RPA: Chancen und Gefahren vor dem Hintergrund des Lean-Ansatzes

Robotergestützte Prozessautomatisierung, kurz RPA, ist eine bei Unternehmen weltweit zusehends beliebtere Technologie zur Hebung von Prozesseffizienzen. So wurde der laut Forrester Wave gegenwärtig profilierteste RPA-Anbieter, UiPath unlängst als größtes europäisches Startup ausgewiesen.

RPA an einem praktischen Beispiel erläutert

Grundsätzlich lassen sich mit RPA wiederholende Prozessschritte sowie alle Mausklicks und Tastatureingaben automatisieren. Dafür verarbeitet sowie überträgt ein sogenannter Robot Informationen aus verschiedenen Quellen und imitiert die Klicks eines Menschens.

Ein Klassiker ist die automatisierte Erstellung monatlich anfallender statistischer Reports. Diese erstellt eine Fachkraft und verbringt dabei oftmals mehr als einen Arbeitstag. Händisch werden aus verschiedenen Datei-Quellen wie beispielsweise Excel- Dateien Informationen übertragen, zusammengeführt und entsprechende Diagramme erstellt. Ein fehleranfälliger Prozess, der - einschließlich des Uploads in ein Webportal - mit RPA durchschnittlich innerhalb einer Woche automatisierbar ist.

Indem sie repetitive Prozesse automatisieren, machen Unternehmen - was wegen der Fehlervermeidung wörtlich verstehbar ist - die Dinge richtig. Sprich: sie sind effizient. Der Gedanke der Effizienzsteigerung ist auch zentrales - wenngleich nicht ausschließliches Anliegen “leaner” Prozesse. Dies führt zu der Frage, in welchem Verhältnis lean und RPA eigentlich zueinander stehen?

Zum Verhältnis von Lean und RPA

Zunächst identifizieren die Fachabteilungen erste einfache Prozesse, deren Automatisierung schnell den Mehrwert von RPA verdeutlicht. Doch sind unter diesen Prozesse nur solche zu verstehen, die bereits im Sinne von lean optimiert sind? Nein. Vielmehr werden Prozesse oftmals ungeachtet der Frage, wie lean sie sind, automatisiert. Die wesentlich zeitaufwendigere Analyse und Verschlankung von Prozessen geschieht erst danach. Dementsprechend orientiert sich die RPA-Technologie am Ergebnis der Prozess-Automatisierung.

Der ein oder andere Vertreter des lean-Ansatzes schreckt hier womöglich auf. Sind bereits geleistete Vorarbeiten in Sachen lean in Gefahr? Ganz falsch ist diese Befürchtung nicht, denn RPA wird zu Chaos führen, sofern Unternehmen Prozesse willkürlich automatisieren.

Darum ist die Einführung robotergestützter Prozessautomatisierung an klare Ziele zu koppeln. Möchte ich damit beispielsweise Kapazitäten im Back-Office einsparen? Oder Mitarbeiter von zeitraubenden repetitiven Aufgaben befreien? Oder Prozesse mit vielen direkten Touchpoints zum Kunden automatisiert durchführen?

Anschließend folgen Fragen der Prozessreife, die hervorragend mit Lean-Methoden beantwortbar sind. Ob allerdings erst eine umfassende Optimierung des Prozesses stattfinden muss, oder zuerst eine Automatisierung, muss fallabhängig entschieden werden.

Wirtschaftliche Chancen und kommunikative Fallstricke von RPA

Unabhängig vom jeweiligen Ziel wird der Software-Roboter zum virtuellen Mitarbeiter der Organisation. Die damit verbundenen wirtschaftlichen Vorteile durch eingesparte Ressourcen oder eine geringere Fehlerquote sind attraktive Faktoren. Gerade in Zeiten Corona-bedingter Sparprogramme.

Um gegenwärtig die Existenz zu sichern, fahren Unternehmen einerseits ihre Kapazitäten herunter und schicken Mitarbeiter in die Kurzarbeit ins Home Office. Auf der anderen Seite bleibt das Ziel einer positiven Kundenerfahrung bestehen. Diesen Gegensatz aus verminderter Mitarbeiterverfügbarkeit und dem Anspruch einer gleichbleibenden Kundenerfahrung kann RPA überwinden helfen.

EIne erfolgreiche RPA-Nutzung ist insbesondere von den Mitarbeitern abhängig, die von eben dieser profitieren. Gerade weil die meisten Mitarbeiter neugierig sind, sind sie im Zuge einer RPA-Einführung abzuholen.

Hier helfen beispielsweise Sensibilisierungs-Workshops, um den Mitarbeitern die Funktionsweise sowie die Grenzen von RPA direkt zu veranschaulichen. Letzteres bedeutet, dass kreative Tätigkeiten weiterhin im Hoheitsgebiet menschlicher Arbeitskräfte verbleiben. Zudem sind Mitarbeiter von der Führungsebene aktiv dazu einzuladen, anhand der ausgelobten RPA-Strategie erste automatisierbare Prozesse zu identifizieren. Dafür benötigen die Mitarbeiter organisatorische Freiräume zum gegenseitigen Wissensaustausch und entsprechende zeitliche Kapazitäten. Dies muss - ebenso wie die interne Kommunikation der RPA-Ziele und -Strategie - explizit seitens der Geschäftsleitung vorangetrieben werden.

Fazit

Für die Mitarbeiter - egal wie sie zu lean stehen - ist RPA eine weiteres Werkzeug für eine wettbewerbsfähig Organisation. Darum ist es trotz denkbarer Konflikte wenig zielführend bei Lean und RPA eine “Entweder-oder”-Denkhaltung einzunehmen. Vielmehr zeigen die ersten lebendigen Dialoge in der Lean-Community, dass RPA erfolgreich in den Lean-Baukasten integrierbar ist.

Die Autoren Malte Horstmann und Patrik Walter arbeiten für das Digitalisierungsunternehmen OMM Solutions GmbH, welche mit Hilfe von RPA bereits die Prozesse zahlreicher Organisationen erfolgreich automatisiert hat. Gerne können Sie sich bei Interesse an RPA-Workshops oder der gemeinsamen Automatisierung Ihrer individuellen Prozessen mit RPA an die OMM-Experten wenden (https://www.tech-automation.eu/).