Erst denken, dann digitalisieren

"Ein HR-Tool ist nie allein. Es hängt in einer IT-Landschaft, in Prozessen, in Rollen. Wer es isoliert betrachtet, kauft sich Probleme gleich mit ein.", sagt Paul Stricker im Gespräch mit Alexander Ruderisch zu seinem Votrag auf dem #LATC2026

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Ein Gespräch mit Paul Stricker über Lean & HR als Fundament

Alexander Rudrisch:
Liebe LEAN-Begeisterte: Mein Name ist Alexander Rudrisch, ich habe die Freude, mit Paul Stricker über das Thema „Erst denken, dann digitalisieren – LEAN HR als Fundament“
sprechen zu dürfen.

Herzlich willkommen, Paul.

Paul Stricker:
Dankeschön, danke für die Einladung.

Wer ist Paul Stricker?

Alexander Rudrisch:
Bevor wir in das Thema einsteigen und ein bisschen Appetit auf deinen Vortrag beim #LATC machen: Was sollten die Menschen, die deinen Vortrag besuchen, über dich wissen?

Paul Stricker:
Ich bin begeisterter HR-Manager und jetzt seit rund 20 bis 23 Jahren in HR-Funktionen tätig. Mein Schwerpunkt – und meine Leidenschaft – ist die Weiterentwicklung der HR-Funktion: also HR-Strukturen verbessern, Prozesse schlanker und klarer machen und diese dann sinnvoll digitalisieren.

Ich war etwa zehn Jahre in unterschiedlichen Konzernen tätig und arbeite seit 2013 als Interim-HR-Manager. Das heißt: Ich gehe für Projekte oder zeitlich befristete Aufgaben zu Unternehmen und bekomme sehr häufig den Auftrag, HR-Strukturen neu zu ordnen, Prozesse zu überarbeiten und geeignete Digitalisierungsmaßnahmen auf den Weg zu bringen.

Privat lebe ich mit meiner Familie in der Nähe von Wien – und wir fühlen uns dort sehr wohl.

Warum so viele HR-Digitalisierungen nicht rund laufen

Alexander Rudrisch:
Du hast zwei Stichworte schon genannt: HR und Digitalisierung.
Digitalisierung von Prozessen läuft ja in der Praxis oft nicht so rund wie erhofft – manchmal scheitert sie ziemlich deutlich. Gerade im HR-Bereich kennst du das aus erster Hand.

Woran liegt es, dass solche Digitalisierungsprojekte in HR so häufig ins Straucheln geraten?

Paul Stricker:
Ich sehe bei meinen Kunden sehr oft zwei zentrale Probleme.

Das erste ist:
Man überlegt sich vorher nicht wirklich, was am Ende des Tages verbessert werden soll. Da sieht jemand ein neues Tool, hört von einer Lösung auf einer Messe oder in einem Netzwerk und denkt: „Das passt perfekt, das kaufen wir, dann sind unsere Probleme weg.“

Dabei wird der Blick aufs Gesamtbild verloren. Es wird selten sauber geklärt:

• Wo liegen unsere Probleme wirklich?
• Liegt es tatsächlich am fehlenden Tool?
• Oder funktionieren unsere analogen, offline gelebten Prozesse gar nicht richtig – sind veraltet oder werden nicht so gelebt, wie sie gedacht sind?

Das zweite Problem ist, dass neue Tools isoliert betrachtet werden.
Man kauft eine Software, ohne sich ernsthaft zu fragen, in welche IT-Landschaft sie eingebettet sein muss, welche Schnittstellen nötig sind und welche Abhängigkeiten bestehen.

Genau da kann HR einen großen Mehrwert bieten: Zuerst denken – dann digitalisieren. Oder, wie der Vortragstitel sagt: Erst klären, was man will und wie es funktionieren soll – und dann erst etwas einkaufen.

Ganzheitlich denken – End-to-End statt Tool-Fokus

Alexander Rudrisch:
Am Ende mangelt es also an ganzheitlicher Denkweise?

Paul Stricker:
Ja, das kann man so sagen.

Es geht um eine End-to-End-Betrachtung. Ich habe einen Prozess – sagen wir Recruiting, Onboarding, Performance-Management oder Zeiterfassung – und den muss ich von Anfang bis Ende durchdenken.

Das Tool ist dann nur ein Baustein in diesem Ablauf.
Davor und danach passieren andere Dinge, es sind Menschen beteiligt, Rollen, Verantwortlichkeiten, Schnittstellen.

Digitalisierung darf nicht bedeuten, dass ich nur einen Ausschnitt hübsch mache und den Rest ignoriere. Die Herausforderung besteht darin, das Ganze zu verbinden: Prozess, Menschen, Rollen, IT – und nicht nur das neue Tool anzuschauen.

Die Hoffnung: Digitalisierung als Heilsbringer

Alexander Rudrisch:
Digitalisierung wird in Unternehmen ja oft wie eine Art Heilsbringer behandelt. Man trägt sie wie eine Monstranz vor sich her und hofft, dass dann alles gut wird.

Warum glauben Unternehmen – trotz zahlreicher Erfahrungen – immer noch, dass alleine Digitalisierung die Effizienz bringen wird, die sie sich erhoffen?

Paul Stricker:
Ein Teil davon liegt sicher im Vertrieb der Anbieter. Viele Softwarehersteller kommen mit schönen Business Cases – da steht dann: „Wenn ihr unser Tool einführt, spart ihr X Prozent Kosten oder Y Vollzeitäquivalente.“

Das kann langfristig durchaus stimmen, das will ich gar nicht bestreiten.
Aber in diesen Hochglanzrechnungen werden wesentliche Dinge gerne ausgeblendet:

• die notwendige Vorbereitung,
• die Anpassung bestehender Prozesse,
• das Design und die Pflege von Schnittstellen,
• und die Tatsache, dass alte und neue Systeme in der Einführungsphase oft eine Zeit lang parallel laufen müssen, weil das Neue nicht von Tag eins an stabil funktioniert.

Diese Aufwände, Reibungen und Übergangsphasen werden häufig unterschätzt – und dann wundert man sich, warum es nicht den versprochenen „Digitalisierungsschub“ gibt.

Falsche Reihenfolge: Vom Tool zur Realität – statt umgekehrt

Alexander Rudrisch:
Ein Punkt, der mich besonders beschäftigt: Die Reihenfolge.
Es wirkt oft so, als würden Unternehmen digitalisieren, in der Hoffnung, dass dadurch ihre physischen oder organisatorischen Prozesse besser werden.

Aus meiner Sicht ist das genau verkehrt herum. Wie siehst du das?

Paul Stricker:
Da bin ich voll bei dir.

Die richtige Reihenfolge lautet:
Zuerst Realität klären, dann digitalisieren.

Ich muss zuerst verstehen, was ich eigentlich tun möchte, wie mein Prozess aussehen soll, welche Schritte sinnvoll und notwendig sind. Ich muss prüfen, ob meine analogen Prozesse funktionieren und logisch aufgebaut sind.

Wenn ich einen sauberen, durchdachten Prozess habe, ist es fast zweitrangig, ob ich ihn mit Papier und Bleistift, mit Excel oder mit einer Software abbilden.

Das digitale Tool hat natürlich Vorteile – Geschwindigkeit, Transparenz, Auswertbarkeit – aber es rettet keinen schlechten Prozess. Ein schlechter Prozess wird durch Digitalisierung nur schneller und sichtbarer schlecht.

Warum tappen so viele in die gleiche Falle?

Alexander Rudrisch:
Weil ich das so spannend finde, hake ich da nochmal nach:
Warum tappen so viele Unternehmen immer wieder in diese Falle – zu glauben, dass sie durch „blanke Digitalisierung“ ihre Prozesse verbessern, ohne die Zusammenhänge mitzudenken?

Paul Stricker:
Ein Teil davon ist sicher Erfahrung – oder fehlende Erfahrung.

Und es ist verlockend: „Wir führen ein digitales Tool ein, dann ist alles modern, alles digital, alles besser.“ Dieser Gedanke klingt einfach und attraktiv.

Was oft übersehen wird:
Damit ein Tool wirklich Nutzen stiftet, braucht es Vorarbeit, Struktur, Anpassung.

Spannend ist:
Diese Falle gibt es nicht nur im Mittelstand, sondern auch in Großkonzernen. Ich habe Projekte erlebt, in denen große Unternehmen eine Software eingeführt haben im Glauben: „Wir kaufen das Tool, dann wird alles gut.“

Mitten in der Einführung merkt man plötzlich:

• Die Schnittstellen fehlen.
• Die Prozesse links und rechts passen nicht zum Tool.
• Die Verantwortlichkeiten sind unklar.

Das Tool wurde isoliert eingekauft – ohne das Gesamtbild zu betrachten.

Buzzword-Fallen: Cloud, KI & Co.

Alexander Rudrisch:
Wenn ich dir zuhöre, denke ich sofort an diesen „Buzzword-Glauben“. Erst war es „Wir müssen in die Cloud“, jetzt ist es „Wir müssen KI machen“ – und dann springen alle mit viel Geld auf den Zug, ohne das strategisch einzubetten.

Paul Stricker:
Genau.

Vor ein paar Jahren hieß es: „Wir müssen in die Cloud – dann ist alles gut.“ Später kam das Thema künstliche Intelligenz als Heilsversprechen.

KI kann unglaublich viel, keine Frage. Aber wir merken inzwischen: Es ist auch ein Hype.

Die Frage muss immer lauten:

• Wozu brauche ich das konkret?
• Welches Tool passt zu meinem konkreten Anwendungsfall?

Und nicht:
„Wir kaufen das Tool, das am lautesten beworben wird.“

Oder anders formuliert: Nicht vom Buzzword zur Realität denken – sondern von der Realität ins Digitale.

Für wen ist der Vortrag besonders interessant?

Alexander Rudrisch:
Wenn ich dich richtig verstehe, ist dein Plädoyer: von der Realität ins Digitale denken – und nicht umgekehrt.

Wer sollte sich deinen Vortrag in Mannheim im März unbedingt nicht entgehen lassen?

Paul Stricker:
Ich denke vor allem an Menschen, die sich mit HR-Prozessen und deren Digitalisierung beschäftigen – egal ob inhaltlich, fachlich oder strategisch.

Das können HR-Spezialistinnen und -Spezialisten sein, Personalleiterinnen und Personalleiter, aber auch Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer, die über ihre HR-Landschaft nachdenken.

Kurz gesagt:
Alle, die spüren oder wissen, dass Digitalisierung in bestimmten Bereichen der HR-Funktion einen Mehrwert bringen kann – sich aber noch nicht sicher sind, wie sie das sinnvoll angehen, und vermeiden wollen, „teuren Blödsinn“ zu machen.

Alexander Rudrisch:
Sehr schön. Dann wünsche ich dir viele Zuhörende für dieses wichtige Thema – und danke dir für das inspirierende Gespräch.

Paul Stricker:
Vielen Dank – ich freue mich sehr auf Mannheim im März.

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