TIMWOOD’S ist tot – zumindest im Büro

TIMWOOD’S war gestern – MINDSPACE ist heute.

Die klassischen Verschwendungsarten aus der Produktion einfach auf das Büro zu übertragen? Funktioniert nicht mehr.
Nach über 20 Jahren Erfahrung in der administrativen Prozessoptimierung wurde ich kürzlich herausgefordert: Gibt es eigentlich eigene MUDA für die Administration – jenseits von TIMWOOD’S?

Diese Frage hat mich zum Nachdenken gebracht – und zu MINDSPACE, einem Vorschlag für moderne Office-Verschwendungsarten wie Multitasking, Schnittstellenverluste oder Erfolgsblindheit.

Der Artikel lädt zum Reflektieren ein: Was bremst uns wirklich – und was braucht es für echte kontinuierliche Verbesserung im Büro?

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Warum wir neue Verschwendungsarten für die Administration brauchen

Ich arbeite seit über 20 Jahren in der Prozess-Analyse und -Optimierung. Lean, KVP,  Kaizen, Verschwendungsanalyse – alles vertraute Werkzeuge. Und doch wurde ich letzte Woche in einem einzigen Moment ziemlich still.

Die Frage war simpel:

„Kennst du die MUDAs in der Administration?“

Meine spontane Antwort:

„Klar. TIMWOOD’S. Standard.“

Doch dann kam der Zusatz:

„Nicht die aus der Produktion übersetzten – sondern echte, administrative Verschwendung.“

Und plötzlich war da eine Stille...

TIMWOOD’S – übernommen, aber nie wirklich angepasst

Viele von uns, die Lean in Organisationen etablieren, haben TIMWOOD’S wie selbstverständlich auch auf die Administration angewandt. Die sieben (bzw. acht) klassischen Verschwendungsarten aus der Produktion wurden „übersetzt“ – von Transport über Inventar bis zu Defects.

Das Problem?
Wir haben dabei nie wirklich hinterfragt, ob diese Logik überhaupt zur Büroarbeit passt.
Was hat „Transport“ mit Datenverlust in SharePoint zu tun?
Wie spiegelt sich „Overproduction“ im E-Mail-CC-Wahnsinn?
Und was genau ist „Motion“ im Kontext digitaler Workflows?

Klar, man kann es übertragen – aber trifft es wirklich das, was tagtäglich im Büro passiert?

Die Unsichtbarkeit der administrativen Verschwendung

In der Produktion ist Verschwendung oft sichtbar: Material, das auf dem Boden liegt. Maschinen, die stillstehen. Teile, die fehlerhaft sind.
Im Büro hingegen ist Verschwendung subtil – aber nicht weniger schädlich.

• Stundenlange Meetings ohne klare Zielsetzung
• Excel-Listen, die gepflegt, aber nie genutzt werden
• E-Mail-Flut ohne Erkenntnisgewinn
• Fachwissen, das brachliegt, weil niemand fragt
• Prozesse, die auf Zuruf laufen, aber nie dokumentiert wurden

Diese Arten der Verschwendung sind nicht nur schwer messbar – sie sind normalisiert. Und genau das macht sie so gefährlich.

Was in der Produktion gespart wird, fliegt im Büro zum Fenster raus

Das ist vielleicht überspitzt – aber nicht unrealistisch.
Während in der Produktion Lean längst Standard ist und jede Minute zählt, werden in der Administration täglich massive Ressourcen verschwendet – unsichtbar, unkommentiert, unkalkuliert.

Dabei betrifft genau diese Welt der Sachbearbeitung, Führung, Projektarbeit, IT, HR oder Buchhaltung einen wachsenden Teil der Wertschöpfung.

Wer Operational Excellence wirklich will, darf das Büro nicht länger ignorieren.

Ein Vorschlag: MINDSPACE – neue Kategorien, neue Klarheit

Vielleicht braucht es keine Übersetzungen mehr – sondern neue Begriffe. Eine eigene Sprache für das, was in der Administration wirklich passiert.

Hier ein Vorschlag, um die Diskussion zu starten:

MINDSPACE – 9 Arten der Verschwendung im Büroalltag:

🧠 M – Multitasking
Ständige Unterbrechungen, Fokusverlust, ineffizientes Springen zwischen Themen.

📩 I – Informationsflut
E-Mail-Überflutung, unstrukturierte Kommunikation, fehlende Relevanzfilter.

🚫 N – Nicht genutzte Intelligenz
Ungehörte Ideen, fehlende Beteiligung, verschwendetes und zurückbehaltenes Know-how

🔁 D – Doppelarbeit
Redundante Listen, manuelle Nacharbeit, parallele Systeme.

🔀 S – Schnittstellenverluste
Medienbrüche, Abteilungsgrenzen, nicht definierte Zuständigkeiten.

🔍 P – Prozessblindheit
Veraltete Abläufe, „Das haben wir immer so gemacht“, fehlende Prozesssicht.

🤐 A – Ausweichverhalten
Konfliktscheue, Entscheidungsvermeidung, passives Nichtstun.

📊 C – Controlling-Overkill
Kennzahlen ohne Steuerungswirkung, Reporting als Selbstzweck.

🎯 E – Erfolgsblindheit
Massnahmen ohne Bezug zum Kundennutzen, Output ohne Wirkung.

Diese neun MINDSPACE-Kategorien sind kein neues Dogma – aber ein Anfang. Eine Einladung, hinzuschauen. Gemeinsam mit Teams, mit Führung, mit einer neuen Offenheit für das, was im Büroalltag wirklich bremst.

Führung gefragt: Lean Administration beginnt nicht mit Tools – sondern mit Haltung

Es braucht den Mut, auch in der Administration systematisch an Verschwendung heranzugehen – ohne sich auf Produktionslogiken zu verlassen.

Lean gehört nicht nur in die Werkhalle, sondern auch ins Sitzungszimmer.

Aber das funktioniert nur, wenn Führung bereit ist, den gleichen Anspruch an administrative Prozesse zu stellen wie an operative Abläufe.

Das heisst konkret:

• Prozesse sichtbar machen – auch im Büro
• Messen, was oft als „nicht messbar“ gilt
• Verschwendung benennen – ohne Schuldzuweisung
• Mitarbeitende einbeziehen – statt nur vorgeben
• Kontinuierlich hinterfragen – auch im Führungsteam selbst

Und hier kommt die Struktur ins Spiel: kyro-Software als Verstärker

MINDSPACE ist ein Vorschlag, der zum Denken anregen soll. Doch Denken allein reicht nicht. Wer Verschwendung sichtbar machen und systematisch angehen will, braucht Struktur, Transparenz und Verbindlichkeit.

Hier setzt kyro-Software an:
Die Plattform unterstützt Teams dabei, Verschwendungen konkret zu benennen, zu dokumentieren und messbar zu machen – ob in der Produktion oder im Büro.

• Prozesse werden digital abgebildet
• Schwachstellen werden gemeinsam sichtbar gemacht
• Ursachen werden analysiert
• Massnahmen geplant, priorisiert und nachverfolgt
• Ergebnisse systematisch dokumentiert

Das schafft Klarheit – und macht aus MINDSPACE echte Verbesserungsarbeit.

Fazit: Wenn wir Büroarbeit ernst nehmen, müssen wir auch ihre Verschwendung ernst nehmen.

TIMWOOD’S war ein guter Startpunkt. Aber Lean Administration braucht eine eigene Sprache.

Vielleicht ist MINDSPACE ein möglicher Anfang.

Und kyro-Software der richtige Rahmen, um daraus echte Veränderung zu machen.