Controlling ist immer, was der Controller daraus macht

Dieser Beitrag fragt nach der Bedeutung von Kennzahlensystemen im Personalcontrolling und warum der Job eines Personalcontrollers kein Schreibtischjob sein kann.

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Zur Einstimmung möchte ich mit einem kurzen Auszug aus dem Buch „Glennkill: Ein Schafskrimi“ (2005) von Leonie Swann beginnen.
In einem lesenswerten Krimi schreibt die Autorin auf Seite 83 …

Sir Ritchfield beschloss, die Schafe zu zählen. Es war eine langwierige Prozedur. Sir Ritchfield konnte nur bis zehn zählen, und auch das nicht immer. Die Schafe mussten sich also in kleinen Gruppen zusammenstellen. Es gab Streitereien, weil Schafe behaupteten, noch nicht gezählt worden zu sein, während Ritchfield behauptete, er hätte sie schon gezählt. Alle Schafe hatten Angst davor, beim Zählen vergessen zu werden und dann vielleicht zu verschwinden. Manche versuchten, sich heimlich in andere Grüppchen zu stehlen, um doppelt gezählt zu werden. Sicher war sicher.
Ritchfield blökte und schnaubte, und schließlich kamen sie zu dem Ergebnis, dass insgesamt 34 Schafe auf der Weide waren. Dann sahen sie sich ratlos an. Erst jetzt wurde ihnen klar, dass sie überhaupt nicht wussten, wie viele Schafe eigentlich auf der Weide hätten sein müssen. Die mühsam gewonnene Zahl war völlig wertlos für sie. Es war sehr enttäuschend. Sie hatten gehofft, dass sie sich nach dem Zählen sicherer fühlen würden. George war immer so zufrieden gewesen, wenn er sie fertig gezählt hatte.

Was die Schafe erleben, durchleben auch immer wieder Personen in Organisationen. Man selbst und die erbrachte Leistung sollen nicht übersehen werden, damit man nicht verschwindet. Sowie sich anschließend die Frage stellt, was bedeuten die mühsam gewonnen Zahlen und Nummern überhaupt.

Zunächst ist eine Zahl eine Zahl. Spannend ist aber, dass weder ihr Zustandekommen noch ihre Verwendung neutral sind.

Die Verwendung hängt nämlich immer von der Interpretation der Zahlen ab bzw. welche Interessensgruppe sich mit ihrer Sichtweise durchsetzen kann. Zum Beispiel wie wird der errechnete Humankapitalwert eines Profit Center interpretiert und welche Schlüsse werden daraus gezogen. Aufbau, Abbau oder Umbau?

Daneben ist das Zustandekommen der Kennzahlen ebenfalls politisch. Was als wichtig und damit beachtenswert gilt, wird in einem machtvollen interessengeleiteten Prozess festgelegt. Wenn die Kennzahlen die Welt also greifbar und handhabbar machen, indem sie die Komplexität reduzieren, tun sie dies anhand von zuvor festgelegten Kriterien, die das Bild, welches sie zeigen, bestimmen.

Aber nicht nur Kennzahlen reduzieren beständig die Komplexität der Welt, sondern wir alle tun dies permanent. Nach Robert Cooper und John Law (1995) tun wir dies, um überhaupt handlungsfähig zu sein und nehmen in Kauf, nicht alles zu wissen.

Mit jedem Wort, das wir sprechen, konstruieren wir aktiv unsere Umwelt. Wir stellen unsere Sicht der Welt dar und reduzieren sie dabei auf die Elemente, die wir als „wichtig“ erachten. Besonders unsere westlichen Sprachen tendieren nach Robert Chia (1995) dazu, da sie im Satzgefüge eine Subjekt-Verb-Objekt Beziehung herstellen und damit einen Rahmen schaffen.

„Jemand tut dies mit jenem, um zu erreichen, dass etwas geschieht.“

Wir konstruieren somit aktiv mit unserer Sprache die Welt und damit eine Repräsentation von ihr. Wenn Vorgesetzte Beurteilungen von Mitarbeitern erstellen. Erstellen sie ebenfalls Konstruktionen der Mitarbeiter. Die Beurteilung enthält, was der Vorgesetzte als relevant erachtet und wie stark seiner Meinung nach dies beim Mitarbeiter ausgeprägt ist. Im Extremen teilen sie die Belegschaft damit in Topperformer und Underachiever ein. Die Repräsentationen von Menschen begleiten uns damit ständig, ob als Kennzahl oder als Beurteilungsergebnis. Wichtig ist meiner Meinung nach, dass uns dies bewusst ist, da je nach Repräsentation unterschiedliche Assoziationen „mitgeliefert“ werden.

Was kann man nun daraus für die Personalsteuerung bzw. das Personalcontrolling mit Kennzahlen ableiten?

Der Beruf des Personalcontrollers ist kein „einfacher“ Lese- und Schreibtischjob. Es sollte immer eine Reflexion zwischen den erhobenen Kennzahlen und der repräsentierten Person, Abteilung, etc. stattfinden. Die Kennzahlen können und sollen auf Problematiken hinweisen, aber nicht automatisch das weitere Vorgehen diktieren. Für die Steuerung bedeutet dies, dass Kennzahlen zur Orientierung und als Kommunikationsinstrument dienen können und sollen. Die Verantwortlichen sollten sich aber einer unhinterfragten Linearität widersetzen, die lediglich ein Befolgen von Regeln vorsieht.

Vergleichbar ist dies mit einer Autofahrt. Wir würden nur sehr ungern auf die Kennzahl der Geschwindigkeitsanzeige im Auto verzichten. Sie ist eine wichtige Information. Wir würden aber kaum aufgrund einer Kennzahl alleine unser Auto fahren. Vielmehr schauen wir durch die Frontscheibe sowie den Spiegel, um uns selbst ein Bild zu machen und wer verantwortungsbewusst fährt, leitet davon einen vernünftigen Fahrstil ab.