Murphy, Pareto, Parkinson & Co. - Universalgesetze, oder Binsenweisheiten? ## Teil 3 ##

Das dritte „Gesetz“ in dieser Artikelserie ist das Pareto-Gesetz, oder auch 80:20-Regel genannt. Hierbei geht es um ein scheinbar in allen Lebenslagen auftauchendes Verhältnis zwischen Aufwand und Ergebnis, sowie die Verteilung von „ergebnisstarken“ und „ergebnisschwachen“ Aufgaben.

• 1

Werbung

Pareto Gesetz
Vilfredo Pareto stellte Anfang des 20. Jahrhunderts fest, dass in Italien 20% der Staatsbürger rund 80% des Staatsvermögens besaßen. Er untersuchte die Verteilung später auch in anderen Ländern, kam zum gleichen Ergebnis und folgerte, dass „die 80:20-Regel ein universell gültiges Gesetz unabhängig von Kultur und Kontext zu sein schien, bei dem nur der genaue Prozentsatz variieren konnte.“

Heute kennt man das Pareto-Prinzip, oder die 80:20-Regel am häufigsten in der allgemeinen Formulierung: „mit 20% des Aufwands erzielt man meistens 80% des Ergebnisses“

Tatsächlich findet man das Pareto-Verhältnis von (rund) 80:20 praktisch überall wieder:

·       viele Unternehmen machen 80 Prozent des Umsatzes mit 20 Prozent der Produkte oder Kunden. 

·       in Lagerhäusern beanspruchen meist 20 Prozent der Produkte 80 Prozent des Platzes, oder

·       in Lagerhäusern machen 20 Prozent der Produkte 80 Prozent des Wertes aus. 

·       20 Prozent der Websites im Internet machen 80 Prozent des Datentraffics aus. 

·       80 Prozent der Stadtbewohner eines Landes leben in 20 Prozent der Städte. 

·       80 Prozent des Verkehrs spielen sich auf 20 Prozent der Straßen ab. 

·       Kinder spielen 80 Prozent der Zeit nur mit 20 Prozent ihres Spielzeugs. 

·       80 Prozent deiner Anrufe führst du mit 20 Prozent deiner gespeicherten Kontakte. 

·       80 Prozent der Zeit trägst du nur 20 Prozent aller deiner Kleider im Kleiderschrank.

Die ersten drei Beispiele sind den Unternehmen i.d.R. bekannt und führen manchmal zu klugen betriebswirtschaftlichen Entscheidungen, manchmal zu weniger klugen… 

Was aber in den meisten Unternehmen nicht gesehen, oder zumindest nicht beachtet wird, ist die Tatsache, dass Pareto auch in der Arbeitswelt fast jedes einzelnen Mitarbeitenden zu finden ist! Ein sehr großer Teil der Mitarbeitenden erreicht 80% ihres Arbeitsergebnisses mit nur 20% ihrer aufgewendeten Zeit!

Das bedeutet nun aber nicht zwangsläufig, dass die Mitarbeitenden 80% ihrer Zeit mit Nichtstun verbringen.

Vielmehr geht es bei Pareto um die Beziehung zwischen dem gewünschten Ziel, dem erreichten Ergebnis und um den dafür benötigten Aufwand. 

Dafür müssen wir zunächst die Begriffe Effizienz und Effektivität kennen.

Effektivität beschreibt den Grad der Zielerreichung und ist das Verhältnis zwischen erreichtem Ergebnis und zuvor gesetztem Ziel:

Effektivität = Ergebnis / Ziel.

Die Effizienz ist ein Maß für die Wirtschaftlichkeit und setzt das Ergebnis zum dafür benötigten Aufwand ins Verhältnis:

Effizienz = Ergebnis / Aufwand.

Nach Pareto gibt es nun Aufgaben, die ein verhältnismäßig großes Ergebnis liefern, das mit vergleichsweise wenig Aufwand erzielt werden kann. Gleichzeitig gibt es Aufgaben, die ein nur geringes Ergebnis liefern, dessen Erreichung aber verhältnismäßig großen Aufwand erfordern.

Bei der Vielzahl der unterschiedlichen Aufgaben für uns selbst und auch für unsere Mitarbeitenden sollten wir immer anstreben, mit möglichst wenig Aufwand möglich viel des angestrebten Ergebnisses zu schaffen. Wir wollen also mit möglichst wenig Aufwand möglichst viel Arbeitsergebnis erzielen. Aber wie können wir das schaffen?

Es leuchtet sicher ein, dass wir im ersten Schritt sicherstellen sollten, dass die Aufgabe, die ein großes Ergebnis bei geringem Aufwand erzielen, in jedem Fall umgesetzt werden. Das geschieht am einfachsten durch Priorisieren dieser Aufgaben – wir versuchen also, sie möglichst zuerst und möglichst unterbrechungsfrei umzusetzen

Spannender wird es nun bei den verbleibenden Aufgaben, die großen Aufwand erfordern, aber wenig Ergebnis liefern!

Das Zeitmanagement liefert uns hier viele hilfreiche Ansätze, Methoden und Werkzeuge (die hier nicht umfassend besprochen werden können), um letztendlich mehr von dem zu erreichen, was wir uns vorgenommen haben.

Erster hilfreicher Schritt ist die Anwendung der Eisenhower-Methode. Dabei werden sämtliche Aufgaben nach den Kriterien „Wichtigkeit“ und „Dringlichkeit“ bewertet und anschließend sortiert. Wichtige Aufgaben müssen zwingend erledigt werden, dringliche Aufgaben müssen schnell erledigt werden, diese sollten also auf der Prioritätenliste ganz oben stehen.

Bei Aufgaben, die weder wichtig, noch dringlich sind, sollte man überlegen, ob man sie nicht gänzlich wegfallen lassen kann. Sie bringen kaum Ergebnis, sie werden nicht als wichtig erachtet und offenbar braucht niemand dringend die Ergebnisse – also: was passiert, wenn sie nicht mehr erledigt werden?!

Wichtige, aber nicht dringliche Aufgaben können beispielsweise delegiert werden (womit ich allerdings an anderer Stelle Mehraufwand verursache). Diese Art der Aufgaben könnten aber innerhalb eines Teams als „Auffüllarbeiten“ dienen – wenn ein Teammitglied freie Kapazität hat, erledigt es die Aufgaben. Hier ist ggf. mit zusätzlichem Koordinationsaufwand zu rechnen.

Insbesondere bei den wichtigen, immer wiederkehrenden Aufgaben lohnt es sich, ob diese Aufgaben nicht besser, einfacher, schneller erledigt werden können (Stichworte: Digitalisierung, Automatisierung).

Ein weiterer, in Zusammenhang mit Pareto immer wiederkehrender (und kontrovers diskutierter) Aspekt ist „Perfektion“, bzw. die Frage „muss ich immer nach 100% Perfektion streben?“ Die Antwort darauf ist ein klares „Jein“!

Wenn es um die Qualität z.B. von Reporting-Zahlen, oder die Funktionsfähigkeit (Qualität) meiner Produkte geht, dann ist die Antwort höchstwahrscheinlich „Ja“!

Gleichzeitig kann das Reporting auch als Gegenbeispiel, also als „Nein“-Argument dienen:

Die richtigen Kennzahlen sind u.U. bereits nach 5 Minuten erstellt und geprüft. Das Einbauen und Verklausulieren der Zahlen in eine PowerPoint-Präsentation fürs Management in perfektem Layout beansprucht aber möglicherweise 45 Minuten.

Hier kann man im ersten Schritt auf die aufwendige PowerPoint-Präsentation verzichten (sofern das Management das zulässt). 

Im zweiten Schritt sucht man nach Möglichkeiten, um die Kennzahlen z.B. automatisch in ein Dashboard fürs Management einzubinden.

Somit hätte man zunächst auf Perfektion verzichtet. Anschließend hätte man Perfektion (in Form eines Dashboards) neu definiert und zukünftig wird Perfektion mit deutlich besserem Aufwand/Nutzen-Verhältnis erzielt.

Oder in Effektivität und Effizienz ausgedrückt:

Zunächst wurde auf Effektivität verzichtet, indem akzeptiert wurde, das Ziel nicht (vollständig) zu erreichen. Gleichzeitig wurde an Effizienz gewonnen, da der wenig produktive Aufwandsteil zur Zielerreichung weggefallen ist.

Dann wurde das Ziel neu definiert, eine effiziente Arbeitsweise zur Erreichung des Ziels festgelegt. So konnten sowohl hohe Effektivität, als auch hohe Effizienz erreicht werden!

Meine Empfehlung für jeden Mitarbeitenden und jeden Manager:

In regelmäßigen Abständen einmal festhalten, welche Aufgaben man (z.B. in einer Arbeitswoche) erledigt, welchen Zeitaufwand die jeweilige Aufgabe erfordert und welches (zählbare) Ergebnis sie liefert!

Im nächsten Teil erläutere ich Goodharts Gesetz, das eine spannende Abhängigkeit zwischen Zielerreichung (z.B. eines Projekts) und der Messgröße beschreibt.