Warum Kanban für Führungskräfte einen Unterschied macht

Ständige Veränderung ist für Unternehmen zur Normalität geworden und stellt Führungskräfte vor ganz neue Herausforderungen. Eine zentrale Frage ist dabei, wie sich Unternehmen so organisieren können, dass diese schnell auf neue Anforderungen reagieren können, ohne dabei an Effizienz zu verlieren.

Ein möglicher Hebel hierbei ist Kanban. Aber: Welchen Unterschied kann die Nutzung von Kanban bei der Unternehmenssteuerung machen?

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Was bedeutet Flow im Alltagsgebrauch?

“Flow” beschreibt einen Zustand, in dem Arbeit ununterbrochen und reibungslos abläuft. Dieser Begriff wird in vielen Bereichen verwendet. Im Alltag erleben wir Flow, wenn wir vollständig in einer Aufgabe aufgehen, wie bei der Arbeit, beim Sport oder bei Hobbys. In diesem Zustand fühlen wir uns oft besonders produktiv, weil Anstrengung und Ergebnis perfekt ausbalanciert sind.

Lean und Kanban: Effizienz durch kontinuierliche Verbesserung

In der Geschäftswelt hat der Begriff “Flow” eine speziellere Bedeutung, insbesondere im Zusammenhang mit Lean und Kanban.

Lean Management, das ursprünglich aus der Automobilproduktion kommt, versucht Verschwendung zu reduzieren, also nicht-wertschöpfende Prozess-Schritte zu eliminieren. – Seien es unnötige Wartezeiten, überflüssige Arbeitsschritte oder überfüllte Lager. Kanban, eine Methode des Lean Managements, visualisiert den Arbeitsfluss und hilft damit u.a., Engpässe zu erkennen. Diese Transparenz erleichtert eine kontinuierliche Prozess-Verbesserung, beispielsweise durch die Limitierung von Work in Progress (WIP). Durch diese so genannten “WIP-Limits” verhindert Kanban, dass zu viele Aufgaben gleichzeitig begonnen werden. Wodurch unmittelbar der Fokus auf die Aktivitäten gefördert wird, an denen gerade aktiv gearbeitet wird. – Dies wiederum führt dazu, dass diese Arbeit schneller durch das System fließt, also schneller fertig wird.

Sowohl Lean als auch Kanban helfen, Arbeitsabläufe so zu gestalten, dass der Wertstrom von der Idee zur Auslieferung möglichst reibungslos funktioniert und kontinuierliche Verbesserung unterstützt wird.

Value Stream und Value Chain: Ein kurzer Überblick

Ein Wertstrom (Value Stream) umfasst alle Schritte, die nötig sind, um ein Produkt oder eine Dienstleistung von der Idee bis zur Auslieferung zu bringen. Das ist ähnlich wie die Wertschöpfungskette (Value Chain), die die Reihenfolge von Aktivitäten beschreibt, durch die ein Unternehmen Wert schafft. Beide Konzepte betonen, wie wichtig es ist, den Fluss von Anfang bis Ende zu verbessern, um Effizienz und Nutzen für den Kunden zu maximieren. Indem man den gesamten Prozess betrachtet, vermeidet man lokale Optimierungen und verbessert die Lieferfähigkeit des Unternehmens insgesamt.

Konzepte und Messungen aus der Serienproduktion

In der Produktion wurden Methoden entwickelt, um den Flow zu messen und zu verbessern. Begriffe wie Durchsatz, Zykluszeit und WIP (Work in Progress) sind wichtig, um die Effizienz der Produktionsprozesse zu verstehen. Diese Konzepte können auch auf die Wissensarbeit angewendet werden. Allerdings sind hier einige Anpassungen notwendig, da die Arbeit weniger vorhersehbar und oft komplexer ist.

Perfekter Flow: Realität oder Wunschdenken?

“Perfekter Flow” bedeutet, dass Arbeit reibungslos von einer Phase zur nächsten übergeht, ohne Verzögerungen oder Unterbrechungen. In der Massenproduktion ist dies erreichbar, weil die Prozesse standardisiert und wiederholbar sind. In der Wissensarbeit, wie im Buch “Projekt Phoenix” beschrieben, ist perfekter Flow schwerer zu erreichen, weil kreative und geistige Aufgaben oft unvorhersehbare Elemente enthalten. Trotzdem können Führungskräfte durch die Anwendung von Lean- und Kanban-Prinzipien große Verbesserungen erzielen.

Kanban als Schlüssel zur Unternehmenskoordination

Kanban bietet eine flexible und visuelle Methode, um den Flow auf allen Ebenen einer Organisation zu koordinieren. Durch die Visualisierung von Aufgaben und Engpässen können Führungskräfte schnell auf Probleme und Risiken reagieren und notwendige Anpassungen vornehmen. Das führt zu einer effizienteren Arbeitsweise. Außerdem sorgt Kanban für mehr Transparenz und bessere Kommunikation innerhalb des Unternehmens.

Auch SAFe® (Scaled Agile Network), das sich als systematischer Ansatz zur Skalierung agiler Praktiken auf Unternehmensebene versteht, nutzt Kanban als Werkzeug zur Unternehmenssteuerung, beispielsweise für das Portfolio Management.

Warum Kanban für Führungskräfte einen Unterschied macht

Durch die Anwendung von Kanban zur Unternehmenskoordination ist es zum einen möglich, aktive und anstehende Vorhaben besser zu visualisieren und dadurch bessere Entscheidungen zu treffen. Eine dieser Entscheidungen kann bspw. sein, dem Kanban-Gedanken folgend, Sachen fertig zu machen, bevor neue begonnen werden. Dadurch wird der Work in Progress minimiert und Flow gefördert, was zu reibungsloserer und schnellerer Lieferung führt. Die Lieferfähigkeit von Unternehmen kann hierdurch deutlich erhöht werden.

Flow verbessert aber nicht nur die Effizienz, sondern auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter und die Qualität der Arbeit. Wenn Führungskräfte den Flow in ihren Wertströmen optimieren, können sie die Anpassungsfähigkeit und Widerstandsfähigkeit ihrer Organisation stärken. Dies ist besonders in unsicheren Zeiten wie diesen sehr wertvoll.