Zehn Fragen zur Multi-Moment-Analyse (MMA)

Warum sollte man sich mit der MMA beschäftigen, was bringt's und welchen Nutzen kann man daraus ziehen? Wie funktioniert die MMA, welche Voraussetzungen sind notwendig und welche Randbedingungen sollte man beachten? Wer sind die Beteiligten an einer MMA, wer sollte einbezogen werden, welche Wechselwirkungen gibt es und wie sieht der Einstieg aus?

Zehn Fragen zur Multi-Moment-Analyse (MMA)

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1. Frage: Was sind Auslöser, sich mit der Multi-Moment-Analyse zu beschäftigen?

Ein Punkt zum Beispiel kann sein, ein Wechsel in der Führungsrolle? Das heißt, dass ich in eine neue Position reinkomme, damit, dafür dann den Arbeitsbereich, meinen Verantwortungsbereich kennenlernen möchte, da ist 'ne Multi-Moment-Analyse, die MMA eine gute Gelegenheit, weil dadurch ein Grundverständnis entsteht und meinen Verantwortungsbereich für wertschöpfende und eben nicht wertschöpfende Tätigkeiten, was ich unter Umständen von außen, unbedarft möchte ich es mal nennen, mal eben gar nicht zu erkennen kann, wenn ich aber eben strukturiert hinschaue, immer wieder hinschaue, zu unterschiedlichen Zeiten hinschaue, dann werd ich da was erkennen.

In den gleichen Zusammenhang, beziehungsweise auch davon losgelöst von dem Einstieg in die neue Position, kann die Multi-Moment-Analyse eine sehr gute Basis für Investitionsentscheidungen sein oder eben halt an Hand von Erkenntnissen, die ich da habe auch Verbesserungsinitiativen.

2. Frage: Was bringt mir die Multi-Moment-Analyse?

Mit der MMA kann ich mit sehr einfachen Mitteln sehen, für welche Aktivitäten eben wertschöpfend, nicht wertschöpfend, Mitarbeiter ihre Arbeitszeit verwenden und im Unterschied zu einer klassischen Zeitaufnahme, wo ich die ganze Zeit hinguck', muss ich halt bei der Multi-Moment -Analyse nur stichprobenartig hinschauen. Das heißt, ich habe einen deutlich geringeren Zeitaufwand durch, indem ich durch statistische Effekte trotzdem eine sehr zuverlässige Aussage bekomme.

Ich muss da eben diese statistischen Randbedingungen beachten. Das heißt, ich kann nicht einfach loslegen, sondern ich muss mir mal paar Gedanken im Vorfeld machen. Die Multi-Moment-Analyse kann dann eben anhand von der Auswertung der Ausgangspunkt für Verbesserungen sein.

3. Frage: Welchen Nutzen kann ich aus einer Multi-Moment-Analyse ziehen?

Wie ich schon gesagt habe, in den letzten Frage die Multi-Moment-Analyse ist deutlich deutlich weniger zeitaufwendig wie eine Zeitaufnahme, Zeitstudie, so Aspekte wie MTM , REFA-Aufnahmen.

Ich kann aber mit sehr viel einfacher Methoden trotzdem Zeitfresser erkennen. Ich kann Verschwendungen in den Tätigkeiten erkennen, wo Mitarbeiter einfach auch durch den Kontext dazu gezwungen werden, diese Zeit zu verschwenden, möglicherweise Dinge, die sie selber sogar nicht direkt wahrnehmen. Ich erkenne Engpässe, ich erkenne Schwächen in den Arbeitsprozessen.

Ganz wichtig eben auch im Nutzen ist, ich habe hier nicht diese Verfälschung wie durch Selbstaufschreibung, ich hab keine Subjektivität drin.

Ich werde jetzt selber nicht unterbrochen in meiner Tätigkeit durch die Selbstaufschreibung, sondern sie wird eben von außen gemacht.

Trotzdem lässt sich kombinieren und dann eben auch wieder dieser Aspekt, dass es viel weniger Aufwand ist, weil es nun kurzes im Sinne von Moment, ein kurzer Moment ist der Aufnahme.

4. Frage: Wie funktioniert eine Multi-Moment-Analyse?

Die Multi-Moment-Analyse sind im Grunde acht Schritte, die sich in drei große Teile festlegen. Ich brauch 'ne Vorbereitung, ich brauch 'ne Durchführung, ich mach' 'ne Durchführung und ich hab' dann in der Folge die Auswertung.

Zur Vorbereitung gehört, dass ich mir überhaupt erst mal am Anfang Gedanken mache, was ist denn das Ziel meiner Multi-Moment-Analyse? Was habe ich für Ablaufarten, das heißt, das muss ich mir festlegen, das muss ich aufschreiben, das sollte ich dann auch beschreiben mittels der Erfassungsbögen.

Ich muss mir definitiv einen Rundgangsplan machen, ich muss mir in dem Zusammenhang dann auch den Beobachtungsumfang anschauen, damit diese statistischen Effekte eintreten können, darf ich zum Beispiel nicht immer zum gleichen Zeitpunkt hinschauen? Ich muss mir also da gezielt eine Zufälligkeit, auch wenn es paradox wirkt, ich muss mir gezielt eine Zufälligkeit einbauen.

Im zweiten großen Teil mache ich dann die Durchführung, da mach' ich die Beobachtung. Gegebenenfalls, wenn es ein etwas längerer Zeitraum sein sollte, dann kann ich sogar Zwischenauswertungen machen, um anhand von den Zwischenauswertungen dann eventuell Veränderungen vorzunehmen im restlichen Ablauf, um weitere Beobachtungen zu ergänzen.

Im dritten Teil, in der Auswerung dann schaue ich mir an Hand der vorbestimmten Kriterien an, wie sich meine Ablaufarten über die Zeit hinweg verteilen, wo ich Schwerpunkte habe, wie sich im Prinzip die Zeit, die Arbeitszeit auf die einzelnen Tätigkeiten oder eben halt auch Verwendungsarten verteilt.

5. Frage: Welche Voraussetzungen sind wichtig für eine Multi-Moment-Analyse?

Ich brauche auf jeden Fall einen Überblick, ein Gesamtverständnis für den Prozess, für den Gesamtprozess, den ich mir anschaue. Ich muss mir dann eine Liste der zu beobachtenden Arbeitsplätze zu machen, der Betriebsmittel die da eingesetzt werden. Sei es, dass Maschinen sind, dass Werkzeuge sind. Ich muss mir natürlich dann in dem Zusammenhang auch anschauen, was hab ich überhaupt für Ablaufarten. Weil das sind die Punkte, die ich dann stichprobenartig in der Multi-Moment-Analyse mir anschaue, dort dann analysiere.

Damit ich diese Zufälligkeit erreiche, das hatte ich schon erwähnt, diese dieses Paradoxen durch 'ne gesteuerte, gezielte Zufälligkeit. Ich brauche das, ich muss mir dann einen Plan machen, weil sonst wird das nicht passieren, sonst wird es unbewusste Muster geben, die dann eben es verhindern, dass ich über statistische Effekte wirklich eine zuverlässige Aussage durch einzelne Stichproben bekomme.

6. Frage: Welche Randbedingungen sind zu beachten?

Ganz entscheidend ist hier, dass ich die Mitarbeiter informiere, dass ich Ihnen den Zweck darstelle, dass es um eine anonymisierte Erfassung geht, warum ich es mache, was der Hintergrund ist? Es muss definitiv 'ne transparente Kommunikation dann im Anschluss der Ergebnisse geben. Wenn sich daraus Maßnahmen ableiten, gegebenenfalls, wenn ich die vorher schon geplant habe, beziehungsweise mir vorher ein Spektrum überlegt habe, muss ich das auch hinterher transparent kommunizieren. Zum Thema Betriebsrat werde ich nachher noch was sagen. Auch hier ist es ganz entscheidend, den im Vorfeld mit ins Boot zu nehmen, wie so schön sagt, den im Vorfeld zu informieren, das kann eben im Zweifelsfall, und lieber hier etwas mehr tun als zu wenig, das kann unter Umständen auch zustimmungspflichtig sein.

7. Frage: Wer sind die Beteiligten, wer muss alles einbezogen werden?

Das schließt sich im Grunde, wiederholt sich auch mit der letzten Frage schon, definitiv natürlich die betroffenen Mitarbeiter, gegebenenfalls auch die beteiligten Personen, will heißen die Personen, die die Aufnahme machen, nicht nur also die Mitarbeiter. Aufnahme machen kann natürlich die Führungskraft in dem Kontext kann, aber auch jemand anderes sein möglicherweise jemand aus der Qualitätssicherung, Mitarbeiter, die hier schon Erfahrungen haben.

Wie ich das vorhin schon gesagt habe, definitiv der Betriebsrat ist einzubeziehen, dass hier überhaupt nicht der Eindruck entsteht, dass es um eine verdeckte, personenbezogene Leistungserfassung geht. Es wird aber natürlich eben hingeguckt, was machen einzelne Personen? Die Ablaufarten bezieht sich auch immer auf Menschen, aber durch die anonymisierte Erfassung soll es darf es nie darum gehen, hier verdeckt die Leistungserfassung zu machen, was ja dann definitiv ein Thema ist, wo ich es ohne Betriebsrat nie machen sollte.

8. Frage: Welche Wechselwirkungen mit anderen Lean-Methoden, mit anderen Lean-Werkzeugen gibt?

Weil ich hier mir anschaue, wie die Tätigkei sich in Wertschöpfung und gegebenenfalls Verwendungsarten aufteilen, muss ich mir natürlich Gedanken machen, was sind mögliche Verwendungsarten, idealerweise das eben schon in meine Erfassungsbögen mitreinnehmen.

Was habe ich für Ablaufarten, inwieweit sind sie wertschöpfend, inwieweit sind sie unterstützend, inwieweit sind sie halt notwendig, aber eigentlich dann andererseits überflüssig oder zu minimieren?

Ein interessantes Werkzeug in dem Kontext, sei es vorher, sei es nachher, kann eine kennzahlenbasierte Prozessanalyse sein. Dass ich also entweder im Vorfeld eine Prozessanalyse mache, das heißt, mir mit den Beteiligten gemeinsam anschaue, wie sieht mein Prozess aus?

Hier mal noch am Anfang hypothetisch, mir anschaue, was sind vermutliche Kennzahlen. Und das dann eben mit einer Multi-Moment-Analyse zur untermauern, zu festzuhalten, ob ich mit dieser, eben doch am Anfang eher theoretischen Analyse, das auch wirklich bestätigt bekomme und aus den Erkenntnissen dann natürlich mit klassischen Werkzeugen, dann weiter vorgehen kann, um mir zu überlegen, ja, wenn ich hier unnötige Tätigkeiten habe, wie kann ich sie vermeiden, wie kann ich sie gegebenenfalls minimieren oder durch andere wertschöpfende Tätigkeiten ersetzen?

9. Frage: Wie sieht der Einstieg in die Multi-Moment-Analyse aus?

Ich muss wie bei den allermeisten Werkzeugen mir am Anfang überhaupt erst mal Gedanken machen, was für Ziele habe ich denn, was will ich damit erreichen, gegebenenfalls was will ich für Entscheidungen im Anschluss treffen?

Das war eine Sache, die ich am Anfang gesagt habe, die Multi-Moment-Analyse kann eine Entscheidungsgrundlage sein, investiere ich in diese Sache, investiere in die andere Sache. Damit ich das mit Daten belegen kann, mache ich eine Multi-Moment-Analyse.

Ganz entscheidend natürlich zum Einstieg ist es die Mitarbeiter, die betroffenen Beteiligten zu informieren, um was geht es hier, wie lange wird es gehen, was passiert im Detail innerhalb der Aufnahme, was passiert im Anschluss.

In der Vorbereitung muss ich, wie ich schon gesagt habe, muss ich mir Gedanken machen, was sind die zu erfassenden Daten, speziell eben, was sind die zu erfassenden Ablaufarten?

10. Frage: Wo kann man sich weiter über die Multi-Moment-Analyse informieren?

Es gibt, finde ich, einen sehr schönen Wikipedia-Artikel darüber. Den Link findet man dann auf der letzten Folie. Es gibt auch zur Unterstützung einige Smartphone-Apps, indem man nach MA sucht, nach anderen Stichworten. Hier sind zahlreiche, je nachdem was jemand für eine Basis, für eine Smartphone-Basis nutzt, iOS oder Android, möchte ich da gar nicht weitere Dinge erwähnen.

Es gibt auch eine Website bei mir, wo noch Informationen zu Multi Moment Analyse enthalten sind, nochmal ein bisschen was zum warum, wie es funktioniert, was gemacht wird?

Zusammenfassend ist die Multi-Moment-Analyse ein Werkzeug, 'ne Methode, um in Prozessen belegt zu analysieren, was hab ich für Tätigkeiten, wo hab' ich Wertschöpfung, wo habe ich gegebenenfalls keine Wertschöpfung? Wo hab' ich Verwendungsarten drin. Das auf eine sehr strukturierte Art und Weise auf, aber 'ne sehr wenig aufwendige Weise über einen längeren Zeitraum hinweg, dadurch mit statistischen Mitteln gut zu erfassen, wie teilen sich die Ablaufarten in meinen Prozessen auf?