Tod durch Meetings war gestern – Meetings als Kultur-Booster im dynamikrobusten Strategieprozess

Meetings sind in vielen Organisationen zum Schreckgespenst geworden: zu lang, zu unproduktiv, zu ermüdend. Patrick Lencioni brachte es bereits mit dem provokanten Titel seines Buches «Tod durch Meetings» auf den Punkt. Doch anstatt Meetings zu verteufeln, gilt es, ihre wahre Kraft zu erkennen, vor allem für den dynamikrobusten Strategieprozess: Sie sind Orte der Interaktion, Information und Kommunikation und gleichzeitig stark kulturprägend. Richtig konzipiert und umgesetzt tragen sie entscheidend zu Kooperation, Co-Kreation und strategischer Weiterentwicklung bei.

• 3

Vier Meeting-Typen, die eine Organisation lebendig machen

Lencioni beschreibt vier grundlegende Formate, die sich hervorragend in den dynamikrobusten Strategieprozess integrieren lassen:

1. Täglicher Check-In: Kurze Besprechungen von 10–15 Minuten im Stehen. Sie sorgen für Klarheit, Transparenz und schaffen Vertrauen in der täglichen Zusammenarbeit.
2. Taktische Besprechungen: Wöchentliche Meetings (45–90 Minuten), in denen Fortschritte und Prioritäten anhand einer sogenannten One-Page-Scorecard und eines Ampelsystems bewertet werden. Sie sichern die Ausrichtung auf die strategischen Ziele.
3. Situative Themenbesprechungen: Nach Bedarf – typischerweise einmal im Monat – kommen Teams für 2–6 Stunden zusammen, um zentrale Themen wie neue Mitbewerbende, Marktbewegungen oder die Wirkungsanalyse von Massnahmen zu diskutieren.
4. Strategische Weiterentwicklung: Abseits des Alltagsgeschäfts und oft ausserhalb der Organisation werden in diesen Treffen neue Perspektiven entwickelt. Hier geht es um das grosse Ganze und nicht um operative Details.

Diese Struktur stellt sicher, dass jede Art von Thema, von der kurzfristigen Koordination bis hin zur langfristigen Strategieentwicklung, den passenden Raum erhält. Die vier Meeting-Typen von Patrick Lencioni sollten flexibel auf die spezifischen Dynamiken der Organisation abgestimmt und regelmässig überprüft werden, um den dynamikrobusten Strategieprozess wirksam zu unterstützen.

Regeln für agile Meetings

Struktur allein reicht nicht. Damit Meetings tatsächlich wirksam sind, braucht es klare Spielregeln. Diese sind weniger ein starres Korsett als vielmehr ein gemeinsames Commitment zu einem produktiven Miteinander. Dazu gehören:

• keine Smartphones oder Laptops (ausser für eine Demo)
• keine Schuldzuweisungen, sondern Lösungsvorschläge
• ehrliches Feedback und Offenheit für andere Meinungen
• Timeboxing und regelmässige Pausen
• Teilnahme nur von Personen, die einen Beitrag zum Ziel leisten können
• die Vegas-Regel: Was im Raum kritisiert wird, bleibt im Raum.

 
Solche Vereinbarungen helfen, den Fokus zu wahren, und schaffen eine Atmosphäre, in der Zusammenarbeit und Innovation gedeihen können. 

Erfolgsprinzipien im dynamikrobusten Strategieprozess

Meetings sind eingebettet in ein grösseres System, das auf den Prinzipien des dynamikrobusten Strategieprozesses basiert. Entscheidend sind dabei:

• Transparenz: gemeinsamer Überblick über Fortschritte und Anforderungen
• Inspektion: regelmässige Überprüfung, um Abweichungen frühzeitig zu erkennen
• Anpassung: flexible Reaktion auf Veränderungen im Umfeld
• Iteration: Arbeit in Zyklen (Sprints) von zwei bis vier Wochen
• inkrementelle Lieferung: Nach jedem Sprint entsteht ein nutzbares Strategieinkrement.
• Kollaboration: enge Zusammenarbeit zwischen Strategie-Owner, Scrum Master und Team
• Priorisierung: Fokussierung auf die wichtigsten Aufgaben nach WSJF
• Time-Boxing: klare zeitliche Grenzen für alle Events
• kontinuierliche Verbesserung: regelmässige Reflexion und Prozessanpassung
   

Diese Prinzipien machen deutlich: Der Erfolg von Meetings entscheidet sich nicht ausschliesslich in der Agenda, sondern vor allem im Zusammenspiel von Transparenz, Disziplin und Offenheit.

Fazit: Meetings als Kulturtreiber verstehen

Meetings sind mehr als organisatorische Notwendigkeiten und können als Spiegel und Motor der Unternehmenskultur verstanden werden. Werden sie richtig gestaltet, fördern sie Klarheit, Vertrauen und strategische Handlungsfähigkeit. Werden sie jedoch vernachlässigt, drohen Energieverlust, Frustration und Orientierungslosigkeit.
 
Der dynamikrobuste Strategieprozess bietet einen klaren Rahmen, um Meetings neu zu denken: strukturiert, agil und kulturprägend. Wer den eigenen Meeting-Alltag hinterfragen und eine dynamikrobuste Meeting-Kultur etablieren möchte, sollte den nächsten Schritt wagen und mit uns in Kontakt treten. Gemeinsam lassen sich Strukturen und Regeln entwickeln, die Zusammenarbeit stärken und die Organisation widerstandsfähiger machen.
 
In meinem Buch «Der dynamikrobuste Strategieprozess: Strategiearbeit für unsichere Zeiten» erhaltet ihr viele Impulse, wie Unternehmen flexibel bleiben, indem sie dynamische Strategien entwickeln, die sich schnell anpassen lassen.