Value Stream Mapping einfach gemacht – ein Erfahrungsbericht aus der Praxis

Wie aus gezeichneten Prozessen echte Verbesserungen werden

In vielen Lean-Workshops ist Value Stream Mapping der Startpunkt – doch oft bleibt es beim Post-it. In diesem Erfahrungsbericht zeige ich, wie VSM nicht nur zur Analyse, sondern zur echten Veränderung beitragen kann. Gemeinsam mit einem Industriebetrieb haben wir Prozesse sichtbar gemacht, Verschwendungen identifiziert und Probleme strukturiert gelöst. Besonders spannend: Die Kombination aus visueller Klarheit und automatischer Kennzahlenberechnung machte Verbesserungspotenziale sofort greifbar. Und durch die direkte Ableitung von Massnahmen entstanden nicht nur Erkenntnisse, sondern echte Veränderung. Ein Praxisbericht für alle, die VSM leben – nicht nur lehren – wollen.

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Easy Value Stream Mapping in der Praxis – ein Erfahrungsbericht

In meiner Arbeit mit Prozessverantwortlichen, Optimierungs-Coaches und Lean-Expert:innen erlebe ich es immer wieder: Viele Methoden sind gut erklärt – aber schwer zu leben. Besonders beim Value Stream Mapping (VSM) zeigen sich schnell Grenzen. Sobald es an die Umsetzung und Verankerung geht, scheitert es oft an Tools, die zu statisch sind oder nicht in die Praxis passen.

In einem Workshop mit einem mittelgrossen Industriebetrieb haben wir kürzlich erlebt, wie sich das ändern kann – wenn die Methode nicht nur verstanden, sondern auch erlebt und umgesetzt wird.

Vom Post-it zur strukturierten Prozesssicht

Im Workshop ging es darum, bestehende Prozesse transparent zu machen – nicht auf dem Papier, sondern so, dass direkt Verbesserungspotenziale sichtbar werden. Die Teilnehmenden starteten mit dem Erfassen ihrer täglichen Abläufe. Genutzt wurden digitale Post-it’s, mit denen sich Aktivitäten, Wartezeiten und Beteiligte intuitiv abbilden lassen. Besonders hilfreich: Jede Prozesszeit wurde erfasst – und automatisch in Lead Time, Cycle Time und Einsparpotenziale umgerechnet. So entstand nicht nur eine visuelle Übersicht, sondern auch ein Zahlenbild der realen Prozesse.

„Ich wusste gar nicht, wie viel Zeit da wirklich verloren geht.“

Ein Satz, den wir mehrfach hörten. Denn durch die direkte Berechnung wurde schnell klar, welche Schritte Zeit und Ressourcen verschlingen – und wo erste Hebel für Verbesserungen liegen. Die Teilnehmenden arbeiteten mit echten Daten, nicht mit fiktiven Beispielen. Das machte den Unterschied.

Probleme sichtbar machen – und direkt bearbeiten

Spannend wurde es beim Thema Verschwendung. Die Gruppen konnten aufdecken, welche Prozessschritte wertschöpfend sind – und welche nicht. Probleme, die dabei erkannt wurden, konnten direkt markiert werden und flossen automatisch in die gemeinsame Problemübersicht ein. Dort wurden sie strukturiert analysiert – mit Methoden wie Root Cause Problem Solving und A3-Logik.

Vom Problem zur Massnahme – nahtlos und nachvollziehbar

Ein grosser Vorteil war die durchgängige Verbindung von Problem, Ursache, Massnahme und Umsetzung. Anstatt sich in Diskussionen zu verlieren, konnten die Teilnehmenden konkrete Aufgaben ableiten, Verantwortlichkeiten vergeben und Fortschritte sichtbar machen. Für viele war das ein Aha-Erlebnis – nicht nur methodisch, sondern auch kulturell. Denn: Wer ein Problem erkennt, kann es auch direkt mitgestalten.

Was ich mitgenommen habe

Der Workshop hat mir erneut gezeigt, wie wichtig es ist, dass Lean-Methoden nicht nur erklärt, sondern auch erlebt werden. VSM ist kein Selbstzweck – es soll helfen, Prozesse zu verstehen und besser zu machen. Aber dafür braucht es Werkzeuge, die diesen Anspruch auch im Alltag umsetzen können.

Ich selbst arbeite dabei gerne mit der Plattform kyro – weil sie nicht nur visualisiert, sondern auch strukturiert durch den Verbesserungsprozess führt. Und weil sie hilft, vom Denken ins Handeln zu kommen. Nicht als Ersatz für Haltung und Führung – sondern als Unterstützung für all jene, die Prozesse nicht nur zeichnen, sondern wirklich verbessern wollen.