Zehn Fragen zur Toyota Kata

Warum sollte man sich mit der Toyota Kata beschäftigen, was bringt's und welchen Nutzen kann man daraus ziehen? Wie funktioniert die Toyota Kata, welche Voraussetzungen sind notwendig und welche Randbedingungen sollte man beachten? Wer sind die Beteiligten an der Toyota Kata, wer sollte einbezogen werden, welche Wechselwirkungen gibt es und wie sieht der Einstieg aus?

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Zehn Fragen zur Toyota Kata

Teilautomatisiertes Transkript

1. Frage: Was sind grundsätzliche Auslöser, um sich überhaupt mit der Toyota Kata zu beschäftigen?

Ganz oft ist es so, dass Verbesserungen dem Tagesgeschäft zum Opfer fallen. Wenn, dann sind es Feuerwehraktionen, die auftreten, weil konkrete Probleme da sind, es dann aber oft zu Schnellschüssen kommt. Dass Lösungen gesucht gefunden werden, die aber an der eigentlichen Ursache vorbeigehen, die keinen Bestand haben. Dass Problem lokal gelöst werden auf Kosten anderer.

Ebenso kommt es vor, dass das Engagement von Führungskräften und Mitarbeitern bei den Verbesserungen zu gering ist, um eben diesen Bestand zu sicherzustellen.

Insgesamt fehlt sehr häufig Systematik und Ausrichtung bei den Verbesserungen.

2. Frage: Was bringt mir die Toyota Kata?

Die Toyota Kata ist eine sehr einfache Methodik. Aber wunderbar geeignet zur Lösung komplexer Probleme.

Man kann die Toyota sehr schön mit Scrum vergleichen in dieser Art und Weise auch eine sehr einfache Methode, aber eben geeignet zum Management sehr komplexer Projekte.

Gleichzeitig steht Toyota Kata für ein reproduzierbares Führungsmodell eben im Kontext von Verbesserungsaktivitäten.

Eng verwandt damit ist auch die

3. Frage: Welchen Nutzen habe ich aus der Toyota Kata? Welchen Nutzen kann ich ziehen, wenn ich die Toyota Kata einsetze?

Wie es der Begriff Kata schon sagt, als Routine sorgt der Einsatz dafür, dass ich Gewohnheiten entwickle, in Verbesserung und in der Begleitung, in der Führung von Verbesserungsaktivitäten. Die Führungskraft wird dadurch zum Coach, anhand von einem einfachen Modell, aber auf eine Art und Weise, dass man niemanden erschrecken muss, weil er sagt, jetzt werde ich Coach, muss ich hier was ganz, ganz neues lernen. Es ist ein sehr einfaches Modell durch Fragen, den Lernenden, den Mitarbeiter in der Verbesserung zu begleiten, um unterm Strich dann, und das ist der dahintersteckende Nutzen, um eine lernende Organisation zu schaffen.

4. Frage: Wie funktioniert die Toyota Kata?

Die Toyota Kata besteht aus 2 Elementen, die ihnen angreifen, die miteinander verflochten sind. Das ist zum einen, sonst würde man sich im Lean-Kontext überhaupt nicht damit beschäftigen, die Verbesserungs-Kata, wo es also um eine Routine geht, Verbesserungen zu erreichen und dann begleitend dazu, die Coaching Kata, die Führungsaspekte, in der ich eben die Verbesserungen als Führungskraft, als Coach begleite und meinen Mitarbeiter durch geeignete Fragen unterstütze.

5. Frage: Wie funktioniert die Verbesserungs-Kata?

Die Verbesserungs-Kata besteht aus 4 Schritten.

Im ersten Schritt findet eine Ausrichtung statt, Ausrichtung an den Unternehmenszielen, übergeordneten Zielen, durchaus auch so ein Aspekt wie Unternehmensvision.

Im nächsten Schritt dann immer die Bestimmung des Ist-Zustands, der Ausgangspunkt. Nur dadurch entsteht eine Richtung. Im dritten Schritt dann die Bestimmung des nächsten Ziel-Zustands, des nächsten Ziel-Zustands, nicht die ganze Reise bis zum Endzustand.

Und dann im letzten Schritt, im vierten Schritt, die Experimente, die Verbesserungen auf dem Weg zu diesem nächsten Ziel-Zustand.

6. Frage: Wie funktioniert die Coaching Kata?

Die Coaching Kata besteht aus fünf Fragen und hier sehr praktisch, anhand von so einem kleinen Kärtchen, wird die Frage gestellt, was ist dieser nächste Zielzustand, aus der Verbesserungs-Kata heraus.

Was ist mein aktueller Ist-Zustand. Hier muss man eben berücksichtigen, dass der sich ja sukzessive ändert. Mit jedem weiteren Fortschritt verändert sich auch mein Ist-Zustand.

Dann überlege ich mir, OK, was hab ich für Hindernisse auf dem Weg.

An der Stelle der kleinen Hinweis, wenn ich keine Hindernisse habe, dann ist das ein ganz deutliches Indiz dafür, dass mein nächster Ziel-Zustand zu dicht dran ist, dass also das Brett, das ich hier bohren will, zu kurz ist.

Die vierte Frage ist dann, was ist der nächste Schritt, den ich auf den Zielzustand hin mache. Das sind mehrere Schritte immer. Ich überlege mir gleichzeitig auch, was erwarte ich bei diesem Schritt.

Um das Ganze dann in der fünften Frage abzuschließen, dass ich eben überlege, in welchem Zeithorizont möchte ich diesen nächsten Ziel-Zustand erreichen?

Eingebettet eben ist dann auch eine Reflexion. Das sieht man auch hier auf den Kärtchen, dass man nach dem Zweitens, nach der zweiten Frage reflektiert, was war denn mein letzter Schritt? Was hatte ich denn dort erwartet, auf diesem Schritt, als Ergebnis dieses Schrittes. Was war das eigentliche Resultat?

Und wenn das halt nicht dem entsprochen hat, was ich erwartet habe, dann habe ich zumindest was gelernt.

Ein weiteres wichtiges Element der Coaching Kata ist, dass ich als Führungskraft nicht meine Mitarbeiter bei mir antreten lasse, sondern dass ich vor Ort gehe zum Mitarbeiter, an den Ort des Geschehens und dort am Kata-Board mir anschaue, wie sieht die Entwicklung aus, mir dort berichten lassen, wie sieht Entwicklung aus. Auch das hat dann, Lean-Prinzip, viel mit Respekt gegenüber dem Mitarbeiter zu tun.

Die siebte Frage, die man sich im Kontext der Toyota Kata stellen kann wer sind denn die Beteiligten, wen muss man alles einbeziehen?

Immer wieder kam vor, klar ist der Coach, ist die Führungskraft zusammen mit dem Mitarbeiter.

Alternativ kann man vom Coach auch den Begriff Lehrer verwenden, wobei es hier nicht um das inhaltliche Lehren geht, sondern es geht um das Begleiten des Lehrens und natürlich dann eben den Lernenden.

Man kann sogar, wie im Kontext von Coaching sonst auch, noch eine dritte Person einbeziehen. Beobachter und Coach Coach, der also den Coach selber zu seinem Coaching-Prozess Rückmeldung gibt.

Was die dann machen, die beteiligten Lerner, Coach, Lehrer, dass sie gemeinsame Reflexionsrunden machen, in diesem nennen wir's Kata-Tandem, aber durchaus eben auch die Coaches unter sich austauschen, Erfahrungsaustausch machen, selber reflektieren, was lief denn gut, was lief vielleicht nicht so gut? Wo steckt noch Potential drin? Was geben die anderen da für Rückmeldungen oder aber ganz wichtig als weitere Person, als weitere Rolle, ist eine Art von Sponsor im oberen Management, Sponsor nicht für das einzelne Gespräch, sondern für die Toyota Kata insgesamt. Der dann aber durchaus, weil er selber auch Führungskraft ist, Führungskraft von Führungskräften eben überlegen kann, was trage ich dazu bei, wie coache ich, anhand der Verbesserungs-Kata, der Coaching Kata, wie coache ich meine direkten Mitarbeiter, meine direkt mir zugeordneten Führungskräfte?

8. Frage: Welche Wechselwirkungen mit anderen Lean-Methoden, -Werkzeugen gibt es?

Selbst wenn ich jetzt an der Stelle das Thema Lean nicht auf Methoden und Werkzeuge reduzieren will, kann man trotzdem über die Fragestellung nachdenken.

Die Toyota Kata, speziell die Coaching Kata, lässt sich sehr schön einsetzen a,ls Begleitung für A3 Management, also mit dem A3 Formular Verbesserungsprozess gestalten begleiten.

Sie bildet einen übergeordneten Rahmen zum PDCA-Zyklus. Der also in den Experimenten, in der Verbesserungs-Kata, in der begleitenden Coaching Kata untergeordnet ist.

Und ganz wichtig lässt es sich wunderbar kombinieren mit Shopfloor Management. Da kommt wieder dieser Aspekt rein. Es passiert vor Ort am Shopfloor Board, kann ich einen Teil davon als Kata-Board gestalten und dort der Führungskraft und mir selber die Chance geben, die Verbesserung zu begleiten, nicht alleine darauf zu schauen, sondern noch jemand draufschauen zu lassen.

9. Frage: Wie sieht der Einstieg in die Toyota Kata aus?

Egal, ob man das Thema jetzt zusammen mit Lean generell einführt oder ergänzend zu vorhandenen Lean-Elementen empfiehlt sich immer, es in einem Pilotbereich zu machen. Dort klein anzufangen, klein zu beginnen, die Erwartungen, auch an die Beteiligten vor allen Dingen, nicht zu hoch zu setzen, nicht zu schnell, zu viel auf einmal zu wollen.

Aber auch ausreichend Hintergrundinformationen den Beteiligten zu geben, den Führungskräften wie auch den Mitarbeitern, dass die wissen zumindest eine vage Ahnung am Anfang haben, was auf sie zukommt. Nicht einfach nur dieses Kärtchen austeilen, dann speziell eben die Führungskräfte damit alleinelassen, zu sagen, jetzt macht mal, sondern auch zu verstehen, dass es sich sehr wahrscheinlich um eine ziemlich starke Änderung im persönlichen, auch Führungsverständnis handelt.

10. und letzte Frage: Wo kann man sich weitere Informationen über die Toyota Kata holen?

Der Entwickler, der Toyota Kata, der das Modell aufgestellt hat, hat ein paar schöne Bücher geschrieben. Das ist das erste aus der Reihe: Toyota Kata, logischerweise von Mike Rother. Gibt es auf Deutsch, gibt es auch auf Englisch. Ich persönlich ziehe, wenn möglich, immer die englischen Originale vor, weil man halt vermeidet, dass irgendwo Übersetzungsfehler vielleicht oder Ungenauigkeiten drin sind. Es gibt noch weitere Bücher von Mike Rother.

Auf jeden Fall empfiehlt sich da reinzuschauen, egal ob man jetzt das Deutsche oder das englische Original sich anschaut. Die Titel einzeln sind dann auf der letzten Folie vorhanden.

Soweit die zehn Fragen zur Toyota Kata. Ich kann es ihnen nur ans Herz legen, beschäftigen Sie sich damit. Überlegen Sie, wo Sie selber noch Potenzial in Ihren Verbesserungsprozessen haben? In den Unterstützungsprozessen, auch im Führungsprozess, begleitenden Führungsprozess, schauen Sie rein.

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