datenanalyse im Rahmen von Ausschreibungen nicht gesehen. Insbesondere bei den Prozessen, Anforderungen und Preismodellen verlassen sich Unternehmen und Logistiker oft auf vergangene Erfahrungen und Vorgehensweisen. Schließlich hat es so auch immer gut funktioniert, warum soll das nun anders sein?

Gründe wie diese stehen also einem tiefgreifenden faktenbasierten Logistikprofil im Wege, aber warum ist dies überhaupt so wichtig?

Zwei Gründe: Zum einen verändert sich die Logistik um das Unternehmen herum, aber auch die eigenen Anforderungen, Strecken und Volumina verändern sich, weshalb die Fracht und Distribution regelmäßig aufs Neue an die Gegebenheiten angepasst werden müssen. Zum anderen sind die Bewegungen und Anforderungen so komplex, dass ohne Datenmodell und strukturiert aufgenommene Anforderungen und Prozesse, keine verlässliche Bewertung der aktuellen Situation oder gar eine Erarbeitung einer passenden Strategie möglich sind.
Als Grundlage unserer Ausschreibungsprojekte erarbeiten wir ein vollständiges Datenmodell über Routen, Distanzen, Service Level, Gewicht und Volumenmaße sowie Preis- und Logistikkonditionen über alle Sendungen. Darüber hinaus erheben wir mit den Logistikern und anderen involvierten Fachabteilungen das Logistikanforderungsprofil. Dieses berücksichtigt zum einen die Beauftragung, den Versand- und Packprozess und zum anderen die Vorgaben, welche die Logistik und die einzelnen Sendungen macht.
Neben dem Frachtprofil betrachten wir die Wettbewerbs- und Marktsituation, um zu verstehen, welches Marktangebot zum individuellen Profil passen könnte und wie die Preis- und Logistikkonditionen im Marktvergleich abschneiden.
Basierend auf dem Logistikprofil und der Marktsituation kann eine Strategie zur Optimierung der Fracht- und Distributionslogistik entwickelt werden. Häufig erarbeitet man eine Strategie, die unter Nutzung von Wettbewerb oder einer Vertiefung von partnerschaftlicher Zusammenarbeit Optimierungshebel ausspielt. Die häufigsten Hebel von Ausschreibungen der Fracht- und Distributionslogistik werden in einem späteren Teil dieses Artikels beschrieben.

Schritt 2: Realisation der Strategie und Potenziale

Ziel der Realisierungsphase ist Vereinbarungen mit Lieferanten zu treffen, die die Ziele hinsichtlich Kosten, Service und Qualität erreichen und zum anderen die Logistik transparent, messbar und vertraglich geregelt machen.
Der Weg dorthin unterscheidet sich je nach gewählter Strategie und hängt maßgeblich von der eigenen Verhandlungsposition und dem Angebot ab. In den meisten Fällen findet sich eine Situation von relativ hohem Lieferantenwettbewerb, in der eine Ausschreibung über Wettbewerb möglich ist. Bei sehr speziellen Logistik-Anforderungen kann der Weg in eine Vertiefung der Partnerschaft mit wenigen Lieferanten aber auch der richtige Weg sein.
In beiden Fällen ist es wichtig, die identifizierten Optimierungshebel in Argumente einer Verhandlung oder als Verbesserungspunkte einer Partnerschaft zu platzieren. Neben den angebotsseitigen Hebeln, die sich aus dem Wettbewerb oder der gegenseitigen Abhängigkeit ergeben, ist es wichtig auch die nachfrageseitigen Hebel in diesen Gesprächen zu verankern, sodass diese auch Bestandteil der Vereinbarung werden. Hierzu zählen vor allem die Veränderungen von Service Leveln, neue Gewichts- oder Volumengrößen oder Möglichkeiten interne Ablaufprozesse zu optimieren (bspw. Slotvorgaben an der Laderampe, etc.).
Ergebnis der Realisierungsphase sollte eine Vereinbarung, bzw. ein Vertragswerk sein, welches auf das individuelle Logistikprofil angepasst ist, sämtliche logistische und preisliche Konditionen beinhaltet und die erreichten Ziele vertraglich festhält und vor allem während der Laufzeit messbar macht. Die Messbarkeit und vertragliche Regelung einer Nicht-Einhaltung gehören zu den häufigsten Fehlern, die in der Ausschreibung von Fracht- und Logistikdistribution gemacht werden.
 
Schritt 3: Implementierung und Vertragssteuerung

Wenn Lieferanten für die künftigen Fracht- und Distributionsdienstleistungen ausgewählt und eine Vereinbarung erzielt ist, gilt es im nächsten Schritt, diese vertraglich zu fixieren. Wir raten, wenn möglich an einem Vertragsstandard zu bleiben und diesen für alle Dienstleister in diesem Gebiet zu verwenden. Oftmals lassen Verträge grundlegende Aspekte aus, daher an dieser Stelle die oftmals häufigsten übersehenen, aber wichtigen Aspekte:
Verträge sollten alle Kostenaspekte im Detail regeln. Hierzu ist es hilfreich anhand einer TCO-Betrachtung die Kostenpositionen durchzugehen und zu prüfen, ob diese vertraglich geregelt sind. Neben allen Kostenaspekten ist die geforderte Qualität und die Zeitpunkte der Leistungserbringung und -dauern nicht detailliert genug geregelt. Hierzu zählen auch Reaktionszeiten in der Disposition, Reaktionszeiten zur Fehlerklärung oder Informationsweitergabe.
Neben der vertraglichen Vorgabe dieser und weiterer Aspekte ist es entscheidend, Regelungen dafür festzuhalten, die greifen, sobald die Vorgaben nicht eingehalten oder übererfüllt werden. Gute Verträge besitzen ein Bonus / Malus System. Dieses hilft den Dienstleister zu incentivieren und das Unternehmen im Falle von Versäumnissen zu kompensieren. Allgemein zeichnen sich gute Verträge dadurch aus, dass die häufigsten Risiken abgedeckt und geregelt sind.
Um die Leistungsqualität und die Einhaltung der Vorgaben zu prüfen und zum Gegenstand des Lieferantenmanagements zu machen, ist es zudem in Vertrag und Implementierung erforderlich, sinnvolle KPIs sowie den hierzu benötigten Informationsfluss zu regeln und umzusetzen. Stellen Sie sich vor, Sie haben gute Konditionen und Bedingungen ausgehandelt und vereinbart, aber der Dienstleister handelt wissentlich oder unwissentlich anders, sodass Ihre tatsächlichen Kosten oder die Qualität der bezahlten Leistung nicht entsprechend sind. 

Damit wären Sie nicht allein, so geht es vielen Unternehmen. Um dies zu verhindern, achten wir bereits in den Gesprächen und Verhandlungen mit den Dienstleistern darauf ein funktionierendes KPI Mess- und Steuerungssystem sowie die hierfür notwendigen vertraglichen Regelungen mitzuvereinbaren. In der Implementierungsphase ist es ratsam Mitarbeiter aus der IT oder Datenabteilung einzubinden und gemeinsam mit der Logistikabteilung die Implementierung des KPI-Systems sicherzustellen. Das KPI-System incentiviert die Dienstleister, hilft Ihnen dabei die Lieferanten zu managen und zu steuern und so Kosten und Qualität Ihrer Supply Chain zu verbessern.
 
Wie sehen Optimierungshebel und Strategie aus?

Je nachdem, welche Ziele Ihr Unternehmen mit der Ausschreibung der Fracht- und Distributionslogistik verfolgt und in welcher Situation Sie sich befinden, gibt es unterschiedliche Hebel und Strategien, dies zu erreichen. Im Folgenden wollen wir einige davon beschreiben:
 
Wahl des Transportmodus

Um Waren, Produkte oder Materialien von A nach B zu beschaffen, bieten sich oftmals verschiedene Transportmöglichkeiten an. Ob per Luft, See, Straße oder Schiene, jeder der genannten Transportmodi hat seine Daseinsberechtigung und individuellen Vorteile. Um die Nachhaltigkeit voranzutreiben, und CO2-Emissionen zu reduzieren, empfehlen wir die Prüfung einer multimodalen Transportstrategie, bei der verschiedene Verkehrsträger und Antriebstechnologien (E-Lkw, CNG, LNG, FCEV-Lkw) in der Lieferketten kombiniert werden.

Bei vielen Unternehmen beobachten wir, dass der gewählte Transportmodus nicht optimal ist und so höhere Kosten oder schnellere Verfügbarkeiten als notwendig erreicht werden. Produkte und Güter, auch, wenn von der gleichen Quelle bezogen, müssen nicht unbedingt im gleichen Transportmodus beschafft werden. Je Bestellung und zu bestellenden Produkten und Gütern empfehlen wir anhand festgelegter Entscheidungskriterien den Transportmodus auszuwählen und diese Entscheidung auch transparent und auswertbar zu machen. Unternehmen tendieren dazu Güter zu schnell, in zu kleinen oder großen Mengen oder alle im gleichen Transportmodus zu bestellen. Bei der strategischen Optimierung gilt es sicherzustellen, dass Optionen bewertet, vereinbart und mit klaren mess- und steuerbaren Handlungsempfehlungen implementiert werden. Ereignisse der letzten Vergangenheit zeigten außerdem die Wichtigkeit, bei Notfällen und unvorhersehbaren Zwischenfällen wie der Blockade des Suezkanals 2021, oder der aktuellen Situation im Roten Meer mit den Attacken der Huthi auf die zivile Frachtschiffahrt, auf alternative Transportmodi zurückgreifen zu können.
 
Transportgrößen und Batch Sizes
 
Ein weiterer Optimierungshebel sind die Transportgrößen und -behältnisse, welche Transportmodi in gewissem Maße beeinflussen oder ausschließen können.
Bestellte Mengen hängen nicht nur von der Lagerhaltungspolitik und den Nachfragebedarfen ab, sondern auch inwieweit Einkäufer und Logistiker dazu angehalten sind, Mengenrabatte oder Lagerkosten zu berücksichtigen. Eine Entscheidung, über die Bestellmengen und Transportgrößen, sollte im Idealfall auf einer Berücksichtigung aller Einflussgrößen stattfinden: Lagerkosten, Bedarfsmengen, Leadtimes, Mengenrabatten, Transportkosten.
In der strategischen Optimierung gilt es wiederum die sinnvollsten Optionen zu erarbeiten und mit klaren Handlungsalternativen verfügbar zu machen. Als FTL georderte LKW, welche mit erheblichen freien Kapazitäten von A nach B fahren oder Container, welche aufgrund schlechter Raumaufteilung halb gefüllt sind, lassen sich in der Praxis leider immer wieder beobachten. Möglichkeiten identifizieren und Konsequenzen transparent machen, Alternativen verhandeln und vereinbaren und diesen Prozess mess- und steuerbar gestalten, sind die Hebel, um Kosten und Kapazitäten zu reduzieren.
 
Weight-Distance-Service-Matrix
 
Insbesondere im Paketversand gibt es sehr komplexe Preismodelle, welche sich zudem je Anbieter unterscheiden und somit kaum vergleichbar scheinen. Um in Verhandlungen und auch der Entscheidung des besten Dienstleisters für eine bestimmte Lieferung oder Fracht die beste Entscheidung zu treffen, ist es wichtig das jährliche Frachtaufkommen entlang des Gewichts, Volumens und des benötigten Services zu beschreiben, mit den angefallen Kosten zu verbinden und so eine Gesamtkostenaufstellung zu bekommen.
Eine gute Datengrundlage sowie die analytischen Fähigkeiten die Angebote der Dienstleister vergleichbar zu machen sind die Voraussetzung, um über verändertes Bestellverhalten und vor allem erfolgreiche Verhandlung die Konditionen auf die individuellen Bedürfnisse anzupassen. In der Konsequenz sind Preise in den Bereichen mit dem höchsten Transportaufkommen der Matrix oftmals unwissentlich nicht gut genug verhandelt, was einen großen Einfluss auf die Gesamtkosten hat.
 
 Service Modus und Incoterms
 
In vielen Distributions- und Beschaffungslogistik-Netzwerken finden wir Potentiale in einer Überspezifikation des Service Modus oder einer suboptimalen Wahl des Incoterms. Ein häufiger Grund ist, dass die Auftraggeber der Dienstleistung nicht über Optionen Bescheid wissen, keine Kostentransparenz besitzen oder unter falschem Eindruck von Dringlichkeit handeln.
Über die Incoterms gelingt es auch manchen Lieferanten ihre Preise intransparenter zu machen. In manchen Situationen bietet es sich an, Transporte selbst zu organisieren und/oder diesen Preisaufschlag in der Verhandlung zu separieren.
In unseren Projekten nehmen wir die Prozesse, Verantwortungen und in der Entscheidung vorliegenden Informationen auf, erarbeiten Handlungsalternativen und beziehen diese in die Verhandlungen und Lieferantenauswahl mit ein, sodass die optimale und auch notwendigen Service-Modi und Incoterms in Zukunft gewählt werden.
 
Inwieweit kann die Digitalisierung helfen?

Digitale Lösungen können entlang aller Phasen der Optimierung helfen.
Die Datensammlung und Aufbereitung wird enorm erleichtert, wenn die Logistik Leistungsdaten permanent gesammelt und strukturiert verwaltet werden. Professionelle Dienstleiste haben sammeln oftmals Datenpunkte entlang jedes Prozessschritts und können es dem Unternehmen ermöglichen diese Daten über Schnittstellen zu beziehen. Für kleinere Lieferanten oder speziellere Logistik gibt es auch viele Möglichkeiten über eigene Systeme oder Anwendungen Daten zu erfassen, zu sammeln und später auszuwerten. Wichtig ist hierbei, dass Daten verlässlich und vollständig erhoben werden und darüber hinaus strukturiert und auswertbar abgelegt werden. Mit den richtigen Analyse-Tools lassen starke Auswertungsmöglichkeiten zur täglichen Steuerung aber auch zur Datenanalyse im Rahmen von Optimierungsprojekten, der Strategie Formulierung oder von Ausschreibungen gewinnen. 
Zur Auswahl, Suche und Verhandlung von Dienstleistern gibt es auch zahlreiche digitale Anwendungen. Interessant und effektiv ist die Nutzung von Online-Handelsplätzen, an denen freie Fracht oder Lieferkapazitäten kurzfristig bezogen werden können. Durch den hohen Wettbewerb insbesondere bei der Seefracht oder im Speditionsbereich, werden hier oftmals sehr gute Restkapazitäten vergeben. Ein Mittel, welches sich strategisch insbesondere für kleine unregelmäßige Bedarfe oder zur Deckung von Belastungsspitzen eignet.

Im täglichen Management der Frachten und Distributionslogistik bieten sich Softwarelösungen zum Transport Management an. Diese Systeme erleichtern die Disposition, können einen zusätzlichen Kundenservice durch Liefertracking bieten und dabei helfen die vereinbarten KPIs zu messen und so den Lieferanten zu steuern.

Neben den genannten Lösungen gibt es zahlreiche individuelle Anwendungsbeispiele und Anwendungen, die im individuellen Fall Sinn ergeben können. 
   
Fazit und Ausblick 

Vor dem Hintergrund der immer weiter zunehmenden Auslagerung von Logistik an Drittanbieter kommt der Logistikbeauftragung, der unternehmensinternen Abstimmung, den verfügbaren Optionen und Konditionen eine steigende Bedeutung zu. Kosten sollen optimiert, Risiken minimiert, Service und Qualität gesteigert sowie alle Prozesse maximal umweltfreundlich ausgelegt werden, um CO2-Emissionen zu reduzieren. Der Einfluss auf die Kundenzufriedenheit und auch das Unternehmensergebnis können enorm sein. Auch deshalb treffen viele Logistiker Entscheidungen auf Sicherheit und damit unwissentlich oftmals zu Ungunsten des Optimums. Transparenz und Steuerung werden damit immer entscheidender.
Um die Fracht- und Distributionslogistik zu optimieren und die Optimierungen mit den Lieferanten zu vereinbaren, bedarf es neben der Identifikation der Potentiale auch einer Realisierungsstrategie sowie Expertise in der Verhandlung. Eine professionelle Ausschreibung kann diese Vorteile generieren und somit einen erheblichen Wertbeitrag stiften.

Autor: Rainer Oszcipok
ELOXESS EXPERTS e. K.
www.eloxess.de