Projektmanagement: So werden Projekte fortan zum Erfolg

Projektmanagement: So werden Projekte fortan zum Erfolg

Klassische Projektarbeit nach dem Wasserfallprinzip ist aus vielerlei Gründen heutzutage nur noch im Einzelfall sinnvoll. Wie ein modernes Projektmanagement aussehen kann, zeigt dieser Beitrag.

#leanmagazin
am 28. 07. 2021 um 04:30 Uhr in LeanMagazin von Anne M. Schüller


In etablierten Organisationen sind Projekte vielfach verpönt, weil diese zusätzlich zur Linienarbeit zu erledigen sind. Nicht selten werden Mitarbeiter einem Projekt einfach zugewiesen, sie sind also unfreiwillig dabei, was extrem kontraproduktiv ist. Zudem werden Projekte oft auch dann noch aufrechterhalten und weiterbetrieben, wenn sich ihre Nutzlosigkeit längst gezeigt hat.

Manchmal werden Projekte trotz Nützlichkeit von einem neuen Chef ganz allein aus dem Grund gestoppt, weil sie vom Vorgänger stammen. Einfach so. Egal, wie teuer das wird. Weil er die Macht dazu hat. Oder Lieblingsprojekte einzelner Manager werden vorrangig behandelt, obwohl ihr Sinn höchst zweifelhaft ist. Schließlich dauert das übliche Vorgehen meist viel zu lang.

Die alte und die neue Projektarbeit

Klassische Projekte, die nach dem Wasserfallprinzip mehrstufig vorgeplant und dann sequenziell abgearbeitet werden, sind bei Routineprozessen ohne Anpassungsbedarf nach wie vor sinnvoll. In allen anderen Fällen passt eine solche Herangehensweise nicht mehr, weil sich fortan die Umstände schneller verändern als jemals zuvor.

Ausufernde Genehmigungsverfahren und langatmige Zwischenbescheide verursachen erhebliche Wartezeiten. Die ständig angesetzten Absprachen und die Übergaben von einem Fachbereich zum nächsten erzeugen Missverständnisse und Reibungsverluste. Ist das Ergebnis endlich da, ist es veraltet. Oder die Konkurrenz war viel schneller.

Hingegen liegt dort, wo mit agilen Methoden gearbeitet wird, ein Projekt von Anfang bis Ende in den Händen eines interdisziplinär zusammengesetzten Teams. Das Ergebnis wird eigenverantwortlich in iterativen Schritten mithilfe von Kundenfeedbacks entwickelt. So ist man zu deutlich geringeren Kosten deutlich schneller am Markt, die Produktqualität ist besser und die Kundenzufriedenheit steigt.

Eigeninitiative, Offenheit, Freiwilligkeit

In der neuen Projektarbeit werden Innovationsideen in Projektmärkten organisiert. Das heißt, sie kommen auf eine offen zugängliche Liste und konkurrieren miteinander. Von daher werden nicht zwangsläufig die Projektideen zentraler Instanzen per se favorisiert, sondern solche, die die größten Erfolgsaussichten verheißen, weil sie akute Kundenprobleme lösen und/oder den Weg in die Zukunft bahnen.

Die Mitarbeiter mit entsprechenden Kompetenzen ordnen sich einem geeigneten Projekt zu, so dass eine optimale Besetzung gewährleistet ist. Freiwilligkeit und Interesse am Thema sorgen für zusätzliche Motivation, für selbstgesteuerte Initiativen und erhebliches Engagement. Solche Gruppen professionalisieren sich schnell.

Vielfach bleiben aufeinander eingeschworene Teams auch für Folgeprojekte beisammen. Klassische Projektgruppen hingegen werden jeweils neu zusammengestellt. Durch die hierbei immer wieder zunächst notwendigen Forming- und Storming-Phasen des sich Zusammenraufens verplempert man unnötig Zeit.

Arbeitstools im neuen Projektmanagement

Die Digitalwirtschaft hat bereits Anfang der 2000er Jahre erkannt, dass herkömmliche Methoden und Werkzeuge zu langsam, zu wenig flexibel, ineffektiv und unproduktiv sind und darüber hinaus beim Kunden oft zu suboptimalen Ergebnissen führen. So wurden zügig neue Methoden entwickelt, die ein schlankeres, schnelleres, agileres Vorankommen möglich machen und den Workflow verbessern.

Solche Methoden haben jungen Unternehmen gegenüber den Etablierten deutliche Vorsprünge verschafft. Da sie – zumindest theoretisch - den meisten bekannt sein dürften, will ich die wichtigsten hier nur kurz listen: 

  • Design Thinking,
  • Scrum,
  • Rapid Prototyping,
  • Hackatons,
  • Business Modell Canvas.

Gemeinsam ist diesen agilen Methoden, dass Expertise Vorrang hat vor Hierarchie. Nicht, wer was ist, sondern wer was kann, steht im Fokus. Inhaltliche Kompetenz schlägt Positionsautorität. Das bedeutet: Eine Idee wird nicht deshalb umgesetzt, weil sie vom Chef kommt, sondern weil alle sie für wertvoll halten. Entschieden wird auf horizontaler Ebene, crossfunktional und gemeinsam.

Visualisierung sorgt für mehr Transparenz

Aktivitäten und Projektfortschritte werden zum Beispiel auf Kanban-Boards im ganzen Unternehmen sichtbar gemacht. So wissen jederzeit alle, woran gerade gearbeitet wird. Das Projektcontrolling wird öffentlich und ersetzt die umfänglichen Reportings früherer Zeiten. Gleichzeitig werden Probleme identifiziert, sobald sie auftreten, und können gemeinsam vor dem Board stehend unverzüglich bearbeitet werden. Auf diese Weise lassen sich Durchfluss, Arbeitsqualität und Zielerreichung regelmäßig ajustieren.

Wenn transparent gemacht wird, was zu erledigen ist, was bereits geschafft wurde, was in nächster Zeit ansteht, und wer das macht, dann braucht es keinen Chef mehr, der Aufgaben delegiert, kontrolliert und Feedback von oben herab gibt. Zudem kann man durch offenes Sichtbarmachen dem „Social Loafing“ entgegenwirken, dem Faulenzen in der Gruppe. Das gibt es zum Beispiel beim Tauziehen oder beim Rudern, nicht aber beim Staffellauf, denn dort werden die Zeiten jedes einzelnen Läufers angezeigt.

Die genannten Methoden werden längst in vielen Bereichen erfolgreich eingesetzt. Oft scheitern sie aber immer noch an den Hürden einer zentralen Steuerung, an mangelndem Verständnis und fehlender Unterstützung. Deshalb ist eine entsprechende Organisationsentwicklung elementar. Die nächste Ausbildung zum zertifizierten Orbit-Organisationsentwickler findet vom 16. bis 18. September in München statt.


Kommentare

Bisher hat niemand einen Kommentar hinterlassen.

Kommentar schreiben

Melde Dich an, um einen Kommentar zu hinterlassen.

Teilen

Ähnliche Inhalte

Hier findest Du weitere Inhalte zu dem von Dir gewählten Thema. Bei diesen Vorschlägen handelt es sich um eine Auswahl an Inhalten, welche wir insgesamt für Dich auf der LeanBase zur Verfügung stellen.

Ist das agile Manifesto noch Zeitgemäß?

Ist das agile Manifesto noch Zeitgemäß?

Beitrag im LeanStammtisch Mannheim
am 22. 03. 2021 um 09:31 Uhr

Mitschnitt des Impulsbeitrages von Richard Graf beim LeanStmmatisch Mannheim am 18. März 2021

Change Management ist der Tod.

Change Management ist der Tod.

Beitrag auf LeanPublishing
am 20. 12. 2021 um 04:30 Uhr
Kanal: LeanMagazin

Es lebe die Veränderung! Projekte enden, Veränderungen nicht.

Customer Journey Mapping trifft auf den internen Kunden - die "Kollegen Map"

Customer Journey Mapping trifft auf den internen Kunden - die "Kollegen Map"

Beitrag im LeanStammtisch Düsseldorf
am 11. 06. 2020 um 11:30 Uhr

 Am 4. Juni 2020 fand der erste virtuelle LeanStammtisch Rheinland statt. Neben der Vorstellung der „Kollegen Map“ - Customer Journey Mapping & der interne Kunde - und deren Anwendung bei der ORNUA Deutschland GmbH gab es auch im digitalen Raum Zeit für Austausch unter den 22 Teilnehmern (Zoom-Breakout-Sessions sei Dank!). Wer mich kennt, weiß, dass mir dieser persönliche Austausch sehr...

Schwarzbrennen - die Firma in der Firma

Schwarzbrennen - die Firma in der Firma

Video-Beitrag auf LeanPublishing
am 08. 03. 2018 um 01:00 Uhr
Kanal: LeanMagazin

Wenn sich alle Menschen in unserer Firma nur strikt an die Vorschriften halten, Dienst nach Vorschrift machen, eine Kultur des Gehorsams leben, dann haben diese Firmen auf Dauer wenig...

Tut was Erfolgreiche tun, dann tappt ihr nicht in alte Fallen - Decision Making Management empowers agile People

Tut was Erfolgreiche tun, dann tappt ihr nicht in alte Fallen - Decision Making Management empowers agile People

Beitrag auf LeanPublishing
am 22. 02. 2021 um 04:30 Uhr
Kanal: LeanMagazin

Die Beitragsserie „Decision Making Management (DMM) empowers agile People“ stellt ausführlich dar, wie Menschen befähigt und unterstützt werden. Es geht darum, wie Menschen einen Chance erhalten,...

Modul 2.3: Define Phase

Modul 2.3: Define Phase

LernModul auf LeanOnlineAcademy
200 Punkte, 600 Credits (6,00 €)
Kategorie: Six Sigma White Belt

This video and the following four ones are digging deeping into the five phases of a Six Sigma project as well as the process it consists of. The first phase is all about the understanding the need...

"Wir müssen uns aus der Normalitätstrance befreien." Prof. Dr. Andreas Syska und Jörg Gottschalk über Lean Health

"Wir müssen uns aus der Normalitätstrance befreien." Prof. Dr. Andreas Syska und Jörg Gottschalk über Lean Health

Beitrag im LeanStammtisch Düsseldorf
am 16. 05. 2021 um 13:57 Uhr

Lean Health - inwieweit Toyotas Produktions-Prinzipien das Gesundheitswesen verbessern (können) –mit Prof. Dr. Andreas Syska hatte ich zu diesem Thema einen Vertreter aus der Industrie und mit Jörg Gottschalk einen Experten aus dem Gesundheitssystem eingeladen. Zusammen sind wir der Frage nachgegangen, wie sich die beiden Bereiche befruchten und voneinander lernen können. Über 30...

Total Quality Management: Tipps für die Einführung

Total Quality Management: Tipps für die Einführung

Buch auf LeanBooks
Kategorie: Allgemein

von Thomas Hummel