Die Bedeutung von Arbeitsanweisungen: Klarheit, Effizienz und Sicherheit

Arbeitsanweisungen spielen eine entscheidende Rolle in jeder Organisation, sei es in der Produktion, im Büro oder im Dienstleistungssektor. Sie dienen dazu, Prozesse zu steuern, Abläufe zu standardisieren und sicherzustellen, dass Aufgaben effizient und fehlerfrei erledigt werden. Dieser Artikel entstand im Nachgang zu dem Impulsbeitrag von Dr. Sonya Dase im Rahmen des LeanStammtisch Mannheim. Dabei soll auf die Bedeutung von Arbeitsanweisungen eingegangen werden, insbesondere worauf bei ihrer Erstellung zu achten ist und welche Alternativen es zu rein textbasierten Anweisungen gibt.

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Ein Hauptzweck von Arbeitsanweisungen besteht darin, sicherzustellen, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter genau verstehen, was von ihnen erwartet wird. Klare und verständliche Anweisungen reduzieren das Risiko von Fehlern und Missverständnissen, was wiederum die Effizienz steigert und die Qualität der Arbeit verbessert. Dies ist besonders wichtig in sicherheitskritischen Branchen wie beispielsweise in der Chemie- oder Lebensmittelindustrie, wo Fehler schwerwiegende Konsequenzen haben können.

Arbeitsanweisungen ermöglichen es Unternehmen, ihre Abläufe zu standardisieren. Dies ist besonders nützlich, wenn verschiedene Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ähnliche Aufgaben erledigen. Durch die Standardisierung können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Produkte oder Dienstleistungen konsistent sind, unabhängig davon, wer sie ausführt. Dies kann die Markenreputation verbessern und Kundenvertrauen stärken.

Insbesondere neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter benötigen klare Anleitungen, um sich schnell in ihre Aufgaben einzuarbeiten. Arbeitsanweisungen können als Schulungswerkzeuge dienen, um neuen Teammitgliedern den Einstieg zu erleichtern, was zu einer schnelleren Integration und einem reibungsloseren Betriebsablauf führt.

Christiane Carstensen und Dr. Sonya Dase haben sich zur Aufgabe gemacht, die Bedeutsamkeit von Deutschkenntnissen – nicht nur von Menschen mit Migrationshintergrund – im Rahmen von schriftlichen Arbeitsunterweisungen zu eruieren. Dazu kamen die beiden Geschäftsführerinnen der Deutsch im Job GmbH zur Überzeugung, dass Veränderungen im Arbeitsalltag kommunikative Aufgaben sind und Arbeitsunterweisungen sich nicht nur an den Deutschkenntnissen der Betroffenen orientieren sollten.

Worauf bei der Erstellung von Arbeitsanweisungen zu achten ist

Präzision und Genauigkeit: Arbeitsanweisungen müssen präzise und genau sein. Vage oder unklare Formulierungen können zu Verwirrung und Fehlern führen. Vermeiden Sie daher allgemeine Aussagen wie "Machen Sie das richtig" und geben Sie klare Schritte und Anweisungen vor.

Verständlichkeit: Berücksichtigen Sie bei der Formulierung von Arbeitsanweisungen die Zielgruppe. Verwenden Sie eine Sprache und Terminologie, die von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern verstanden wird. Vermeiden Sie Fachjargon, wenn er nicht zwingend notwendig ist.

Eindeutige Verantwortlichkeiten: Klare Arbeitsanweisungen sollten auch die Verantwortlichkeiten klar festlegen. Wer ist für welche Aufgaben verantwortlich? Dies hilft, Missverständnisse und Konflikte zu vermeiden.

Fehlende Aktualisierung: Veränderungen sind in jedem Arbeitsumfeld unvermeidlich. Technologien entwickeln sich, Verfahren ändern sich und Gesetze und Vorschriften werden aktualisiert. Wenn Arbeitsanweisungen nicht regelmäßig überarbeitet und aktualisiert werden, können sie veraltet sein und zu Fehlern führen. Die Aktualisierung von Arbeitsanweisungen sollte daher ein fortlaufender Prozess sein, um sicherzustellen, dass sie immer den aktuellen Standards entsprechen.

Zu viel Detail oder zu wenig Detail: Die richtige Balance zwischen zu detaillierten und zu allgemeinen Anweisungen zu finden, kann eine Herausforderung sein. Zu viele Details können überwältigend sein und die Mitarbeiter verwirren, während zu wenige Details Unsicherheiten hinterlassen können. Es ist wichtig, den richtigen Grad an Details zu bestimmen, der für die jeweilige Aufgabe oder das Verfahren angemessen ist.

Sprachbarrieren: In multinationalen Unternehmen oder Teams mit verschiedenen Sprachkenntnissen können Sprachbarrieren zu erheblichen Problemen führen. Arbeitsanweisungen sollten in einer für alle Beteiligten verständlichen Sprache verfasst sein. Übersetzungen und Erklärungen können erforderlich sein, um sicherzustellen, dass die Anweisungen von allen verstanden werden.

Alternativen zu rein textbasierten Arbeitsanweisungen

Textbasierte Arbeitsanweisungen sind zwar weit verbreitet, aber nicht immer die effektivste Option. Nachfolgend einige alternative Ansätze:

Grafische Anleitungen: Bilder, Diagramme und Flowcharts können komplizierte Abläufe auf einfache und visuelle Weise darstellen. Grafische Anleitungen sind besonders nützlich, wenn es um die Montage von Produkten oder die Einrichtung von komplexen Systemen geht.
 
Videoanleitungen: Videos ermöglichen es, Schritte und Abläufe in Echtzeit zu zeigen. Dies kann besonders hilfreich sein, um Bewegungen oder Handlungen zu demonstrieren, die in Textform schwer zu erklären sind.

Interaktive Anweisungen: Digitale Plattformen ermöglichen die Erstellung interaktiver Anweisungen, bei denen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch einen Prozess geführt werden und interaktiv auf Schritte reagieren können.

Sprachgesteuerte Anleitungen: In einigen Umgebungen, in denen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Hände für andere Aufgaben benötigen, können sprachgesteuerte Anweisungen über Headsets oder Smart-Geräte eine effektive Alternative sein.

Arbeitsanweisungen sind ein unverzichtbares Instrument für Unternehmen, um Klarheit, Effizienz und Sicherheit in ihren Arbeitsabläufen zu gewährleisten. Bei ihrer Erstellung ist es von entscheidender Bedeutung, auf Präzision, Verständlichkeit und Aktualität zu achten. Darüber hinaus sollten Unternehmen offen für alternative Formate sein, die besser zu ihren spezifischen Anforderungen passen können. Die richtigen Arbeitsanweisungen können dazu beitragen, den Erfolg und die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens zu steigern.

Literaturhinweise:

• Visual Thinking for Design" von Colin Ware: Dieses Buch bietet Einblicke in die kognitive Psychologie der visuellen Wahrnehmung und wie sie in Design und Kommunikation angewendet werden kann, einschließlich grafischer Arbeitsanweisungen.
• "The Visual Display of Quantitative Information" von Edward R. Tufte: Dieses Buch konzentriert sich auf die effektive Visualisierung von Daten und Informationen, was auch auf die Erstellung von verständlichen grafischen Arbeitsanweisungen übertragbar ist.
• "Universal Principles of Design" von William Lidwell, Kritina Holden, und Jill Butler: Dieses Buch erklärt grundlegende Gestaltungsprinzipien, die in der Erstellung von Grafiken und visuellen Anleitungen nützlich sein können.
• "Visual Language for Designers" von Connie Malamed: Hier erhalten Sie Einblicke in die visuelle Kommunikation und wie Sie visuelle Elemente in Arbeitsanweisungen und anderen Dokumenten effektiv einsetzen können.
• "Flow-Based Leadership" von Judith Hale: Dieses Buch behandelt die Verwendung von Flowcharts und visuellen Diagrammen in Führung und Kommunikation. Es kann hilfreich sein, um zu verstehen, wie Grafiken in Arbeitsanweisungen integriert werden können.
• "Graphic Design: The New Basics" von Ellen Lupton und Jennifer Cole Phillips: Dieses Buch richtet sich speziell an Grafikdesigner, aber es enthält viele Informationen über grundlegende Designkonzepte, die in die Erstellung von grafischen Arbeitsanweisungen einfließen können.

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Kommentare

Dr. Sonya Dase | Deutsch im Job GmbH, am 09. 10. 2023

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