Vorgaben, Standards und Routinen – warum?

In letzter Zeit gibt es auf der Leanbase Fachleute, die der Meinung sind, Standards sind hinderlich - nach dem Motto "jedes Problem muss individuell bearbeitet werden".  Dogmatische Vorgehensweisen sind nicht hilfreich, zugleich braucht man im Unternehmen Standards, die auch konsequent gelebt werden. Warum? - siehe unten. Auszug 14 aus meinem Buch "Produktionssystem, Fertigungssteuerung, Toyota und Kata - durch Konsequenz zur Exzellenz".

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„Geringes Wissen, das tatkräftig angewendet wird, 
ist unendlich mehr wert als großes Wissen das brachliegt.“
Khalil Gibran

Ja, Sinnfragen können nicht aus Methoden abgeleitet werden. Und ja, Lean-Methoden unreflektiert auf das Unternehmen zu übertragen ist zu einfach gedacht. Trotzdem sind gerade Standards die Basis, um die Kultur in der Produktion zu verändern. Nur mit Schulungen erreicht man das nicht.

In der konsequenten Anwendung und Weiterentwicklung von Standards und Routinen kann die Effizienz merklich erhöht werden, denn Standards

• erleichtern die Verständlichkeit,
• verbessern die Kommunikation und die Zusammenarbeit,
• beinhalten die Erfahrung und das Wissen des Unternehmens,
• bieten erprobte Lösungen und Wege an,
• Standards befreien vom Nachdenken über Routinetätigkeiten,
• stellen Überprüfungsroutinen dar,
• fokussieren auf das Wichtige.
• Visuelle Standards helfen zur Überprüfung der Einhaltung.
• Wo keine Vorgaben sind, kann im Grunde nichts verbessert werden. 
   

Es gilt zwar, dass ein Chef nicht alles vorgeben sollte, weil dies Kreativität und Eigeninitiative tötet, aber es ist einfach nicht effizient, wenn jeder das Rad neu erfindet. Sagen Sie deshalb am Anfang, was Sie erwarten und nicht beim Auftreten von Problemen, was Sie nicht möchten.

Sobald Mitarbeiter oder Gruppen ähnliche Dinge tun, ist es förderlich, gleiches gleich zu machen. Je mehr Personen dies betrifft, umso mehr lohnt es sich, Zeit dafür zu investieren, Abläufe zu durchdenken, zu planen, zu optimieren und am Ende zu standardisieren. Um neue Lösungen zu vereinheitlichen, brauchen Sie im ersten Schritt zwar jeweils mehr Zeit. Dieser zusätzliche  Aufwand für Planung/Prävention ist gut investiert, denn Sie vermeiden, dass ein Mitarbeiter jedes mal wieder „Lehrgeld“ bezahlt. 
Verbindliche Formen in der Arbeitsausführung ermöglichen dem Management erreichte Verbesserungen zu stabilisieren, d.h. nicht wieder auf das ursprünglich schlechtere Niveau zurück zu fallen. Die Voraussetzung ist, dass sich jeder Mitarbeiter an die Regeln zu halten hat. 
Ob, Sie Ausnahmen zulassen, sollten Sie sich deshalb vorher gut überlegen. Abweichungen vom Standard lassen Sie im Zweifelsfall nicht zu – zumindest nicht pauschal. Genau deshalb ist es wichtig, zu kommunizieren, ob ein Standard eine Handlungsanleitung darstellt oder ob er konsequent angewendet werden muss. 
 
Es darf bei den Mitarbeitern nie heißen, „ich arbeite nach meinem eigenen System, denn nach Anweisung funktioniert es nicht“. Mitarbeiter sollten konsequent nach den Regeln arbeiten (können). 
Abweichungen vom Standard sind zu vermeiden, außer sie sind der erste Schritt zu einem verbesserten Standard, d.h. entweder führen Änderungen in der Arbeitsweise zukünftig zur einer Änderung in der Arbeitsanleitung oder andere Voraussetzungen sind zu erfüllen, z.B. Änderungen am Produkt, an der Maschine, etc. .
 

Kommentare

Andreas Kopp, am 26. Januar 2025 um 18:18 Uhr

Ich gebe Ihnen Recht: für wiederkehrende Arbeiten und Tätigkeiten sind Standards wichtig. Neben den von Ihnen genannten Argumenten ist als eines der wichtigsten "das Sicherstellen von gleichbleibender Qualität des Arbeitsergebnisses" anzuführen.
Und ja, die Einhaltung der Standards, oder besser: ein Soll-Ist-Abgleich muss regelmäßig erfolgen.

Was jedoch Entscheidendes fehlt, ist eine regelmäßige Überprüfung des Standards selbst! Und das ist es, was in den meisten Unternehmen vernachlässigt, oder gar ignoriert wird!
Einerseits ändern sich Anforderungen an Ergebnis und Qualität, andererseits stehen immer neue Hilfsmitten für die Ausführung zur Verfügung.

Nur wenn wir auch die Standards kontinuierlich verbessern und vorwärts treiben UND gleichzeitig deren Einhaltung sicherstellen, macht das Ganze Sinn!

So machts übrigens auch Toyota 😉

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