Kaizen 2 go 259 : Optimierte Impfprozesse

Fragestellungen aus der Unterhaltung mit Andreas Syska: Was war Ihr Auslöser, sich mit dem Thema Impfprozesse zu beschäftigen? Wie hat der Ausgangszustand ausgesehen? Was waren die offensichtlichen und versteckten Optimierungspotenziale? Wie hat Ihre Vorgehensweise ausgesehen mit den relevanten Personen ins Gespräch zu kommen? Was war deren erste Reaktion? Wie sind Sie dann konkret vorgegangen? Wie haben sich die Beteiligten vor Ort verhalten, gab es Vorbehalte? Was waren die Ergebnisse bisher? Wo stecken noch Potenziale drin, selbst wenn Neuss heute als schnellste Impfzentrum Deutschlands gilt? Die erzielten Ergebnisse sind ja auch auf eine gewisse mediale Resonanz gestoßen. Haben sich daraus Gelegenheiten zum Transfer in andere Impfzentren ergeben? Was lässt sich aus den gemachten Erfahrungen in andere Szenarien übertragen?

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Das Transkript der Episode ist hier verfügbar.

Kaizen 2 go 259 : Optimierte Impfprozesse

KI-generierte Zusammenfassung des Transkripts

In dieser Episode spricht Götz Müller mit Andreas Syska über die Erfahrungen, Herausforderungen und Erkenntnisse aus der praktischen Optimierung von Impfprozessen während der Pandemie. Andreas Syska, Produktionsingenieur und Professor für Produktionsmanagement, schildert, wie er ursprünglich auf das Thema aufmerksam wurde und warum er sich entschloss, seine Expertise einzubringen. Als Impfzentren aufgebaut wurden, erkannte er Parallelen zur Betriebsorganisation und sah Verbesserungspotenzial. Die veröffentlichten Konzepte erschienen ihm solide, aber in einigen Punkten unrealistisch. Vor allem die angenommene Zeitspanne von fünf Minuten pro Impfung irritierte ihn, da die eigentliche Impfung nur Sekunden dauert. So bot er seine Unterstützung an, traf jedoch zunächst überwiegend auf Ablehnung oder Nicht-Reaktion. Erst nach mehreren Anläufen und dank eines engagierten Landrats erhielt er Zugang zu einem Impfzentrum im Rhein-Kreis Neuss.

Dort fand Andreas Syska eine grundsätzlich gut strukturierte Anlage vor, errichtet in einer Sporthalle mit klarer Flussorientierung und acht Impflinien. Der gesamte Prozess – vom Eintritt über Temperaturkontrolle und Identitätsprüfung bis zur medizinischen Registrierung, Impfung und anschließendem Wartebereich – war logisch aufgebaut. Aus der erhöhten Perspektive der Galerie war der Ablauf wie in einer Produktionshalle gut zu beobachten. Diese Transparenz erleichterte die Analyse von Engpässen, Wartezeiten und Abläufen erheblich.

Sehr schnell zeigte sich ein zentraler Engpass: die medizinische Registrierung. Die dort nötigen administrativen Schritte variierten stark in ihrer Dauer und führten zu langen Wartezeiten. Gleichzeitig war klar erkennbar, dass Impfpersonal in den Kabinen teilweise Leerlauf hatte, weil der Nachschub an zu impfenden Personen stockte. Während die Impfung selbst hochstandardisiert und äußerst stabil ablief, streuten die administrativen Zeiten massiv. Dies bestätigte Andreas Syska in Videoanalysen und Zeitaufnahmen. Er betont, dass die Stabilität des Impfprozesses das Ergebnis langfristiger medizinischer Standards sei, während die organisatorischen Abläufe im Impfzentrum erst in kurzer Zeit geschaffen wurden.

Die Reaktionen der Mitarbeitenden waren gemischt. Die organisatorische Leitung des Impfzentrums war erleichtert über die Unterstützung, da sie im operativen Tagesgeschäft kaum Kapazitäten für Verbesserungen hatte. Auf medizinischer Seite herrschte dagegen Skepsis, insbesondere wegen der Sorge, medizinische Verantwortung könne mit Prozessoptimierung kollidieren. Dennoch war klar, dass die größten Reserven nicht in der medizinischen Tätigkeit selbst lagen, sondern im administrativen Vorfeld.

Um die Varianz und die Wartezeiten zu reduzieren, führte Andreas Syska gemeinsam mit den Verantwortlichen eine Clearingstelle ein. Dort wurden Unterlagen bereits vor dem Eintritt in den Hauptprozess geprüft und, falls nötig, ergänzt. Dieser einfache Schritt sorgte für einen deutlichen Rückgang an Nacharbeit und entlastete die Registrierung. Außerdem wurden Prozesse zur Sortierung und Nummerierung der Unterlagen eingeführt, was Such- und Ordnungsaufwand minimierte. Auch technische Verbesserungen wie das Bereitstellen von Kopiergeräten direkt an den relevanten Stationen reduzierten Laufwege und Zeitverluste.

Ein weiterer Effekt der praktischen Mitarbeit im Prozess bestand darin, dass Andreas Syska die emotionale Lage der Impfwilligen unmittelbar erlebte. Viele waren verunsichert oder ängstlich, auch aufgrund medialer Berichterstattung. Fehlerhafte oder unvollständige Unterlagen, die teilweise außerhalb des Impfzentrums entstanden waren, verstärkten Stress und Wartezeiten zusätzlich. Die parallelen Eindrücke aus warmen Frühlingstagen oder eisigem Wetter verdeutlichten, wie eng organisatorische Qualität und menschliche Belastung miteinander verknüpft waren.

Ein besonderes Problem der Flussorientierung lag darin, dass die einzelnen Linien durch Kabinenwände voneinander getrennt waren und freie Kapazitäten nicht sichtbar wurden. Durch gezielte Umverteilung des Personals in den Querbereich zwischen den Linien konnten Mitarbeitende diese Blindstellen schließen und Personen aktiv dorthin lotsen, wo gerade freie Impfkabinen verfügbar waren. Dadurch entstand ein dynamischerer Ablauf, der die Flusslogik unterstützte, ohne die Struktur zu verändern.

Im Verlauf der Optimierungen zeigte sich, dass viele Verbesserungen durch einfache, gut durchdachte organisatorische Maßnahmen erreichbar waren. Die Kombination aus direkter Beobachtung, Mitarbeit im Prozess und systematischer Analyse ermöglichte es, deutliche Effizienzgewinne zu erzielen, ohne medizinische Standards anzutasten. Die Episode verdeutlicht, wie übertragbar Prinzipien aus der Produktionsorganisation auf öffentliche Dienstleistungen sind und welchen Unterschied es macht, wenn Praktiker wie Andreas Syska bereit sind, Verantwortung zu übernehmen und vorhandene Strukturen kritisch, aber konstruktiv zu hinterfragen.

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