Warum ein professioneller Sales and Operations Planning Prozess Unternehmen erfolgreich macht

Sales and Operations Planning (S&OP) ist ein integrativer Geschäftsprozess, der darauf abzielt, Vertrieb, Produktion und Einkauf aufeinander abzustimmen. Ziel ist es, das Gleichgewicht zwischen Bedarf und zur Verfügung stehender Kapazität zu finden, um eine koordinierte interne Lieferkette zu gewährleisten und die Kundenzufriedenheit zu maximieren.

Was sind die Bestandteile des S&OP-Prozesses?

Der S&OP-Prozess beginnt mit der Sammlung und Verifizierung von Daten. Dabei werden historische Daten und aktuelle Informationen aus verschiedenen Abteilungen wie Vertrieb, Marketing, Produktion, Einkauf und Finanzen gesammelt. Diese Daten werden auf ihre Richtigkeit und Vollständigkeit überprüft, um eine solide Basis für die weiteren Schritte zu gewährleisten.

Im nächsten Schritt folgt die Bedarfsplanung, welche auf historischen Daten, Marktanalysen, Kundenaufträgen und Verkaufszielen basiert. Der Bedarfsplan ist zu diesem Zeitpunkt als „uneingeschränkt“ einzustufen, da er alle möglichen Bedarfe unabhängig von der realen Fertigungskapazität umfasst. Diese Prognosen werden anschließend mit den Vertriebs- und Marketingplänen abgestimmt, um sicherzustellen, dass alle Annahmen und Erwartungen berücksichtigt werden.

Wodurch wird die Bedarfsplanung eingeschränkt? – Durch die Kapazitätsplanung. Diese umfasst zum einen die Analyse der Produktionskapazitäten, um festzustellen, wie hoch die Standardkapazität ist, also beispielsweise der maximale Output eines zu montierenden Produktes. Die Produktionskapazität setzt sich dabei aus der generellen Verfügbarkeit des Personals sowie der Qualifikation und vorhandenen Arbeitsumgebung zusammen. Auf der anderen Seite spielt die Materialkapazität eine wichtige Rolle, um sicherzustellen, dass alle benötigten Materialien und Komponenten verfügbar sind. Eine gute Materialplanung optimiert das Bestandsmanagement und trägt zur Balance zwischen Lieferfähigkeit und Lagerhaltungskosten bei.

Ein zentraler Bestandteil des S&OP-Prozesses ist der Abgleich von Bedarf und Kapazität. Dabei wird der uneingeschränkte Bedarfsplan durch die verfügbare Kapazität eingeschränkt. Es werden verschiedene Szenarien erstellt, um die Auswirkungen unterschiedlicher Bedarfsschwankungen und Produktionskapazitäten zu bewerten. Kompromisse und Entscheidungen werden identifiziert, um ein Gleichgewicht zwischen Angebot und Nachfrage zu erreichen. Ein Maßnahmenkatalog, der die wahrscheinlichen Herausforderungen berücksichtigt, ist ein nützliches Werkzeug für den Fall, dass eine Bedarfs-Kapazitäts-Glättung erforderlich ist. Dies kann die Anpassung von Produktionsplänen, die Änderung von Bestellmengen oder die Einführung von Sonderaktionen umfassen, um Engpässe oder ungenutzte Kapazitäten zu beseitigen.

Ein weiterer wichtiger Schritt ist die Finanzplanung. Auf der Grundlage der abgestimmten Bedarfs- und Kapazitätspläne wird eine Finanzprognose erstellt, die Umsatzprognosen, Kostenschätzungen und Gewinnanalysen umfasst. Diese Prognosen werden mit dem Budget und den finanziellen Zielen des Unternehmens verglichen, um sicherzustellen, dass der angedachte Bedarfsplan finanziell tragfähig ist.

Einmal im Monat findet das finale S&OP-Meeting statt. Hier werden alle relevanten Informationen zusammengetragen und vor den Entscheidungsträgern präsentiert. In diesem Meeting wird der finale Bedarfsplan diskutiert, Szenarien und Optionen bewertet sowie Entscheidungen und Prioritäten festgelegt. Nach der formellen Genehmigung des Bedarfsplans wird dieser an alle betroffenen Abteilungen kommuniziert.

Und damit ist die Implementierung abgeschlossen? – Nein! 

Sales and Operations Planning endet nicht mit der Umsetzung. Da es sich um einen rollierenden Prozess handelt, ist die kontinuierliche Verbesserung ein entscheidender Bestandteil. Regelmäßige Reviews und die Etablierung geeigneter Steuerungskennzahlen helfen, Schwachstellen zu identifizieren, Verbesserungsmöglichkeiten zu erarbeiten und die Qualität des Prozesses zu sichern. Durch die Implementierung von Änderungen und Verbesserungen wird die Effizienz des Prozesses kontinuierlich gesteigert. 

Warum ist ein funktionierender S&OP-Prozess so wichtig?

In einer zunehmend dynamischen und komplexen Geschäftswelt bietet S&OP als Kern eines integrierten Planungssystems über alle Planungseben und -horizonte hinweg zahlreiche Vorteile:

• Bessere Bedarfsprognosen: Häufig werden vorhandene Daten gar nicht oder nur unzureichend analysiert und ausgewertet. Durch die Integration von Vertriebs- und Marktdaten in Kombination mit statistischen Prognosen können Unternehmen die zukünftige Nachfrage präziser vorhersagen. Dies reduziert Unsicherheiten und hilft dabei, Überbestände und Lieferengpässe zu vermeiden.
• Optimierte Ressourcenplanung: S&OP ermöglicht die effiziente Nutzung von Produktionskapazitäten und anderen Ressourcen. Unternehmen können so Kosten senken und gleichzeitig die Produktion optimal an die Nachfrage anpassen.
• Verbesserte Lieferketten: Ein integrierter S&OP-Prozess fördert die Zusammenarbeit entlang der gesamten Lieferkette. Dies führt zu einer besseren Abstimmung mit den Lieferanten und zu einer höheren Zuverlässigkeit bei der Belieferung der Kunden.
• Erhöhte Flexibilität: Durch die regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Pläne können Unternehmen schnell auf Veränderungen am Markt reagieren und ihre Strategien entsprechend anpassen.
• Planbarkeit und Stabilität: S&OP verbessert die Planbarkeit und Stabilität für alle beteiligten Funktionsbereiche.
• Strategiewechsel und Zielanpassung: S&OP erfordert häufig ein Umdenken und eine Neuausrichtung von Zielvorgaben.

Im vergangenen Jahr haben wir vermehrt Anfragen zum Thema Sales and Operations Planning erhalten. Aktuell führen wir ein S&OP-Projekt durch und unterstützen unseren Kunden dabei den Ansatz an seine Bedürfnisse anzupassen und eine Lösung zu finden, die einen echten Mehrwert bietet. 

 Von einem unserer Kunden stammt folgendes Zitat: 

 „Mit XCELLENCE zusammen haben wir es geschafft die vorhandenen Herausforderungen transparent zu machen und eine Basis zu finden, auf Grundlage dessen wir S&OP für uns nutzen können. Durch die enge Begleitung bis hin zur Umsetzung, wurde das Vorgehen nachhaltig vermittelt und unsere Organisation befähigt, selbständig zu handeln und den Projekterfolg nachhaltig zu gewährleisten.“

 Jürgen Hellmich – CEO der Gesellschaft für industrielle Netzwerke GmbH

Wie können Unternehmen S&OP erfolgreich implementieren?

Die Einführung eines S&OP-Prozesses erfordert eine sorgfältige Planung. Es gibt wichtige Schritte, die durchlaufen werden müssen, um einen nachhaltigen Mehrwert zu schaffen:

• Unterstützung durch das Management: Ohne die Unterstützung und das Engagement des Managements wird S&OP nicht erfolgreich sein. Das Management muss die Bedeutung des Prozesses verstehen und die notwendigen Ressourcen bereitstellen.
• Interdisziplinäre Teams: S&OP erfordert die Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen wie Vertrieb, Produktion, Einkauf und Finanzen. Diese Bereiche müssen regelmäßig zusammenarbeiten, um fundierte Entscheidungen treffen zu können.
• Technologieeinsatz: S&OP kann mit einer cleveren Excel-Lösung umgesetzt werden. Darüber hinaus trägt der Einsatz moderner Softwarelösungen und Datenanalysetools dazu bei, die Qualität des S&OP-Prozesses zu verbessern. Diese Technologien ermöglichen präzisere Prognosen und eine schnellere Entscheidungsfindung.
• Kontinuierliche Verbesserung: S&OP ist kein einmaliges Projekt, sondern ein fortlaufender Prozess. Unternehmen sollten regelmäßig Feedback einholen und den Prozess kontinuierlich weiterentwickeln.

Wenn diese Schritte eingehalten werden, kann eine erfolgreiche Implementierung von S&OP gewährleistet werden. S&OP ist weit mehr als nur eine Methode zur Verbesserung der operativen Effizienz ist. Es ist ein strategisches Instrument, das Unternehmen dabei unterstützt, ihre Geschäftsziele zu erreichen und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. 

Ist Sales and Operations Planning auch für Ihr Unternehmen relevant oder hatten Sie bereits erste Berühungspunkte? Dann freuen wir uns auf einen Erfahrungsaustausch und über Ihre Kontaktaufnahme.