Kaizen 2 go 384 : IT-Strategieprozesse

Fragestellungen in der Unterhaltung mit Jerg Luetkens: Was sollte der Ausgangspunkt jeder IT-Strategie sein? Warum wird das viel zu oft missachtet? Was sind typische Gründe? Wie lassen sie sich vermeiden? Welche Konsequenzen ergeben sich aus diesen Fehlern? Aus welchen Elemente bestehen typische erfolgreiche IT-Strategien? Welche Phasen treten in IT-Strategien auf bzw. werden durchlaufen?
Wie verändert KI die Rolle der IT-Strategie? Wie kann man IT-Strategie im Mittelstand pragmatisch aufsetzen? Was kann man tun bzw. wie sollte man starten, wenn jetzt klar geworden ist, dass Handlungsbedarf besteht?

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Das Transkript der Episode ist hier verfügbar.

Kaizen 2 go 384 : IT-Strategieprozesse

KI-generierte Zusammenfassung des Transkripts

In dieser Episode spricht Götz Müller mit Jerg Luetkens über IT-Strategieprozesse und darüber, welche Rolle Informationstechnologie heute für den geschäftlichen Erfolg von Unternehmen spielt. Ausgangspunkt des Gesprächs ist die Frage, wie Unternehmen überhaupt zu einer tragfähigen IT-Strategie gelangen und warum sie ohne eine übergeordnete Unternehmensstrategie nicht sinnvoll entwickelt werden kann.

Jerg Luetkens beschreibt zunächst seinen beruflichen Hintergrund. Er beschäftigt sich seit vielen Jahren mit der Entwicklung digitaler Plattformen und hat unter anderem eine große Plattform für Kodak aufgebaut, die es ermöglichte, digitale Bilder weltweit in Großlaboren zu verarbeiten und daraus Produkte wie Fotos oder Fotogeschenke zu erstellen. Plattformen sind heute ein zentraler Bestandteil vieler digitaler Geschäftsmodelle, etwa bei Cloud-Anwendungen oder Unternehmenssoftware. Allerdings, so betont Jerg Luetkens, entstehen solche Systeme nicht zufällig, sondern erfordern eine klare strategische Grundlage.

Im Zentrum einer IT-Strategie steht nach seiner Ansicht immer die Unternehmensstrategie. Eine IT-Strategie kann nur dann sinnvoll sein, wenn sie direkt aus den Zielen des Unternehmens abgeleitet wird. Gleichzeitig muss sie zwei grundlegende Aspekte berücksichtigen. Zum einen muss die Sicherheit der Systeme gewährleistet sein, sowohl gegen externe Bedrohungen als auch hinsichtlich Verfügbarkeit und Stabilität. Eine IT, die nicht zuverlässig funktioniert oder nach einem Ausfall nicht mehr startet, ist für ein Unternehmen wertlos. Zum anderen spielt die Zufriedenheit der Anwender eine entscheidende Rolle. Ob interne Mitarbeiter oder externe Kunden, wenn sie mit den IT-Systemen nicht effizient arbeiten können, entstehen schnell Probleme.

Götz Müller greift diesen Gedanken auf und spricht typische Herausforderungen an, die im Zusammenhang mit Digitalisierung, Automatisierung oder künstlicher Intelligenz auftreten. Oft werden solche Themen als zwingend notwendig dargestellt, ohne dass eine klare strategische Grundlage vorhanden ist. Jerg Luetkens erklärt, dass gerade in größeren Organisationen häufig eine Lücke zwischen Unternehmensstrategie und IT-Strategie entsteht. Die IT befindet sich dabei in einem Spannungsfeld zwischen Nutzeranforderungen, Sicherheitsanforderungen und der rasanten technischen Entwicklung. Gleichzeitig arbeiten viele Unternehmen noch mit älteren, schwerfälligen Systemen, die sich nur mühsam anpassen lassen. Dadurch entsteht leicht der Eindruck, dass die IT eher blockiert als unterstützt.

Ein zentrales Risiko besteht darin, dass Anwender beginnen, eigene Insellösungen zu entwickeln, wenn sie ihre Anforderungen nicht über die offizielle IT umsetzen können. Das führt langfristig zu zusätzlichen Problemen und erhöht die Komplexität der Systemlandschaft.

Im weiteren Verlauf erläutert Jerg Luetkens typische Bestandteile einer IT-Strategie. Jede Strategie beginnt mit einer Vision und definierten Handlungsfeldern, aus denen konkrete Maßnahmen abgeleitet werden. In der IT ist zudem eine Roadmap wichtig, die eine zeitliche Abfolge der einzelnen Schritte beschreibt. Dabei spielen technische, menschliche sowie politische oder regulatorische Aspekte eine Rolle. Interessanterweise sind es nach seiner Erfahrung selten technische Probleme, die zum Scheitern führen. Viel häufiger liegen die Ursachen im menschlichen Bereich, etwa durch mangelnde Abstimmung zwischen Abteilungen, unklare Anforderungen oder fehlende Kommunikation.

Deshalb betont Jerg Luetkens die Bedeutung von Change-Management. Jede größere Veränderung in der IT bedeutet auch eine Veränderung für die Menschen im Unternehmen. Neue Systeme bringen neue Arbeitsweisen und Benutzeroberflächen mit sich. Wenn die betroffenen Mitarbeiter nicht frühzeitig einbezogen werden, entstehen Widerstände oder ineffiziente Arbeitsabläufe. Erfolgreiche Strategien entstehen deshalb nicht allein am Reißbrett, sondern durch intensive Gespräche mit den Beteiligten im Unternehmen, vom Management bis zum Shopfloor.

Götz Müller knüpft hier an und stellt die Frage nach typischen Phasen in der Umsetzung einer Strategie. Jerg Luetkens erläutert, dass Strategien meist für Zeiträume von drei bis fünf Jahren entwickelt werden. Innerhalb dieser Zeit werden Maßnahmen umgesetzt, regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst. Kontinuierliche Verbesserung spielt dabei eine wichtige Rolle. Selbst während eines Systemrollouts sollte bereits an Verbesserungen gearbeitet werden, damit Lösungen schrittweise optimiert werden können.

Anhand eines Beispiels aus einem großen SAP-Projekt zeigt Jerg Luetkens, wie schwierig der richtige Umgang mit Nutzeranforderungen sein kann. Zu Beginn wurden zu viele Wünsche berücksichtigt, was zu enormer Komplexität und Verzögerungen führte. Später wurden Änderungen fast vollständig ausgeschlossen, was wiederum zu Unzufriedenheit führte. Der Erfolg liegt meist in einem ausgewogenen Mittelweg.

Ein weiteres Thema des Gesprächs ist die Frage, wie Unternehmen erkennen können, dass ihre Strategie nicht mehr funktioniert. Jerg Luetkens spricht von Warnsignalen oder einem „Knirschen“ im System. Dazu gehören steigende Fehlerraten, wachsende Unzufriedenheit bei Mitarbeitern oder Probleme in Produktionsabläufen. Neben technischen Kennzahlen wie Systemverfügbarkeit sind daher auch qualitative Rückmeldungen der Anwender entscheidend. Regelmäßige Gespräche mit Mitarbeitern und Kunden helfen, solche Probleme frühzeitig zu erkennen.

In diesem Zusammenhang betonen beide Gesprächspartner die Bedeutung direkter Beobachtung der Arbeitsprozesse. Götz Müller verweist auf das Lean-Prinzip des „Go to Gemba“, also das Beobachten der realen Arbeit vor Ort. Jerg Luetkens ergänzt, dass auch IT-Verantwortliche regelmäßig Produktionsbereiche oder andere Arbeitsumgebungen besuchen sollten, um zu verstehen, wie ihre Systeme tatsächlich genutzt werden.

Zum Schluss wenden sich Götz Müller und Jerg Luetkens dem aktuellen Thema künstliche Intelligenz zu. Jerg Luetkens sieht darin einerseits ein leistungsfähiges Werkzeug, warnt jedoch vor überzogenen Erwartungen. KI kann Prozesse beschleunigen und neue Lösungsansätze liefern, hat aber auch Grenzen und wirft Fragen des Datenschutzes und der Abhängigkeit von externen Plattformen auf. Gleichzeitig steigen durch solche Technologien die Erwartungen an die IT erheblich, da viele Menschen glauben, digitale Lösungen könnten heute nahezu sofort umgesetzt werden.

Abschließend gibt Jerg Luetkens praktische Empfehlungen für Geschäftsführer, insbesondere im Mittelstand. Der erste Schritt besteht darin, ehrlich zu prüfen, ob überhaupt eine klare Strategie existiert und wo aktuelle Probleme liegen. Danach sollte gemeinsam mit der IT analysiert werden, ob Erwartungen, Ressourcen und Kompetenzen zueinander passen. Häufig entstehen Schwierigkeiten, weil zu viele Aufgaben mit zu wenigen Ressourcen bewältigt werden sollen. Realistische Ziele, ausreichende Kapazitäten und ein offener Umgang mit Fehlern sind deshalb entscheidend für eine erfolgreiche IT-Strategie.

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