Arbeitszeiterfassung: Mehr als nur Stundenzählen

Wer arbeitet, möchte auch angemessen bezahlt werden. Jedoch zahlen Arbeitgeber nur das, was auch wirklich gearbeitet wurde. Dank der Arbeitszeiterfassung ist genau das möglich, denn sie dokumentiert, wie lange ein Arbeitnehmer gearbeitet hat, ob er Überstunden gemacht hat und wie lange seine Pause andauerte. Praktisch gesehen sichern sich sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber durch die Erfassung der Arbeitszeiten ab und erlangen eine bessere Kontrolle. Doch hiermit hängt weitaus mehr zusammen als nur das regelmäßige Aufschreiben von Arbeitsbeginn und Arbeitsende, denn Arbeitszeiten sind auch gesetzlich geregelt. Sämtliche Einzelheiten hierzu sollen nachfolgend zusammengefasst werden.

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Wie ist die gesetzliche Arbeitszeit geregelt?

Die tägliche Arbeitszeit unterliegt gesetzlichen Regelungen, deren Details sich innerhalb des Arbeitszeitgesetzes (ArgZG) befinden. Neben Bestimmungen zu den Pausenzeiten sind auch die Regelungen zu Höchstarbeitszeiten in ihm enthalten, sowie Vorgaben zusammengefasst, wie mit Überstunden verfahren werden soll.

Innerhalb Paragraf 3 des Arbeitszeitgesetzes wird vorgeschrieben, dass Arbeitnehmer täglich nicht mehr als acht Arbeitsstunden verzeichnen dürfen. Eine Mehrarbeit ist auf zehn Stunden limitiert und auch nur dann, wenn diese binnen eines halben Jahres wieder ausgeglichen werden können. Arbeitnehmer sollten daher das ganze Jahr über auf nicht mehr als durchschnittlich acht Arbeitsstunden täglich kommen.

Ebenso besteht die Pflicht, Pausen einzuhalten. Die gesetzliche Regelung greift nach sechs Stunden Arbeitszeit, der Arbeitnehmer darf eine Pause mit der Länge von bis zu 30 Minuten einhalten. Kommt er auf neun Arbeitsstunden, stehen ihm sogar 45 Minuten Pause zu.

Gut zu wissen: Überstunden werden nicht immer "abgefeiert", um sie auszugleichen. Ebenso ist unter gewissen Bedingungen eine finanzielle Entlohnung möglich. Die Details hierzu sind in Paragraf 3 des Arbeitszeitgesetzes zu finden.

Wie muss meine Arbeitszeit erfasst werden?

Die Erfassung der Arbeitszeit kann unterschiedlich erfolgen, enthält jedoch stets dieselben Parameter. So muss in der Arbeitszeiterfassung stets enthalten sein:

• Arbeitsbeginn und -ende
• Umfang der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit
• Pausenanfang und -ende
• Mehrarbeit und Überstunden

Zur Arbeitszeit gehören übrigens auch die Zeitabschnitte, die ein Mitarbeiter beispielsweise im Homeoffice verbracht hat. Dienstgänge und eine aktive Rufbereitschaft können ebenso als solche gezählt werden.

Wie genau die Erfassung der Arbeitszeit abläuft (ob technisch oder manuell) hängt damit zusammen, in welchem Betrieb der Arbeitnehmer beschäftigt ist und wie viele Mitarbeiter dieser aufweist. Fakt ist jedoch, dass bei der Erfassung stets darauf zu achten ist, dass sie manipulationssicher, vollständig und verlässlich erfolgt.

Wann wird Arbeitszeiterfassung Pflicht?

Mit der am 13. September 2022 eingeführten Regelung des Bundesarbeitsgerichts wurde beschlossen, dass sämtliche Arbeitszeiten grundsätzlich zu erfassen sind und dass jeder Betrieb die geleisteten Stunden seiner Mitarbeiter verzeichnen muss.

Gut zu wissen: Die einzige Ausnahme besteht, wenn der jeweilige Betrieb weniger als zehn Mitarbeiter aufweist.

Arbeitgeber sind dazu verpflichtet, ihren Mitarbeitern eine elektronische Zeiterfassung zur Verfügung zu stellen. Das bedeutet, dass Arbeitnehmer ihre Arbeitszeiten per Software, App oder Terminal elektronisch erfassen müssen. Für welche Variante der Arbeitgeber sich entscheidet, bleibt augenblicklich noch ihm überlassen. Es ist jedoch davon auszugehen, dass die gesetzlich verpflichtende Bereitstellung eines entsprechendes Systems früher oder später umgesetzt wird.

Innerhalb von Betrieben mit weniger als zehn Mitarbeitern ist es unterdessen nach wie vor erlaubt, Stundenzettel auch manuell zu erstellen und anschließend zur Abrechnung an den Arbeitgeber zurückzugeben. Dabei ist es unerheblich, ob eine vorbereitete und ausgedruckte Tabelle vom Arbeitnehmer ausgefüllt wird oder er dies über eine im Computer abgespeicherte Excel-Tabelle erledigt, die anschließend nur noch auszudrucken ist.

Neben dieser Vorgabe herrschen jedoch weitere Ausnahmeregelungen für Arbeitnehmer in bestimmten Positionen. So sind die Folgenden von der Arbeitszeiterfassung ausgenommen:

• Leitende Angestellte
• Selbstständige und freie Mitarbeiter

Eine weitere Ausnahme besteht, wenn Arbeitgeber und Arbeitnehmer im Rahmen eines Tarifvertrags bestimmte Sonderregelungen vereinbaren. Diese müssen jedoch schlüssig sein und den Unterlass der Arbeitszeiterfassung rechtfertigen. Derartige Vorgehensweisen kommen beispielsweise zur Anwendung, wenn die Arbeitszeit des Arbeitnehmers eine besonders hohe Flexibilität erfordert oder er nur über einen gewissen Zeitraum für das Unternehmen tätig ist.

Was passiert, wenn keine Arbeitszeit erfasst wird?

Arbeitgeber sind verpflichtet, die Daten der Arbeitszeiterfassung über einen Zeitraum von mindestens zwei Jahren aufzubewahren. Die gesetzliche Grundlage hierfür findet sich sowohl im Paragrafen 16, Absatz 2 des Arbeitszeitgesetzes, sowie im Paragrafen 17 des Mindestlohngesetzes wieder.

Daneben trägt der Arbeitgeber sämtliche Verantwortung, sollte es zu keiner Form der Arbeitszeiterfassung kommen, obwohl diese gesetzlich vorgegeben ist. Erfolgt durch die diversen Behörden eine Kontrolle, drohen ihm bei unterlassener Arbeitszeiterfassung erhebliche Bußgelder. So sind die folgenden Behörden dazu berechtigt, die Erfassung zu kontrollieren:

• Gewerbeaufsichtsamt
• Arbeitsschutzbehörde
• Hauptzollamt
• Deutsche Rentenversicherung

Die eventuell folgenden Sanktionen umfassen nicht nur ein Bußgeld von bis zu 30.000 Euro, sondern dem Arbeitgeber drohen etwaige Nachzahlungen, wie beispielsweise bei Überstunden oder einem nicht eingehaltenen Mindestlohn. Ferner verliert er bei möglichen gerichtlichen Auseinandersetzungen das Vertrauen zu eben jenen Behörden, die zukünftig vielleicht etwas genauer hinsehen.

Generell ist eine Arbeitszeiterfassung für Arbeitgeber immer empfehlenswert, um eine lückenlose Dokumentation zu gewährleisten und bei Kontrollen keinerlei Nachteile zu erhalten. Insgesamt bietet das System schließlich nicht nur Arbeitgebern eine gewisse Sicherheit, sondern auch Arbeitnehmern, womit sie eigentlich unerlässlich sein sollte.