Lean Administration - Sehen lernen & Standort bestimmen

Zusammenfassung: 

In dem Modul "Lean Administration" mit Sebastian Reimer lernen Teilnehmende, im Büroumfeld effektiver zu arbeiten, indem sie lernen, "zu sehen" und ihren Standort zu bestimmen. Ziel ist es, klare Handlungsfelder zu identifizieren, an denen gearbeitet werden sollte, um Mehrwert zu schaffen und Verbesserungspotenziale nicht nur aufzuspüren, sondern diese auch messbar zu machen. Durch einen sogenannten Gemba-Rundgang, ein Konzept aus dem Japanischen, das den Ort des Geschehens bezeichnet, werden Teilnehmende angeleitet, direkt am Arbeitsplatz nach Verbesserungsmöglichkeiten zu suchen.

Der Kurs thematisiert die acht Todsünden im Zeitmanagement, wie unklare Terminplanung und ineffiziente E-Mail-Kommunikation, und zeigt auf, wie Arbeitszeit oft durch Routineaufgaben verschwendet wird. Es wird aufgezeigt, dass etwa 36% der Arbeitszeit von Fach- und Führungskräften unproduktiv genutzt wird, was signifikante finanzielle und prozessuale Auswirkungen hat. 

Anhand von Studien, unter anderem vom Fraunhofer Institut, dem EPA und dem Kaizen Institut, wird die Verschwendung am Arbeitsplatz detailliert analysiert. Die Studien zeigen, dass Mitarbeiter einen großen Teil ihrer Arbeitszeit mit Zeittreibern wie dem Warten auf Informationen oder der Teilnahme an ineffizienten Meetings verbringen. Reimer betont die Wichtigkeit, diese Zeitfresser zu identifizieren und messbar zu machen, um sie effektiv angehen zu können.

Der Kurs bietet Techniken zur Identifizierung von Verschwendung und zur Verbesserung der Arbeitsplatzorganisation. Dazu gehört das Experimentieren mit der Arbeitsumgebung, um herauszufinden, was funktioniert und was nicht, und das Anwenden der Lean-Prinzipien, um Prozesse zu optimieren und die Arbeitszeit effizienter zu nutzen. 

Zum Abschluss führt Reimer durch eine Standortbestimmung, bei der Beobachtungen, Auswirkungen und Bewertungen von Arbeitsabläufen dokumentiert werden, um konkrete Verbesserungsmöglichkeiten aufzuzeigen. Dabei werden praktische Beispiele wie zu viele E-Mails, unübersichtliche Ablagen und spontane Besprechungen herangezogen, um zu illustrieren, wie solche Störungen die Produktivität beeinträchtigen können.

Insgesamt zielt das Modul darauf ab, Teilnehmenden die Fähigkeiten zu vermitteln, Verschwendungen zu erkennen, ihre Arbeitsweise zu optimieren und so zu einer effizienteren und wertschöpfenderen Arbeitsumgebung beizutragen.