"Don't change the whole culture, change one meeting at a time."

"Don't change the whole culture, change one meeting at a time."

"Label the change as an experiment. People like experiments but hate change."

Meg Bolger in action on May 5th, 2022, at the LeanStammtisch Rheinland - English Edition - on "Better leadership through great facilitation".


You continuously find yourself organizing meetings and leading trainings. You introduce teams to Lean Management remotely. Navigating those digital gatherings can be challenging at times. Sometimes you can use a little help to better connect with colleagues, to organize higher participation among teams and to have more fun while collaborating with co-workers. Right? That is why I invited Meg Bolger to the LeanStammtisch Rheinland.

am 09. 05. 2022 um 18:58 Uhr

I met Meg through the global Neverdonebefore network, hosted & woven together by the brilliant Myriam Hadness.
 
“As a facilitator, my first responsibility is to the group and my second responsibility is to the content.” Meg Bolger in an interview with Myriam Hadness. 
 
Meg is a true facilitation expert. She is the inventor of the popular faciliator cards and she is the champion of high quality, hands-on facilitation content and very generous with her ideas and all the resources she and her team created. Find out more here: https://www.facilitator.cards
 
The LeanStammtisch Rheinland participants had more than 60 minutes to ask Meg everything around moderating and facilitating great gatherings via the Zoom chat. Imagine a group interview that is how it turned out. Additionally, Meg guided us through some facilitation pitfalls. Great learning experience!

Here are a few questions and Meg’s answers:
 
Could you give us an idea how to keep participants interested and make sure that they stay in contact and concentrated?
How to balance participation without putting off people?
Don’t just ask people to present, make them be present. Let them participate every 5-10 min. Start easy. Let them take part passively at first. For example, set up break-out rooms and let the group discuss a topic and then let someone speak up for the group. “We discussed…” For some participants that makes it easier to find their voice.
Do something unexpected, eg. move closer to the screen.
Also, take notice of what participants do. “I saw Sandra nod. Why did you nod at this statement, Sandra?” Get people talking.
 
Could you share with us some ideas regarding how to "manage" participants in a virtual session talking too much?
"I am going to pause you right there." 
Find one helping sentence that you use when people won't stop talking. Always use the same sentence, like a ritual. That helps.


How to navigate disagreement?
Emotions play a big part in disagreements. There are four stages that you need to go through with a group on your way to handling disagreement:
1.     Emotion: Find out where people are, understand their emotions.
2.     Ideation: Ideas on the table
3.     Clarifying: What kind of resistance exists? Don’t skip this part!
4.     Decision: Now is the time to come to a decision.
 
I also use time-boxing. “We are going into that for 20 minutes.” Disagreement can be bad, so putting an end to it upfront helps people go into it.
You could also ask participants with a clear opinion if they want to be on a hot seat for a while. Let participants with other opinions be curious and ask them: “I am curious why….”
 
One sentence you can ask a group while navigating disagreement: “Did we get more understanding?” Don’t ask for agreement, more understanding is already a big achievement.
Do some fingervoting in between: “Show me your fingers" with 0 fingers being “I feel lost” and 5 fingers mean “I understand everything I need to make a decision.”
 
And make sure everybody understands the difference between the leader of a group and the facilitator. Those are not the same roles! The facilitator will facilitate the meeting, the leader will make the decisions. Don’t mix that up!
 
You want more of Meg’s wisdom? Check out her Instagram account. She offers loads of great content such as videos or sliders: @facilitatorcards
 
And last but not least some voices from participants:
“The enthusiasm was already contagious. And I also picked up a few good tips. Thanks a lot!”
Kai Schubert
 
“Thank you both, Janine & Meg! It was really great again. I took many new ideas and impulses with me. And my favourite was definitely as well "I am going to pause you right there."
Sandra Hake
 
“This was really great and very inspiring. I took down quite a few notes. Thanks to you, Janine Kreienbrink for hosting and thanks to you, Meg Bolger for the great ideas and insights!”
Susanne Heiss
 
“Thanks for being part at my first Lean Stammtisch dear Janine Kreienbrink. Thanks for your professional hosting and the great speaker Meg Bolger”
Anette Stein-Hanusch
 


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