Lieferfähigkeit gezielt verbessern durch Flow

In der modernen Geschäftswelt stehen Führungskräfte ständig vor der Herausforderung, die Lieferfähigkeit ihrer Organisationen zu verbessern. Während der Begriff “Flow” in vielen Kontexten bereits eingeführt wurde, möchten wir in diesem Artikel tiefer in die praktischen Aspekte eintauchen. Insbesondere geht es darum, wie Flow-Beschleuniger innerhalb von Teamstrukturen und Organisationen eingesetzt werden können, um deren Effizienz zu steigern.

• 3

Warum Flow wichtig ist

Flow beschreibt den optimalen Zustand, in dem Arbeit reibungslos und effizient durch ein System fließt, ohne unnötige Unterbrechungen. Für Führungskräfte bedeutet dies, dass Teams und Organisationen schneller und zuverlässiger liefern, was wiederum die Wettbewerbsfähigkeit erhöht. Dinge wie “verstopfte Bahnen” sind dem Fluss absolut hinderlich.

Flow-Beschleuniger: Ein Überblick

Das Scaled Agile Framework (SAFe®) beschreibt beispielsweise verschiedene Flow-Beschleuniger, die alle auch unabhängig von SAFe® nutzbar sind. Diese Techniken sind darauf ausgerichtet, Hindernisse zu identifizieren und zu beseitigen, um den Flow in der Organisation zu verbessern. Diese Techniken können in allen Ebenen von Kanban-Systemen eingesetzt werden. Lasst uns einige der wichtigsten Flow-Beschleuniger genauer betrachten.

1. Arbeit sichtbar machen und parallele Arbeit begrenzen

Die Visualisierung und Begrenzung von Work in Progress (WIP) sind zentrale Praktiken, um den Flow zu verbessern. Führungskräfte sollten daher:

• Arbeitsprozesse visualisieren: Verwendet Kanban-Bords oder ähnliche Tools, um den Fortschritt von Aufgaben sichtbar zu machen.
• WIP begrenzen: Setzt klare Grenzen für die Anzahl der gleichzeitig bearbeiteten Aufgaben, um Überlastung zu vermeiden und den Fokus zu erhöhen. Auf höheren Ebenen, beispielsweise auf Portfolio Ebene, begrenzt die Zahl der Vorhaben, damit die Teams sich stärker fokussieren können.

2. Engpässe identifizieren und angehen

Engpässe (Bottlenecks) sind die größten Feinde eines reibungslosen Flows. Um diese zu bekämpfen, sollten Führungskräfte:

• Kontinuierlich den Fluss monitoren: Verwendet Metriken und Visualisierungen, um Bottlenecks frühzeitig zu erkennen und zu beheben.
• Ressourcen anpassen: Stellt sicher, dass Engpässe durch Umverteilung von Ressourcen oder Prozessanpassungen behoben werden.

3. Übergaben und Abhängigkeiten reduzieren

Übergaben und Abhängigkeiten zwischen Teams können den Flow erheblich verlangsamen. Führungskräfte sollten daher:

• Interdisziplinäre Teams fördern: Stellt sicher, dass Teams über die notwendigen Fähigkeiten verfügen, um Aufgaben unabhängig zu erledigen.
• Klare Kommunikationswege etablieren: Reduziert Missverständnisse und Verzögerungen durch effiziente Kommunikationsstrukturen.

4. Fokussierte Arbeitszeit optimieren

Die „Time in the Zone“ bezieht sich auf die Zeit, in der Teams und Einzelpersonen ungestört und produktiv arbeiten können. Um diese zu maximieren, sollten Führungskräfte deshalb:

• Ablenkungen minimieren: Sorgt für eine Umgebung, in der Teams fokussiert arbeiten können.
• Arbeitsblöcke einführen: Implementiert Zeitblöcke, in denen Teams ohne Unterbrechungen arbeiten können, und die für Meetings von außen geblockt sind.

5. Richtlinien und Praktiken überarbeiten

Um den Flow zu verbessern, ist es hilfreich, Richtlinien und Praktiken regelmäßig zu überprüfen und anzupassen. Dies umfasst folgende Aktivitäten:

• Feedback-Schleifen etablieren: Fördert eine Kultur des kontinuierlichen Lernens und der Anpassung.
• Prozesse vereinfachen: Beseitigt unnötige Komplexität und Bürokratie.

6. “Fail fast, fail early” – kurze, schnelle Lernzyklen etablieren

Um schnell zu lernen ist es notwendig, schnell Feedback zu bekommen. Folgende Aktivitäten können dabei helfen:

• Durchfluss beschleunigen: Etabliert kleine Chargen, entwickelt inkrementell.
• Die Länge von Queues optimieren: Räumt eure Queues auf.
• Schnell Feedback bekommen: Etabliert kurze Feedback-Schleifen und lernt schnell.

Der Überblick über die Verwendung der (8) Flow-Beschleuniger in SAFe® finden sich hier.

Flow beschleunigen – aber wo beginnen?

Vor der Beschleunigung des Flows bedarf es der Identifizierung des Flows. Die Value Stream Analyse (VSA) ist ein mächtiges Werkzeug, um genau hier zu unterstützen: Den Fluss der Arbeit zu verstehen und sichtbar zu machen sowie erste Engpässe zu identifizieren. Sie hilft zudem, Wertschöpfung und Verschwendung zu identifizieren, den Prozess zu visualisieren und damit den Grundstein für weitere Optimierung des gesamten Wertstroms zu legen.

Wertstrom- und Team-Strukturen Workshop

Ein Wertstrom und Team-Strukturen Workshop (in SAFe® Value Stream & ART Identification Workshop) ist der erste Schritt, um eure Organisation auf die Reise der Flow-Optimierung zu bringen. In diesen Workshops lernen Führungskräfte und Teams, wie sie Wertströme und Team-Cluster (in SAFe® Agile Release Trains oder ARTs benannt) identifizieren und strukturieren können, um maximale Effizienz und Effektivität zu erreichen. Auch ohne die Nutzung von SAFe® sind Value Stream (Identification) Workshops der erste Schritt in diese Richtung.

Fazit

Die Implementierung von Flow-Beschleunigern in Ihrer Organisation kann die Lieferfähigkeit erheblich verbessern. Durch die Visualisierung und Begrenzung von WIP, das Identifizieren und Beseitigen von Bottlenecks, die Reduktion von Übergaben und Abhängigkeiten, die Optimierung der „Time in the Zone“, das Überarbeiten von Richtlinien und Praktiken sowie das Fördern von schnellem Feedback können Führungskräfte sicherstellen, dass ihre Teams effizient und produktiv arbeiten. Ein erster empfehlenswerter Start in diese Richtung ist ein Wertstrom und Team-Strukturen Workshop.