Schwachstellen in Büroprozessen

In seinem Impulsbeitrag auf dem #LATC2021@Home spricht Sebastian Reimer von typischen und wiederkehrenden Schwachstellen in Büroprozessen. Zudem stellt Sebastian Reimer dar, dass Prozessmapping als Lösung hervorragend geeignet ist, um die Schwachstellen in den Büroprozessen zu knacken.

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Als Einstieg empfiehlt Sebastian eine Zeitfresseranalyse. Diese schafft als Grundlage die nötige Sensibilisierung für die Mitarbeiter und Prozessbeteiligten für das Thema Prozessverbesserung. Hierbei werden oftmals Themen angesprochen wie "Ich muss immer lange warten" oder "Laufend diese langen Meetings, ich habe doch Arbeit". Folgend sind genügend Verbesserungspotenziale vorhanden. Es stellt sich die Frage: Wie lassen sich diese sichtbar machen? Seine Antwort: „Durch die Unterstützung von Prozessmapping“.

Das Prozessmapping hat die Aufgabe Klarheit und Transparenz in Deinen Unternehmensprozessen herzustellen. Es unterstützt dabei die Prozesse zu visualisieren und zu verstehen. Dieses Vorgehen schafft die Basis für eine nachhaltige und wirksame Verbesserung der Prozesse. Beim richtigen Einsatz fördert und setzt das Prozessmapping Motivation, Kreativität und Innovationskompetenz bei Deinen Mitarbeitern frei.
In der Folge können Deine Mitarbeiter einfach, direkt und effizient Abläufe visualisieren und Verbesserungspotenziale erkennen. Gemeinsam lassen sich somit Prozesse verbessern, Verschwendung vermeiden und den Mehrwert für Deine Kunden steigern.

In seinem Beitrag zeigt Sebastian die sieben typischen Schwachstellen, welche ihm bei der Prozessverbesserung fast immer begegnen. Weiterhin gibt er einen umfassenden Überblick, wie Prozessmapping als Vorstufe für die Digitalisierung genutzt werden kann. Das Ziel des Prozessmapping, Klarheit und Transparenz in den Prozessen eines Unternehmens herzustellen, wird dabei nicht aus den Augen verloren.

Um dieses Ziel zu erreichen ist eine strukturierte Darstellung des Prozesses erforderlich. Diesen Vorgang beschreibt auch das Wort "Mapping". Bei der Durchführung eines Prozessmappings wird visuell zugeordnet wer, wie, was, womit und wie lange etwas gemacht wird. Nach der Visualisierung werden die zu ändernden Stellschrauben entdeckt, welche den Prozess schneller und effizienter machen.
Damit ist das Prozessmapping ein einfaches Werkzeug im Bereich der KVPs (Kontinuierlicher Verbesserungsprozess), das Dir - richtig eingesetzt - hilft, Motivation, Kreativität und Innovationskompetenz Deiner Mitarbeiter aktiv zu fördern. Deine Mitarbeiter sind in der Folge in der Lage schnell und effizient operative Abläufe zu visualisieren und potenzielle Engpässe zu erkennen. Folgend lassen sich Verschwendungen vermeiden. Verbesserungen und konkrete Resultate werden umgesetzt.

Letztendlich ist der Nutzen des Prozessmappings für Dich, dass der strukturelle Aufbau und Ablauf der Prozesse deines Unternehmens, sowie die entsprechenden Zusammenhänge innerhalb der Prozesse, identifiziert und analysiert werden. Mit der gewonnenen Klarheit und Transparenz führt das Prozessmapping zur schnellen und übersichtlichen Problemlösung. Auf die Lösung des Problems folgt schließlich die Optimierung.
Zusammenfassend werden die Stellhebel für

• eine kürzere Durchlaufzeit
• eine bessere Zusammenarbeit
• die Einsparung und Vermeidung von Kosten
• eine bessere Qualität
• eine höhere Kundenzufriedenheit

erkannt.

Dieser Beitrag ist Teil der Vortragsreihe #LATC2021@Home - alle Impulsbeiträge sind unter "LATC2021 - Recording" zu finden.