Seltene Prozesse – grosse Wirkung: Warum Standardisierung auch im Ausnahmefall entscheidend ist

Seltene Prozesse? Oft übersehen. Dabei verursachen gerade sie Unsicherheit, Abstimmungsaufwand und unnötige Verzögerungen – besonders an Schnittstellen. In einem Finanzunternehmen zeigte sich: Nur weil ein Prozess selten vorkommt, heisst das nicht, dass er unwichtig ist. Im Gegenteil: Wenn Wissen an Einzelpersonen hängt oder Teams Abläufe unterschiedlich interpretieren, wird jeder seltene Fall zur Herausforderung.

Der Schlüssel liegt in gemeinsamen Standards, klaren Verantwortlichkeiten und lebender Dokumentation – statt individueller Lösungen à la „Ich schreibe dir kurz auf Teams“. Workshops, OnePager und gezielte Schulungen machten den Prozess stabil, sicher und zukunftsfähig. Das Ergebnis: weniger Reibung, weniger Stress, mehr Effizienz.

Seltene Prozesse sind Teil des grossen Ganzen. Wer sie klärt, gewinnt – jeden Tag.

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Seltene Prozesse haben einen schlechten Ruf. Sie laufen nur ein paar Dutzend bis hundert Mal im Jahr, wirken im Vergleich zu End-to-End-Kernprozessen unbedeutend – und landen daher schnell in der Kategorie „machen wir halt so“.

Doch gerade diese kleinen, oft unsichtbaren Abläufe bergen Risiken:
❌ Unsicherheit in der Ausführung
❌ abhängig von Einzelpersonen
❌ hoher Abstimmungsbedarf
❌ unterschiedliche Interpretationen der Schnittstellen
❌ Verzögerungen und Mehraufwand

Kurz gesagt: Selten bedeutet nicht unwichtig.
Im Gegenteil – je seltener ein Prozess, desto höher der Bedarf an Klarheit.

Ausgangslage in der Finanzbranche: „Wir wissen schon ungefähr, wie es geht“

Bei einem Kunden aus dem Finanzsektor begleiteten wir zwei administrative Prozesse, die lediglich ca. 70 bzw. 170 Mal pro Jahr vorkamen.
Beteiligt waren zwei Teams – aber nur drei Personen im Hauptteam hatten überhaupt Erfahrung damit.

Und diese Erfahrung war … individuell.

Typische Aussagen im Alltag:

„Ich schreibe dir kurz auf Teams.“
„Wir machen das bei uns ein bisschen anders.“
„Ich weiss nicht genau, was bei euch danach passiert.“

📌 Ein Wissen, das sich in Köpfen befindet – und dort zu bleiben droht.

Hinzu kam: Eine der drei Schlüsselpersonen würde bald in ein Sabbatical gehen.
Wissensverlust drohte. Und die vorhandene Dokumentation?
Veraltet, widersprüchlich oder fehlend.

Der Auftrag: Schnittstellen harmonisieren & Wissen sichern

Ziel des Projektes:

✅ gemeinsames Verständnis beider Teams
✅ klar definierte Schnittstellen
✅ dokumentierte Best Practices auf OnePagern
✅ Grundlage für Schulung neuer Mitarbeitender
✅ nachhaltige Sicherung des Wissens

Also weg von „Jede:r macht es ein bisschen anders“ – hin zu einem verbindlichen Standard.

Der Schlüssel: Gemeinsame Workshops statt isolierte Optimierungen

Wir haben nicht zuerst digitalisiert.
Wir haben Menschen zusammengebracht.

In strukturierten Workshops:

🟡 aktueller Ablauf Schritt für Schritt visualisiert
🟡 Unterschiede gemeinsam aufgedeckt
🟡 Missverständnisse direkt geklärt
🟡 Sofort-Massnahmen identifiziert („just do it“)
🟡 bereinigte Zielprozesse erstellt
🟡 Best-Practice-OnePager als Wissensbasis erarbeitet

Ein Satz aus der Runde blieb besonders hängen:

„Ich wusste gar nicht, dass ihr das so macht – das erklärt einiges!“
 

Nachhaltigkeit statt Schubladen-Dokumentation

Damit Wissen nicht wieder verschwindet, folgte eine saubere Verankerung:

1️⃣ Info-Meeting für das gesamte Team
2️⃣ neue Prozessbeteiligte definiert
3️⃣ strukturierte Schulungen durchgeführt
4️⃣ klare Verantwortung für Dokumentpflege
5️⃣ 3-Monate-Review fix eingeplant

📌 So entsteht kein Papierfriedhof, sondern ein lebender Standard.

Was das Projekt besonders erfolgreich machte

✨ von individueller Kreativität zu gemeinsamer Klarheit
✨ mehr Prozesssicherheit trotz Sabbatical
✨ spürbar weniger Rückfragen & Abstimmungsaufwand
✨ sofortige Verbesserungen durch Workshop-Diskussionen
✨ aktive Beteiligung aller – statt Top-down-Vorgaben

Oder anders gesagt:

➡️ Sicherheit, wo sonst Unsicherheit herrscht.

Lean-Learning: Selten ≠ unwichtig

Seltene Prozesse sind wie Notfallroutinen:
Sie kommen nicht oft vor – aber wenn, dann müssen sie sitzen.

Sie sind ein unterschätzter Hebel im Lean Office und in der Lean Administration:

• weniger Reibung an Schnittstellen
• robuste Abläufe auch bei Personalwechsel
• geringerer Stress in Ausnahmefällen
• bessere Servicequalität gegenüber internen/externen Kunden
• Wissensverteilung statt Wissensabhängigkeit
   

Digitale Unterstützung als nächster Schritt

Nachdem der Prozess nun gelebt und verstanden wird, folgt die nächste Ausbaustufe:
die digitale Unterstützung.

Mit einer Plattform wie kyro können:

✅ Verantwortlichkeiten sichtbar gemacht werden
✅ offene Punkte systematisch verfolgt werden (KVP digital)
✅ Massnahmen kontrolliert und verbessert werden
✅ Wissen zentral zugänglich bleiben
✅ Reports für Führung & Audit automatisiert bereitgestellt werden

👉 Digitalisierung wird dann wirksam, wenn der Prozess davor geklärt ist.

Fazit

Seltene Prozesse verdienen Aufmerksamkeit.
Denn sie sind ein Teil des grossen Ganzen.

Wer sie gemeinsam durchspricht, dokumentiert und trainiert, gewinnt:

✔ Effizienz
✔ Klarheit
✔ Sicherheit

Und am Ende entsteht das, was Lean wirklich bedeutet:
Stabilität – auch im Ausnahmefall.

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