Lean Administration - Arbeitsplatzorganisation mit der 5S-Methode

Zusammenfassung: 

In diesem Clip führt Sebastian Reimer in die 5S-Methodik ein, eine Methode zur Gestaltung einer professionellen Arbeitsorganisation im Büro. 5S steht nicht für Putzen oder Aufräumen, sondern für die Schaffung reibungsloser Arbeitsabläufe durch strukturierte und funktionsfähige Arbeitsplätze. Dies kann sowohl physisch als auch digital angewandt werden und zielt darauf ab, dass man morgens an einen voll funktionstüchtigen Arbeitsplatz kommt.

Die 5S-Methodik umfasst fünf Schritte:

1. Sortieren:
   Unterscheidung von notwendigen und unnötigen Dingen, um nur das zu behalten, was wirklich gebraucht wird. Dabei werden drei Kategorien empfohlen: benötigt, nicht benötigt, und eventuell benötigt. Ziel ist es, Überflüssiges zu eliminieren.
   
   
2. Systematisieren:
   Organisation der benötigten Dinge, sodass sie effizient genutzt werden können. Dies beinhaltet die Überlegung, was für die täglichen Aufgaben erforderlich ist und die Anordnung des Arbeitsplatzes entsprechend diesen Anforderungen.
   
   
3. Sauber halten:
   Regelmäßige Überprüfung und Reinigung des Arbeitsplatzes, um einen dauerhaft ordentlichen Zustand zu gewährleisten. Dabei kann eine Checkliste hilfreich sein.
   
   
4. Standardisieren:
   Entwicklung von Standards für die Arbeitsorganisation, um Effizienz und Effektivität zu steigern. Dies kann durch die Verwendung von Textbausteinen für häufige Nachrichten oder die Schaffung von Verknüpfungen für schnellen Zugriff auf Dateien und Programme geschehen.
   
   
5. Selbstdisziplin:
   Langfristige Beibehaltung der etablierten Standards und Praktiken durch regelmäßige Selbstbewertung und Anpassung bei Bedarf.

Reimer betont, dass die Anwendung der 5S-Methodik individuell angepasst sein sollte und nicht einfach von oben nach unten durchgesetzt werden kann. Die Methode soll helfen, den Arbeitsalltag zu vereinfachen und die Produktivität zu steigern, wobei eine Produktivitätssteigerung von 5 bis 7% möglich ist. Wesentlich ist, dass die Praktiken sinnvoll angewandt und im Laufe der Zeit beibehalten werden, um nachhaltige Verbesserungen zu erzielen.