Die 360°- Prozessanalyse

Die Ausgangssituation

Stellen Sie sich vor: Sie beginnen neu in einem Unternehmen. Und zwar, weil es dort nicht rund läuft und Sie Ordnung schaffen sollen. Es ist egal, ob Sie diese Aufgabe als neuer Geschäftsführer oder Führungskraft vor der Brust haben oder ob Sie als Unternehmensberater gerufen wurden. Die Voraussetzungen sind die gleichen: Sie wissen so gut wie nichts. Sie kennen keine Mitarbeiter. Sie kennen die Abläufe nicht. Sie haben nur eine vage Vorstellung vom Produktprogramm. Vielleicht sind Sie vom Fach und haben etwas Ahnung von der Technologie, aber eigentlich spielt das keine Rolle. Auf jeden Fall müssen Sie sich schnell in die Materie einarbeiten, denn Ihr Auftraggeber möchte Erfolge sehen.

Wie lösen Sie diese Aufgabe?

Wie packen Sie diesen eigentlich viel zu großen und rutschigen Knochen so, dass er nicht mehr wegflutscht und Sie endlich an das Innere, den Kern, die Ursachen kommen?

Vor genau dieser Aufgabe stand ich schon in mehreren Projekten. Es gibt eine vergleichsweise einfache und bewährte Methode, den roten Faden zu finden: Zeiten messen. Und zwar am besten selbst.

Zeiten messen?! Wieso? Ist REFA nicht out? Wird nicht sowieso schon alles schon digital erfasst?

Meine Erfahrung zeigt: NEIN, ist es nicht und nein, wird es nicht. Und selbst was elektronisch erfasst wird, ist häufig nur ein halbgares Sammelsurium von Daten, das selten wirklich ausgewertet bzw. meist nicht auf Plausibilität geprüft wird und häufig dadurch entsteht, dass die Mitarbeiter irgendwann irgendwas am Display drücken, weil sie ihre Ruhe haben wollen.

Zeit ist Geld – das ist aktueller denn je!

Ich bin sicher, dass auch Sie diesen Spruch kennen:“ Time is Money!“ Aber vergleichsweise wenige Unternehmen verstehen die tiefe Weisheit, die sich in dieser Erkenntnis verbirgt. Geschweige denn, setzen sie um.

Ich bin der Meinung: Wenn Sie Ihre Prozesse in den Griff bekommen wollen, müssen Sie die Zeiten kennen. Ein wichtiger Nebeneffekt: Wenn Sie die Zeiten kennen, kennen Sie auch die Abläufe. Und damit kommen Sie an den Kern der Probleme. Korrekte Zeiten sind die Basis für korrekte Preiskalkulationen, für eine korrekte Kapazitätsplanung, für einen korrekten Personaleinsatz, für eine korrekte Materialbedarfsplanung. Mit anderen Worten: Ohne aktuelle und richtige Fertigungszeiten werden Sie Ihre Prozesse in der Produktion nie in den Griff bekommen.

Auch der zweite Aspekt – die Kenntnis der Abläufe – ist extrem wichtig. Wenn Sie die detaillierten Abläufe, also die Reihenfolge der Prozessschritte, kennen, erkennen Sie auch, wo sich die Verschwendung verbirgt. Und mit diesem Wissen haben Sie alle Hebel in der Hand, um den großen Dampfer wieder in die richtige Fahrrinne zu manövrieren. Um danach auf Kurs zu bleiben, gibt es eine Vielzahl von Tools aus dem Industrial Engineering und Lean Methodenkoffer, auf die ich hier nicht näher eingehen will – das würde einfach den Rahmen sprengen.

Eine einfache Methode – ohne Vorkenntnisse anwendbar

Mir geht es jetzt erst einmal darum, dass Sie den Ansatz finden, wie Sie die Prozessoptimierung anschieben können. Ich habe dafür eine besondere Analyse-Methode entwickelt, die Sie ohne REFA- oder Lean-Vorkenntnisse sofort einsetzen können, weil ich sie als Schritt-für-Schritt-Anleitung konzipiert habe. Ich habe diese Methode die 360°-Prozessanalyse genannt.

Mit der 360°-Prozessanalyse ermitteln Sie in einem Zeitraum von einer bis fünf Wochen (je nachdem, wieviel Zeit Sie täglich in die Analyse investieren wollen oder können) die Zeitstrukturen in Ihrem Verantwortungsbereich. Egal, ob für Produktion und Fertigung, Verwaltung, Baustelle, Schiffbau oder Pflege und Gesundheit, um nur einige Branchen zu nennen. Während der Analyse kommen Sie zwangsläufig mit den Shopfloor-Mitarbeitern ins Gespräch. Also mit den Spezialisten vor Ort. Ihre Aufgabe ist einfach: Beobachten, eine Strichliste führen und sich Notizen zu den Gesprächen mit den Mitarbeitern machen.

So werden Sie in kürzester Zeit der Spezialist für die Abläufe. Durch die täglichen Rundgänge erkennen Sie bald selbst schon, wo Optimierungsbedarf besteht. Das Template für die 360°-Prozessanalyse ist soweit vorbereitet, dass Sie nur wenige Anpassungen machen müssen. Sie erhalten sogar eine vorbereitete Kick-Off-Präsentation. Sie können also sofort starten.

Im Ergebnis halten Sie am Ende der Analysezeit statistisch abgesicherte Zeitanteile in der Hand. Sie wissen, wieviel Prozent der Schichtzeit die Maschinen tatsächlich laufen, sie kennen die Wartezeiten, die Störzeiten, die Zeitanteile für das Rüsten und die Materialversorgung. Sie erkennen damit also die Zeittreiber und finden so den Hebel, wie Sie am schnellsten die größten Optimierungseffekte erzielen können.

Zahlen, Daten, Fakten – Rechnen Sie die Zeit in Geld um

Time is Money – Sie können mit den Stundensätzen aus der Kostenrechnung jeden Zeitanteil in Geld umrechnen. Damit haben Sie wasserdichtes Argumentationsmaterial in der Hand. Zahlen, Daten und Fakten statt Bauchgefühl (Wobei – nichts gegen das Bauchgefühl. Das kann sehr wertvoll und hilfreich sein.)

Erfahrungsgemäß ist das Erschließen der ersten großen Potentiale meist nicht mit großen Investitionen verbunden, sondern durch eine Verbesserung der Abläufe oder auch der Anordnung und Ausstattung der Arbeitsplätze sehr schnell möglich. In der Regel setzen Sie damit eine Eigendynamik in der Prozessoptimierung in Gang, wenn die Mitarbeiter sehen, dass ihre Vorschläge umgesetzt werden.