Kaizen 2 go 381 : Alternative Schichtplanungsprozesse

Fragestellungen aus der Unterhaltung mit Stefan Gerlach: Was sind typische Gründe nach Alternativen bei der Schichtplanung zu suchen? Welche grundsätzlichen Möglichkeiten bestehen dabei? Welche Randbedingungen sollten dabei beachtet werden? Welche Herausforderungen können entstehen? Wie kann man dem im Vorfeld begegnen? Wie sieht ein möglicher Einstieg in das Thema aus? Wer sollte daran beteiligt werden?

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Das Transkript der Episode ist hier verfügbar.

Kaizen 2 go 381 : Alternative Schichtplanungsprozesse

KI-generierte Zusammenfassung des Transkripts

In dieser Episode spricht Götz Müller mit Stefan Gerlach über alternative Schichtplanungsprozesse und die Frage, warum ein Thema, das es seit Jahrzehnten gibt, heute neu gedacht werden muss. Stefan Gerlach bringt dabei seine langjährige Erfahrung aus Forschung und Beratung am Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation ein und erläutert, weshalb klassische Schichtmodelle unter veränderten wirtschaftlichen, gesellschaftlichen und individuellen Rahmenbedingungen an ihre Grenzen stoßen.

Zu Beginn stellt Stefan Gerlach seinen beruflichen Hintergrund vor. Er war über viele Jahrzehnte im Produktionsmanagement tätig und beschäftigte sich intensiv mit schlanken Produktionskonzepten, insbesondere dort, wo Menschen weiterhin eine zentrale Rolle spielen, etwa in der Montage oder in hybriden Produktionssystemen. Aus der Lean-Perspektive heraus rückte für ihn bereits vor rund 15 Jahren eine zentrale Frage in den Fokus: Wie lassen sich Personaleinsatzkonzepte flexibilisieren, ohne die Menschen zu überfordern oder die Wirtschaftlichkeit aus dem Blick zu verlieren. Diese Fragestellung bildet die Grundlage für das Gespräch.

Götz Müller greift auf, dass Schichtarbeit in vielen Branchen selbstverständlich ist, von der Produktion über das Gesundheitswesen bis hin zu Verkehrsbetrieben. Stefan Gerlach erklärt, dass Schichtmodelle grundsätzlich helfen, Belastungen wie Nacht- oder Wochenendarbeit gleichmäßig zu verteilen. Gleichzeitig seien sie aber immer auch eine Zumutung für die Beschäftigten. Dem stünden individuelle Vorteile gegenüber, etwa freie Zeiten, wenn andere arbeiten. Entscheidend sei jedoch, dass die Anforderungen an Flexibilität in den letzten Jahren stark zugenommen haben. Märkte verlangen kürzere Lieferzeiten, höhere Termintreue und eine größere Produktvarianz. Gleichzeitig haben Beschäftigte heute deutlich mehr Wahlmöglichkeiten und achten stärker auf attraktive Arbeitszeiten.

Ein zentrales Argument von Stefan Gerlach ist die enorme Unterschiedlichkeit der Menschen. Frühaufsteher und Nachtmenschen, freizeitorientierte und entgeltorientierte Mitarbeitende, sicherheitsliebende und abwechslungssuchende Persönlichkeiten haben sehr unterschiedliche Erwartungen an Arbeitszeiten. Ein starres Schichtmodell könne diesen Unterschieden kaum gerecht werden. Attraktivität werde damit zu einem entscheidenden Wettbewerbsfaktor für Unternehmen, gerade in Zeiten des Fachkräftemangels.

Im weiteren Verlauf gibt Stefan Gerlach einen Überblick über die Vielfalt bestehender Schichtmodelle. Innerhalb eines Unternehmens existieren häufig mehrere Modelle parallel: klassische Zwei- oder Dreischichtsysteme, Tagschicht in unterstützenden Bereichen, vollkontinuierliche Modelle bei nicht stoppbaren Prozessen oder Sonderlösungen in Dienstleistungs- und Verkehrsbetrieben. Die entscheidende Frage sei nicht, welches Modell „gut“ oder „schlecht“ ist, sondern welches Modell zu den jeweiligen Anforderungen eines Bereichs passt.

Dabei warnt Stefan Gerlach davor, Flexibilitätsinstrumente pauschal zu bewerten. Ob Teilzeit, Minijobs oder variable Arbeitszeiten sinnvoll sind, lasse sich nur im Kontext der konkreten Anforderungen beurteilen. Flexibilität sei kein Selbstzweck, sondern müsse sich aus Marktanforderungen, betrieblichen Notwendigkeiten und den Bedürfnissen der Mitarbeitenden ableiten. Wichtig sei, dass sich die zentralen Akteure im Unternehmen – operative Bereiche, Personalabteilung und Arbeitnehmervertretung – zunächst über diese Anforderungen verständigen.

Ein weiterer Schwerpunkt des Gesprächs liegt auf dem Umgang mit Alternativen. Stefan Gerlach betont, dass es keine perfekte Lösung gibt, die alle Interessen vollständig erfüllt. Stattdessen empfiehlt er, mehrere alternative Modelle zu entwickeln, systematisch zu vergleichen und deren Vor- und Nachteile abzuwägen. Dieser Prozess sei nicht linear und nicht in kurzer Zeit zu bewältigen. Vielmehr brauche es mehrere Workshops, Zeit zum Nachdenken und die Bereitschaft, unterschiedliche Perspektiven ernsthaft zu berücksichtigen.

Götz Müller greift die Gefahr auf, vorschnell eine neue Lösung einzuführen. Stefan Gerlach bestätigt, dass ein „Sprung ins kalte Wasser“ meist scheitert. Erfolgreiche Veränderungen entstehen durch Beteiligung, schrittweises Annähern und gemeinsames Lernen. Auch Fehlschläge seien möglich, etwa in Forschungsprojekten, bei denen radikal neue Ansätze erprobt wurden. Das solle jedoch nicht entmutigen, sondern als Lernchance verstanden werden.

Im Zusammenhang mit Digitalisierung und Schichtplanungssoftware stellt Stefan Gerlach klar, dass technische Lösungen allein keine Flexibilität schaffen. Schichtplanungs-Apps könnten Prozesse effizienter organisieren, ersetzten aber keine passenden Rahmenbedingungen. Entscheidend seien ausreichende personelle Reserven, passende Qualifikationen, ausgewogene Arbeitszeitkonten und ergänzende Personalkonzepte wie Studierendenpools oder erfahrene ehemalige Mitarbeitende. Technik sei das i-Tüpfelchen, nicht die Basis der Lösung.

Zum Abschluss gibt Stefan Gerlach eine klare Empfehlung für den Einstieg ins Thema. Externe Begleitung könne helfen, weil sie Erfahrung, Struktur und Moderation in den Prozess bringt und interne Ressourcen entlastet. Besonders bewährt hätten sich Sensibilisierungsworkshops mit Vertretern aller relevanten Gruppen, um gemeinsam Anforderungen, Defizite und mögliche Lösungsrichtungen zu klären. Götz Müller zieht einen Vergleich zur Einführung eines ERP-Systems und unterstreicht, dass es sich auch bei Schichtmodellen um tiefgreifende, seltene Veränderungen handelt, die sorgfältig vorbereitet werden müssen.

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