Von Lean Production zur Lean Company: Warum die größten Potenziale heute in den administrativen Bereichen liegen

Wie gelingt der Schritt von einer erfolgreichen Lean Production zu einer Lean Company? Dieser Beitrag entstand auf Basis eines Interviews von Judith Fellsches mit Frank Kohler anlässlich seines gemeinsamen Vortrags mit Hans-Jürgen Klingert auf der Veranstaltung „Lean Administration – Praxis trifft Inspiration“. Anhand der Erfahrungen von EBM-Papst wird deutlich, warum Lean längst nicht mehr an der Werkshalle endet und welche Chancen in den administrativen Bereichen liegen.

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Lean Management wird bis heute vor allem mit der Produktion in Verbindung gebracht. Dort sind Verschwendung und Verbesserungspotenziale unmittelbar sichtbar. Material staut sich, Maschinen stehen still oder unnötige Bewegungen verlängern Prozesse. Über Jahrzehnte haben Unternehmen ihre Produktionssysteme konsequent weiterentwickelt und dabei erhebliche Fortschritte erzielt.

Doch genau dieser Erfolg führt heute zu einer neuen Fragestellung: Wo liegen die nächsten Potenziale? Immer häufiger lautet die Antwort: in den administrativen Bereichen.

Während Verschwendung in der Produktion meist offensichtlich ist, bleibt sie in Büros oft verborgen. Sie zeigt sich in langwierigen Abstimmungsschleifen, mehrfach erfassten Informationen, unklaren Verantwortlichkeiten oder Freigaben, die sich über Tage oder Wochen hinziehen. Für sich betrachtet erscheinen diese Vorgänge oft unproblematisch. In ihrer Summe verlängern sie jedoch Prozesse, erschweren die Zusammenarbeit und verzögern Entscheidungen.

Vor dieser Herausforderung stand auch EBM-Papst. Nachdem Lean seit 2013 erfolgreich in den direkten Bereichen etabliert wurde, begann das Unternehmen 2023, den Lean-Gedanken konsequent auf die indirekten Bereiche auszuweiten. Dabei geht es nicht darum, Methoden aus der Produktion einfach auf Büros zu übertragen. Ziel ist vielmehr, den Wertschöpfungsgedanken auf das gesamte Unternehmen auszudehnen.

Auch in den indirekten Bereichen gibt es erhebliches Potenzial und Verschwendung. Dort gilt es, den Blick zu schärfen, diese Potenziale zu identifizieren und zu realisieren. Frank Kohler

Genau darin unterscheidet sich Lean Administration von klassischen Optimierungsprojekten. Im Mittelpunkt stehen nicht einzelne Werkzeuge, sondern die Frage, wie Informationsflüsse, Zusammenarbeit und Entscheidungen so gestaltet werden können, dass sie den internen und externen Kunden einen höheren Nutzen bieten.

Die Erfahrungen zeigen zugleich, dass sich die Prinzipien von Lean zwar nicht ändern, ihre Anwendung jedoch schon. In der Produktion lassen sich Verbesserungen häufig anhand von Beständen, Rüstzeiten oder Ausschuss messen. In administrativen Bereichen sind es dagegen Kommunikation, Transparenz, Regelkommunikation und die Qualität der Zusammenarbeit, die über Effizienz entscheiden.

Deshalb setzt EBM-Papst bewusst auf einen dezentralen Ansatz. Lean wird nicht ausschließlich von einer zentralen Organisationseinheit getragen. Stattdessen werden Lean-Expertinnen und Lean-Experten direkt in den Fachbereichen aufgebaut – im Einkauf, im Personalwesen, im Vertrieb oder im Controlling. Sie kennen die Besonderheiten ihrer Bereiche, sprechen die Sprache ihrer Kolleginnen und Kollegen und begleiten Veränderungen dort, wo die tägliche Arbeit stattfindet.

Ein Vertrieb oder eine Personalabteilung ticken anders als eine Fertigung. Deshalb brauchen wir Lean-Experten, die die Sprache der jeweiligen Fachbereiche sprechen und Veränderungen von innen heraus begleiten.
Frank Kohler

Gerade dieser Ansatz macht deutlich, dass Lean weit mehr ist als eine Sammlung von Methoden. Nachhaltige Verbesserungen entstehen nicht durch zentrale Vorgaben, sondern durch Mitarbeitende, die ihre Prozesse verstehen, Verschwendung erkennen und Veränderungen selbst mitgestalten.

Damit verändert sich auch das Verständnis einer Lean-Organisation. Die Wertschöpfung endet nicht an der Werkshalle. Sie beginnt bereits dort, wo Informationen verarbeitet, Entscheidungen vorbereitet und Zusammenarbeit organisiert werden. Wer Lean konsequent weiterdenkt, entwickelt nicht nur seine Produktion weiter, sondern das gesamte Unternehmen.

Die Erfahrungen von EBM-Papst zeigen eindrucksvoll, dass der Weg von der Lean Production zur Lean Company kein theoretisches Konzept ist, sondern eine logische Weiterentwicklung. Unternehmen, die ihre Produktionsprozesse bereits erfolgreich optimiert haben, finden ihre größten Potenziale heute häufig dort, wo sie lange kaum sichtbar waren: in den administrativen Bereichen.

Der gemeinsame Vortrag von Frank Kohler und Hans-Jürgen Klingert auf der Veranstaltung „Lean Administration – Praxis trifft Inspiration“ verspricht deshalb weit mehr als einen Erfahrungsbericht. Er zeigt anhand konkreter Beispiele, wie der Lean-Gedanke konsequent weiterentwickelt werden kann – von der Produktion hin zu einer Organisation, in der Wertschöpfung in allen Bereichen zum Maßstab wird.

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