Lean Coffee

Lean Coffee ist ein strukturiertes Meeting-Format, ohne zuvor festgelegte Agenda und definierte Zielsetzung, jedoch mit fester Dauer. Die Teilnahme ist freiwillig je nach Interessenlage der eingeladenen Teilnehmenden, es gibt keine Verpflichtung zur Teilnahme am Meeting.

Die Struktur während des Meetings wird mit visueller Hilfe in Form eines Whiteboards, einer freien Wand, eines Flipcharts realisiert, die tabellenartig in drei Spalten eingeteilt wird. Die Spaltenüberschriften können nach prozesshafter Logik „zu diskutieren – in Diskussion – diskutiert“, „Thema – in Bearbeitung – erledigt“, o.ä. lauten.

Es gibt eine Koordinations- und Moderatorenrolle (in Personalunion), die nicht wechselt. Fragen und Themen werden vom/von der Koordinator*in-Moderator*in gesammelt, notiert und ggfs. von jedem Beitragenden erklärt und Hintergründe oder eigene Intentionen genannt. Die Priorisierung erfolgt im Anschluss nach Punktevergabe (je nach Gruppengröße auch andere Signale). Alle Themen kommen in die erste Spalte (die mit der höchsten Priorität ganz oben, dann absteigend). Alle Themen werden jeweils mit einer eigenen aber gleichen Timebox (Zeitdauer), z.B. 5 -10 min pro Thema und dann nacheinander abgearbeitet/diskutiert.

Sobald ein Thema besprochen wird, verschiebt der/dem Moderatorin die jeweilige Notiz/Karte in die mittlere Spalte. Ab dann läuft das Timeboxing. Sollte die Zeit nicht ausreichen, entscheiden die Teilnehmenden nach Zeitablauf, ob das Thema in einem weiteren Zeitslot weiter diskutiert werden soll oder nicht. Wenn es ausdiskutiert ist, wird die Notiz/Karte in die „erledigt/diskutiert“-Spalte verschoben.

Nach Ablauf der Gesamtzeit entscheiden die Teilnehmenden, ob noch offene Themen (üblicherweise gelingt es nicht, alle genannten Themen innerhalb der Meeting-Zeit zu besprechen) ins nächste Meeting mitgenommen werden oder nicht.

Die Entscheidungsmethoden bei Lean Coffee sollten im Vorfeld definiert werden – mögliche Entscheidungsformate sind: einfache Mehrheitsentscheidung, Veto-Entscheidung.

Lean Coffee ist ein Format, welches den Lean Thinking Prinzipien (Wissensaustausch, Eigenverantwortung, individuellem Lernen) nahesteht und gerne im agilen Kontext verwendet wird. Es wurde 2009 in Seattle, USA, von zwei Agile Coaches (J. Bensen, J. Lightsmith) erstmals öffentlich realisiert, mit dem Wunsch eine entspannte Atmosphäre – ähnlich wie in einem Coffee Shop - für regelmäßige Treffen herzustellen.

Vorteile von Lean Coffee:

• wenig organisatorischer Aufwand
• einfaches, schnell verständliches Format
• Kürze und Regelmäßigkeit