Job Instruction und die Verbesserungs-Kata

Job Instructions – Arbeitsanweisungen – sind nicht nur für physische Abläufe relevant, sondern auch für abstrakte Prozesse. Der Schlüssel liegt in der sorgfältigen Zerlegung des Prozesses, dem sogenannten Job Breakdown, noch bevor die eigentliche Anweisung beginnt. Hier demonstriere ich diese Zerlegung am Beispiel der Verbesserungs-Kata.

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Die Job-Instruction-Methode aus dem Training Within Industry klärt das Was, Wie und Warum einer Aufgabe oder ihrer Bestandteile.

Dabei werden zuerst die wichtigen Schritte definiert, die Veränderungen während der Ausführung bewirken und sich an der Definition von Wertschöpfung orientieren. Für die Verbesserungs-Kata nach Mike Rother sind dies die vier Schritte:

1. Definition des übergeordneten Ziels basierend auf der Vision
2. Analyse des aktuellen Zustands
3. Bestimmung des nächsten Zielzustands
4. Durchführung von Experimenten, um diesen Zielzustand zu erreichen

In den Job Instructions konzentriert man sich auf diese wichtigen Schritte, im Gegensatz zu weiteren notwendigen, aber weniger wichtigen Schritten (ohne Wertschöpfung), die oft Transport- und Bewegungsvorgänge umfassen. Diese werden in den Job Methods betrachtet, um nicht wertschöpfende Elemente zu identifizieren und zu eliminieren.

Für jeden wichtigen Schritt werden Schlüsselaspekte ermittelt, die auf das Wie eingehen. Die Anzahl der Schlüsselaspekte ist variabel. Besitzt ein wichtiger Schritt kein Schlüsselaspekt, sollte der entsprechende Schritt überdacht werden. Gleichzeitig besteht aber keine zwingende Notwendigkeit, dass ein wichtiger Schritt immer mindestens einen Schlüsselaspekt hat.

Ein Schlüsselaspekt wird durch das Warum definiert, weshalb bei der Erstellung sofort über das Warum nachgedacht wird. Die wichtigen Schritte werden zunächst als Block zusammengestellt.

In der Unterweisung werden die Warums zu den Schlüsselaspekten erst im dritten und letzten Durchgang erläutert, um Informationsüberflutung zu vermeiden. Die Schlüsselaspekte und ihre Gründe werden gemeinsam aufgelistet, wie sie auch entstanden sind.

Für die Definition des übergeordneten Ziels sind folgende Schlüsselaspekte und Gründe wichtig (1. wichtiger Schritt):

1. Zeitrahmen von 6-12 Monaten für langfristige Veränderungen
2. Gewünschter Arbeitsstandard zur klaren Kommunikation der Veränderungsform
3. Kennzahlen zur Messbarkeit der Zielerreichung und des Fortschritts
4. Fokus auf einen Hauptprozess zur Vermeidung von fehlender Fokussierung, mögliche Hürden werden deutlicher

Schlüsselaspekte und Gründe für die Analyse des aktuellen Zustands (2. wichtiger Schritt):

1. Aktueller Arbeitsstandard für echtes Verständnis der Vorgehensweise
2. Aktuelle Prozessmerkmale zur Identifikation von Verbesserungsmöglichkeiten
3. Aktuelle Prozesskennzahlen für Verständnis der Schlüsseleffekte späterer Experimente
4. Aktuelle Ergebniskennzahlen zur Messung der Lücke zum nächsten Zielzustand
5. Verständnis der Verbindung zwischen Ergebniskennzahlen, Hauptprozess und übergeordnetem Ziel

Schlüsselaspekte und Gründe für die Bestimmung des nächsten Zielzustands (3. wichtiger Schritt):

1. Zeitrahmen von 3-6 Wochen für die Basis der nächsten Experimente
2. Gewünschter Arbeitsstandard zum Verständnis erforderlicher und greifbarer Veränderungen
3. Prozessmerkmale für konsistente Umsetzung
4. Prozesskennzahlen zur Überwachung des Prozesses
5. Ergebniskennzahlen zur Erkennung der Zielerreichung

Schlüsselaspekte und Gründe für die Durchführung von Experimenten (4. wichtigen Schritt):

1. Bearbeitung einer Hürde bezüglich des Arbeitsstandards zum Verständnis von kausalen Zusammenhängen
2. Ergebniserwartungen zur Verstärkung der Zielbindung
3. Reale Ergebnisse zur Bestätigung oder als Lernanstoß
4. Reflexion zur Aufdeckung verborgener Hürden

Mit diesem Artikel wollte ich aufzeigen, dass die Job Instructions aus dem Training Within Industry viel mehr sind als vermeintlich einfache Arbeitsunterweisungen (im physischen Kontext) und ihr Wert gerade durch die Vorüberlegungen bei der Erstellung der Arbeitsunterweisungen entsteht und damit auch im Kontext abstrakterer Vorgänge eingesetzt werden können. Im Grunde ist dieser Ansatz der intensiven Vorüberlegungen auch sehr stimmig mit der generellen Vorgehensweise im Lean Kontext, bei dem bspw. die Plan-Phase des PDCA-Zyklus alleine schon mindestens so viel Zeit einnehmen sollte, wie die folgenden drei Phasen des Do-Check-Act zusammen.

Diese Aufschlüsselungen sind einerseits die Basis für ein tieferes Verständnis für Vorgänge und Tätigkeiten, andererseits die Basis für resultierende Arbeitsstandards und gleichzeitig für deren kontinuierliche Anpassungen an geänderte Umgebungsbedingungen.

Wenn Sie mehr über TWI und seine Bestandteile erfahren wollen, habe ich auf dieser Sammelseite alle Artikel und Arbeitsmaterialien zu Training Within Industry zusammengestellt.