Urlaubsplanung: was Arbeitgeber beachten sollten

Wie lassen sich die Wünsche der Mitarbeiter mit den betrieblichen Anforderungen vereinbaren? Dieser Artikel gibt Ihnen einen umfassenden Überblick über die wichtigsten Aspekte der Urlaubsplanung. Erfahren Sie mehr über:

Gesetzliche Grundlagen: Mindesturlaub, Sonderurlaub, Vorrangregelungen
Planungsprozess: Tipps für eine faire und transparente Urlaubsplanung
Konfliktmanagement: Wie Sie Überschneidungen und Ablehnungen vermeiden
Sonderfälle: Betriebsferien, Krankheit, Kündigung
Mit einer gut durchdachten Urlaubsplanung sorgen Sie für zufriedene Mitarbeiter und einen reibungslosen Ablauf im Unternehmen – auch während der Ferienzeit.

Lesen Sie jetzt den vollständigen Artikel und erfahren Sie alles, was Sie über die Urlaubsplanung wissen müssen.

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Die Urlaubsplanung ist ein wichtiger Faktor im Unternehmen, um urlaubsbedingte An- und Abwesenheiten der Mitarbeiter zu organisieren. Neben dem regulären Urlaub haben die Mitarbeiter zu verschiedenen Ereignissen Anspruch auf Sonderurlaub. Bei der Urlaubsplanung müssen Arbeitgeber und Arbeitnehmer einige gesetzliche Vorschriften beachten. Dazu gehört auch der Vorrang von einigen Mitarbeitern. Arbeitgeber können Urlaubsanträge ablehnen, wenn betriebliche Gründe der Urlaubsplanung entgegenstehen. 

Was ist Urlaubsplanung?

Die Urlaubsplanung erfasst die Urlaubstage und organisiert die urlaubsbedingten An- und Abwesenheiten der Mitarbeiter. Die Prozesse und Geschäfte des Unternehmens müssen auch während der Urlaubszeit reibungslos weitergeführt werden können. Probleme bei der Urlaubsplanung können entstehen, wenn viele Beschäftigte zur gleichen Zeit ihren Urlaub in Anspruch nehmen möchten. 

Unternehmen können mit einer transparenten und fairen Urlaubsplanung Konflikte beim Thema Urlaub verhindern. Bei der Urlaubsplanung haben die Wünsche der Mitarbeiter zunächst Vorrang. Das ist im gesetzlichen Urlaubsanspruch begründet, der im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) geregelt ist. Arbeitnehmern mit einer Fünf-Tage-Woche steht pro Jahr ein Mindesturlaub von 20 Werktagen zu. Der Erholungsurlaub verlängert sich bei einer Sechs-Tage-Woche auf mindestens 24 Tage im Jahr. 

Wie wird eine Urlaubsplanung geschrieben?

Für die Urlaubsplanung sind der Arbeitgeber und die Vorgesetzten verantwortlich. Der Vorgesetzte hat bei der Urlaubsplanung ein Direktionsrecht. Das bedeutet, dass er bestimmen kann, welcher Mitarbeiter die Urlaubsvertretung übernimmt.

Um Überschneidungen bei den Mitarbeitern bei den Urlaubsterminen zu verhindern, sind öffentliche Urlaubslisten sinnvoll. Sie können als digitale Dokumente und per Aushang für die Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden. Jeder Mitarbeiter kann in die Urlaubsliste seine Urlaubswünsche eintragen. Bei Überschneidungen gilt es, Kompromisse auf beiden Seiten zu finden. 

Um eine Urlaubsplanung zu schreiben, stehen den Arbeitgebern digitale Mittel zur Verfügung. Mit ihnen sind Überschneidungen schnell erkennbar. Excel-Listen sind ebenso geeignet wie verschiedene Programme für die Personalplanung.

Arbeitgeber können Konflikte bei der Urlaubsplanung vermeiden, wenn sie die folgenden Tipps beachten: 

• klare Regeln für die Urlaubsplanung kommunizieren
• rechtzeitig mit der Urlaubsplanung beginnen
• dringende Belange des Unternehmens bei der Planung beachten
• Überschneidungen bei vermehrten Urlaubsanträgen vermeiden
• wenn im Unternehmen Betriebsferien gelten, die Termine rechtzeitig bekannt geben
• Stundenkonten und Resturlaub der Mitarbeiter berücksichtigen
• für reibungsloses Vertretungsmanagement sorgen
• Krankheit und Kündigungen beachten
• Mitarbeitern eine Checkliste für die Urlaubsplanung zur Verfügung stellen
• Mitarbeitern eine Checkliste für die Urlaubsplanung zur Verfügung stellen

Vorrang bei der Urlaubsplanung

Arbeitgeber müssen die Urlaubswünsche aller Arbeitnehmer berücksichtigen. Während der Ferienzeit haben die Urlaubswünsche von Mitarbeitern mit schulpflichtigen Kindern Vorrang. Beim Vorrang der Mitarbeiter bei der Urlaubsplanung können noch weitere Faktoren eine Rolle spielen: 

• Dauer der Betriebszugehörigkeit
• Alter der Mitarbeiter
• gewährte Urlaubstage im Vorjahr
• Krankheit oder Schwerbehinderung von Mitarbeitern

Diejenigen, die im Vorjahr viele Brückentage genommen haben, müssen möglicherweise im aktuellen Jahr den anderen Mitarbeitern den Vortritt gewähren. Das BUrlG schreibt in Artikel 7 vor, dass Mitarbeiter nach sozialen Gesichtspunkten den Vorrang bei der Urlaubsplanung haben. Häufig werden auch die Urlaubswünsche von den Mitarbeitern bevorzugt berücksichtigt, die sich zuerst in den Urlaubsplan eintragen.

Ablehnung von Urlaub durch den Arbeitgeber

Der Arbeitgeber darf Urlaub ablehnen, wenn es zu Überschneidungen kommt. Dabei müssen die Urlaubswünsche der Mitarbeiter berücksichtigt werden, die Vorrang haben. Weiterhin darf der Arbeitgeber Urlaubswünsche aus dringenden betrieblichen Gründen ablehnen. Solche Gründe sind beispielsweise:

• saisonale Hochphasen wie vor Weihnachten im Einzelhandel
• Abschluss eines wichtigen Projekts
• Betriebsferien
• Krankheitswellen

Arbeitgeber können einzelne Urlaubsanträge ablehnen oder eine generelle Urlaubssperre verhängen.

Nur in absoluten Ausnahmefällen darf der Arbeitgeber bereits genehmigten Urlaub wieder streichen. Das ist dann möglich, wenn die Produktion aufgrund technischer Defekte stillsteht und daher ein massiver finanzieller Schaden für das Unternehmen droht. Die ausgefallenen Urlaubstage müssen dem Mitarbeiter nachträglich gewährt werden. 

Wichtig: Es ist grundsätzlich nicht zulässig, einen Mitarbeiter aus dem bereits angetretenen Urlaub zurückzuholen. Mitarbeiter müssen auch nicht während des Urlaubs für ihren Arbeitgeber erreichbar sein.

Regelungen zum Sonderurlaub

Sonderurlaub ist eine bezahlte Freistellung, die Arbeitnehmer in Ausnahmesituationen beanspruchen können. In solchen Situationen müssen sie nicht von ihrem Urlaubsanspruch Gebrauch machen. Das Arbeitsrecht sieht Sonderurlaub vor, wenn Mitarbeiter aufgrund von Ausnahmesituationen nicht in der Lage sind, ihre arbeitsvertraglich geschuldete Leistung in der geforderten Qualität zu erbringen. Der Arbeitgeber erhält während des Sonderurlaubs den vollen Lohn. Der Sonderurlaub wird zusätzlich zum Jahresurlaub gewährt.

Für Sonderurlaub gibt es verschiedene Gründe: 

• eigene Hochzeit
• Hochzeit der Kinder
• Hochzeit oder Hochzeitsjubiläum der Eltern
• Geburt eines Kindes
• Todesfall oder Beerdigung von nahen Angehörigen
• Verkehrsunfall, der vom Arbeitnehmer nicht selbst verschuldet wurde
• Wohnungseinbruch oder Wohnungsbrand 
• zwingende ärztliche Behandlung, die nicht außerhalb der Arbeitszeit möglich ist
• Umzug

Wie viele Tage Sonderurlaub gewährt werden, hängt von der jeweiligen Situation ab. 

Der Arbeitgeber ist verpflichtet, Sonderurlaub zu gewähren, wenn im Arbeitsvertrag, in der Betriebsvereinbarung oder im Tarifvertrag entsprechende Regelungen getroffen wurden. Der Arbeitgeber hat gegenüber dem Mitarbeiter die Fürsorgepflicht.

Verweigert der Arbeitgeber den Sonderurlaub, kann sich der Mitarbeiter auf Paragraf 616 Satz 1 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) berufen. Dort ist geregelt, dass der Arbeitnehmer Anspruch auf Vergütung hat, wenn er aus einem von ihm nicht verschuldeten Grund an der Erbringung seiner Dienstleistung gehindert wird. 

Ein Mitarbeiter sollte jedoch keinen Sonderurlaub ohne Rücksprache mit dem Arbeitgeber nehmen. Das kann ein Grund für eine Abmahnung sein.