Griff in die Methodenkiste: Lean Coffee

Griff in die Methodenkiste: Lean Coffee

Offener Austausch einfach und unkompliziert!

#leanmagazin
am 07. 09. 2016 um 02:00 Uhr in LeanMagazin von Thomas Michl


Im Alltag beißen wir uns täglich an verschiedensten Themen und Fragen die Zähne aus. Wie hilfreich wäre da einfach mal die Möglichkeit, den Rat und die Unterstützung von Kollegen einzuholen.

Jim Benson (Personal Kanban) und Jeremy Lightsmith wollten genau das befördern. Aber es sollte auch eine schlanke Lösung sein, die mit wenig Aufwand realisierbar ist. Die Idee: eine einfache, leicht umzusetzende und auf das Wesentliche reduzierte Herangehensweise, die den kollegialen Wissensaustausch befördert, ohne durch überbordende Regeln abzulenken. Mit Anleihen bei der Großgruppenmoderationstechnik World Café und in Kombination mit Kanban ist ihnen genau das gelungen. Heraus kam: Lean Coffee.

Was ist Lean Coffee?

Lean Coffee ist eine strukturierte Vorgehensweise, bei der es keine Agenda vorab gibt. Die Themen werden gemeinsam zu Beginn des Treffens festgelegt und gemeinsam priorisiert. Es gibt keine feste Tagesordnung. Jeder bringt an Themen mit, was ihn gerade beschäftigt und für die er die Unterstützung von anderen in Anspruch nehmen möchte.

Die Einladung

Zu einem Lean Coffee wird öffentlich eingeladen, zum Beispiel durch Aushang am Schwarzen Brett. Teilnehmen darf jeder, der interessiert ist. Es gibt keinen abgegrenzten Teilnehmerkreis. Allerdings sollte die Gruppe nicht groß sein.

Ein Lean Coffee findet in der Regel in einem festgelegten zeitlichen Rahmen statt. Beginn und Ende sind fest terminiert. Die meisten Veranstaltungen, die ich besucht habe, setzten die maximale Dauer auf zwei Stunden fest. So bleibt das Ganze überschaubar und planbar. Wie bei jeder „Timebox“ hat auch bei Lean Coffee die zeitliche Begrenzung einen disziplinierenden Effekt auf die Teilnehmer.

Der Ablauf

Wichtig: Ein Lean Coffee ist ein geschützter Raum. D. h. alles was dort besprochen wird, bleibt auch dort. Und jeder kann frei sprechen!

Ausgangspunkt des Lean Coffees ist ein einfaches Kanbanboard mit drei Spalten (Bereit | In Arbeit | Erledigt). Dieses Kanbanboard lässt sich ohne großen Aufwand über ein Flipchart, Whiteboard oder ein einfaches Plakat herstellen.

Der Ablauf
Wichtig: Ein Lean Coffee ist ein geschützter Raum. D. h. alles was dort besprochen wird, bleibt auch dort. Und jeder kann frei sprechen!

Ausgangspunkt des Lean Coffees ist ein einfaches Kanbanboard mit drei Spalten (Bereit | In Arbeit | Erledigt). Dieses Kanbanboard lässt sich ohne großen Aufwand über ein Flipchart, Whiteboard oder ein einfaches Plakat herstellen.

Gemeinsam werden die Themen priorisiert. Bewährt hat sich dabei, jedem zwei Stimmen zu geben, die er kumulieren darf. Die Stimmabgabe erfolgt durch Markierung mit einem Punkt auf der jeweiligen Karte. Die Karten werden dann in der Reihenfolge der abgegebenen Stimmen sortiert, wobei das höchste bewerte Thema ganz oben steht, das am niedrigsten bewertete Thema bildet den Abschluss.

Jeweils die oberste Karte wird dann in die Spalte „In Arbeit“ verschoben. D. h. dieses Thema wird dann von der Gruppe in einem festgelegten Zeitfenster (Timebox) diskutiert. Idealerweise hilft ein Zeitnehmer, der gut sichtbar für alle einsehbar ist, dabei dass alle den Überblick darüber haben, wie viel Zeit für die Diskussion noch übrig ist und wann diese abgelaufen ist. Da die meisten Smartphones über entsprechende Timer verfügen, braucht es dafür aber keine Extra-Spielerei. Aus der Gruppe sollte jemand die Rolle des „Zeitnehmers“ übernehmen.

Nach Ablauf der Timebox entscheidet die Gruppe gemeinsam per Mehrheitsentscheid, ob die Diskussion weitergeführt wird. Manche greifen für die Abstimmung auf „Daumen hoch“ und „Daumen runter“ zurück. Zeigt die Mehrheit der Daumen nach oben, wird die Diskussion um eine weitere „Timebox“ weitergeführt. Zeigt die Mehrheit der Daumen nach unten, wird die zugehörige Karte auf „Erledigt“ verschoben und die nächste Karte (immer von oben nach unten) von der Spalte „Bereit“ in „In Arbeit“ verschoben. Ein neues Thema steht zur Diskussion bereit.

Dieses Prozedere wird solange wiederholt, bis alle Themen diskutiert worden sind oder das Zeitfenster für den Lean Coffee abgelaufen ist.

Wofür eignet sich ein Lean Coffee?

Lean Coffee ist für kleinere Gruppen geeignet, um den kollegialen Austausch und die kollegiale Beratung zu befördern. Das offene Format erlaubt es jedem, seine Fragestellung einzubringen. Der organisatorische Aufwand ist überschaubar und die Anforderungen an den Moderator minimal. Die konsequente Visualisierung und Anwendung von „Timeboxing“ verleiht der Herangehensweise trotz der themenoffenen Gestaltung eine adäquate Struktur und verhindert ausufernde Diskussionen.

Nicht geeignet ist Lean Coffee allerdings für größere Gruppen und die intensive Bearbeitung konkreter Fragestellungen. Für die intensivere Bearbeitung spezifischer Fragestellungen ist dieser Ansatz nicht geeignet.

Tipp

Einmal monatlich zu einer festen Zeit bietet ein Lean Coffee eine gute Möglichkeit, Fragestellungen aus dem Arbeitsalltag mit Kollegen anzudiskutieren und so den Austausch zu befördern.

Es gibt auch eine Vielzahl von „öffentlichen“ Lean Coffees. Der Besuch solcher Veranstaltungen erleichtert den branchenübergreifenden Wissensaustausch und gibt Inspiration für die alltägliche Arbeit.


Kommentare

Bisher hat niemand einen Kommentar hinterlassen.

Kommentar schreiben

Melde Dich an, um einen Kommentar zu hinterlassen.

Teilen

Ähnliche Inhalte

Hier findest Du weitere Inhalte zu dem von Dir gewählten Thema. Bei diesen Vorschlägen handelt es sich um eine Auswahl an Inhalten, welche wir insgesamt für Dich auf der LeanBase zur Verfügung stellen.

SAP und Lean! Wie soll das gehen?

SAP und Lean! Wie soll das gehen?

Video-Beitrag auf LeanPublishing
am 25. 02. 2016 um 01:00 Uhr
Kanal: LATCReviews

Lean in der Fertigung kann mit SAP durch die Visualisierung, Planung und Sequenzierung von Aufträgen unterstützt werden.

Denken dringend erwünscht!

Denken dringend erwünscht!

Beitrag auf LeanPublishing
am 21. 08. 2017 um 11:05 Uhr
Kanal: LeanMagazin

„Unser time-to-market ist fatal.“„Wir finden keine Fachkräfte, die Azubi-Stellen bleiben unbesetzt.“„Neue, aggressive Mitbewerber fluten den...

Dr. Nemo und der Clown - Folge 52

Dr. Nemo und der Clown - Folge 52

Podcast auf LeanPublishing
am 10. 06. 2018 um 16:10 Uhr
Kanal: Interview mit Dr. h.c. Any Nemo

Elvira hatte es schon letzte Woche angedeutet. Dr. Nemo will den Clown für seinen Beraterstab engagieren.Der Interviewer ist davon überrascht. Ein Clown als Berater? Das passt nicht in...

Warum Veränderungen in Unternehmen oft scheitern und wie es besser geht!

Warum Veränderungen in Unternehmen oft scheitern und wie es besser geht!

Beitrag auf LeanPublishing
am 16. 11. 2020 um 04:30 Uhr
Kanal: LeanMagazin

Warum Veränderungen in Unternehmen oft nicht von Dauer sind ... oder gar scheitern?! 70% aller Veränderungen scheitern aus Gründen von Widerständen. In dem nachfolgenden Artikel beleucht Manuel...

Strukturen & Prozesse

Strukturen & Prozesse

Beitrag auf LeanPublishing
am 29. 07. 2019 um 05:30 Uhr
Kanal: LeanMagazin

Die Organisationsstrukturen und Prozesse, die unser Arbeitsleben heute bestimmen, stammen in vielen Fällen aus einer längst vergangenen Zeit. Wie Gary Hamel, einer der US-amerikanischen Vordenker...

Grundlagen Training Within Industry (TWI)

Grundlagen Training Within Industry (TWI)

Event auf LeanEvents
Methoden, Tools & Co.

Führungskräfteentwicklung für die Shopfloor und Officefloor Ebene. Überblick und Einsatzbereiche der Methodik zur Erfüllung der Basisfähigkeiten jeder Führungskraft: strukturierte Unterweisung relevanter Tätigkeiten, kontinuierliche Verbesserung der Arbeitsabläufe, Schaffung und Pflege guter Arbeitsbeziehungen.

Zu dick, zu dünn, zu dunkel, nix los, zu teuer …

Zu dick, zu dünn, zu dunkel, nix los, zu teuer …

Beitrag auf LeanPublishing
am 03. 04. 2019 um 05:30 Uhr
Kanal: LeanMagazin

Wir hatten alle LeanFreaks - also alle, die bei uns auf dem LATC2019 waren – gefragt, wie es ihnen gefallen hat und gleichzeitig um schonungslose Kritik gebeten.

VerbesserungsKATA

VerbesserungsKATA

Video-Beitrag auf LeanPublishing
am 09. 02. 2017 um 01:00 Uhr
Kanal: LATCReviews

Umsetzung in einem Kommunalunternehmen - Ein Praxisbericht