Kaizen 2 go 390 : Automatisierte Angebotsprozesse

Fragestellungen in der Unterhaltung mit Christian Götze: Was sind typische Herausforderungen in Angebotsprozessen? Was sind die Folgen daraus und welchen Nutzen kann man dann aus der Automatisierung ziehen? An welchen Stellen in Angebotsprozessen bestehen Automatisierungspotenziale? Was macht die Automatisierung von Angebotsprozessen besonders herausfordernd? Wie sieht ein typischer Einstieg in die Automatisierung von Angebotsprozessen aus? Welche Voraussetzungen sind dafür notwendig und müssen ggf. vorher geschaffen werden? Wann kann man mit ersten Automatisierungsergebnissen rechnen? Wie sehen die Wechselwirkungen zwischen den Fachexperten und den Automatisierungswerkzeugen aus? Wo/Warum gibt es evtl. Vorbehalte? Welche Rolle spielt KI bei der Automatisierung und wie verändert sich die Arbeit der Fachexperten?

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Das Transkript der Episode ist hier verfügbar.

Kaizen 2 go 390 : Automatisierte Angebotsprozesse

KI-generierte Zusammenfassung des Transkripts

In dieser Episode spricht Götz Müller mit Christian Götze über die Herausforderungen und Chancen bei der Automatisierung von Angebotsprozessen in industriellen Unternehmen. Christian Götze bringt dabei seine langjährige Erfahrung aus dem Maschinenbau, der Kunststoffindustrie sowie dem Vertrieb komplexer Spritzgießwerkzeuge ein. Heute ist er Gründer des Unternehmens Toolplace, das sich ursprünglich als Plattform zur Vernetzung von Speziallieferanten entwickelte und inzwischen Lösungen zur Digitalisierung und Automatisierung von Ausschreibungs- und Angebotsprozessen anbietet.

Zu Beginn erläutert Christian Götze seinen beruflichen Werdegang. Nach seinem Maschinenbaustudium arbeitete er über viele Jahre in der Schweiz bei einem Hersteller von Spritzgießwerkzeugen. Dort war er unter anderem in den Bereichen Innovation, Entwicklung, Konstruktion und Vertrieb tätig. Die intensive Beschäftigung mit Angebotsprozessen entstand insbesondere durch die Verantwortung für den Vertrieb und die Zusammenarbeit mit großen Automobilherstellern wie Porsche, Daimler, Volkswagen und BMW.

Im Gespräch beschreibt Christian Götze die zunehmenden Herausforderungen für produzierende Unternehmen. Ein wesentlicher Treiber sei der steigende internationale Wettbewerbsdruck, insbesondere durch die hohe Geschwindigkeit asiatischer Wettbewerber. Entwicklungszeiten für neue Produkte würden immer kürzer. Während Fahrzeugentwicklungen früher oft sieben Jahre dauerten, seien heute Zeiträume von rund 24 Monaten keine Seltenheit mehr. Dieser Druck wirke sich auf die gesamte Wertschöpfungskette aus und zwinge Unternehmen dazu, ihre Prozesse deutlich schneller und effizienter zu gestalten.

Angebotsprozesse seien dabei häufig noch stark von manueller Arbeit geprägt. Fachspezialisten müssen Kundenanforderungen analysieren, technische Dokumente auswerten, Konzepte entwickeln, Kalkulationen erstellen und teilweise Informationen an weitere Lieferanten weitergeben. Gleichzeitig stehen immer weniger erfahrene Experten zur Verfügung, während die Anzahl der Anfragen steigt und die Bearbeitungszeiten sinken. Daraus entsteht ein Spannungsfeld zwischen notwendigem Fachwissen und wachsendem Zeitdruck.

Götz Müller greift in diesem Zusammenhang die Besonderheiten von Spritzgießwerkzeugen auf. Da diese Werkzeuge oft Investitionen im hohen sechsstelligen Bereich erfordern, versuchen Unternehmen, den Bestellzeitpunkt möglichst spät im Entwicklungsprozess anzusetzen. Änderungen am Produktdesign können sonst dazu führen, dass Werkzeuge aufwendig angepasst oder sogar neu gebaut werden müssen. Christian Götze bestätigt diese Problematik und berichtet von Werkzeugen mit Kosten von über einer Million Euro, bei denen Fehlentscheidungen erhebliche wirtschaftliche Folgen haben können.

Im weiteren Verlauf erklärt Christian Götze, an welchen Stellen Automatisierung besonders große Potenziale bietet. Grundsätzlich unterscheidet er zwischen Vergleichskalkulationen, die auf Erfahrungen und ähnlichen Projekten basieren, und vollständigen Neukalkulationen. Besonders interessant sei die Digitalisierung des Erfahrungswissens erfahrener Mitarbeiter. Viele Kalkulatoren verfügen über ein ausgeprägtes Bauchgefühl, das auf jahrzehntelanger Erfahrung beruht. Dieses Wissen könne durch die Auswertung historischer Unternehmensdaten digital nutzbar gemacht werden.

Ein zweiter Schwerpunkt liegt auf der automatisierten Analyse von Kundenunterlagen und technischen Daten. Moderne Systeme können Spezifikationen, Lastenhefte und CAD-Daten auswerten und daraus relevante Informationen für die Kalkulation ableiten. Durch die Kombination aus historischen Projektdaten, Machine-Learning-Verfahren und automatisierter Dokumentenanalyse lassen sich innerhalb weniger Minuten erste Preisindikationen, Lieferzeiten und detaillierte Kostenaufstellungen erzeugen.

Ein wichtiges Thema ist dabei der demografische Wandel. Götz Müller weist darauf hin, dass viele erfahrene Experten in den kommenden Jahren in den Ruhestand gehen werden. Christian Götze berichtet von Unternehmen, deren gesamte Kalkulationskompetenz auf nur wenige Mitarbeiter konzentriert ist. Wenn diese ausscheiden, droht wertvolles Wissen verloren zu gehen. Die Digitalisierung historischer Daten und Entscheidungsgrundlagen kann helfen, dieses Wissen langfristig verfügbar zu machen und die Abhängigkeit von einzelnen Personen zu reduzieren.

Auch die Qualität und Struktur der Unternehmensdaten wird diskutiert. Die Spannbreite reicht laut Christian Götze von sehr gut organisierten Datenbeständen bis hin zu gewachsenem Wildwuchs ohne klare Ordnung. Dennoch sei dies kein unüberwindbares Hindernis. Durch individuell entwickelte Extraktionsroutinen können relevante Informationen aus unterschiedlichen Datenquellen gesammelt, strukturiert und für die weitere Verarbeitung nutzbar gemacht werden.

Für Unternehmen, die sich mit dem Thema beschäftigen möchten, beschreibt Christian Götze einen typischen Einstieg. Zunächst werden die Anforderungen an die spätere Kalkulation geklärt. Anschließend erfolgt eine Analyse der vorhandenen Datenbestände. Entscheidend ist dabei eine ausreichende Menge historischer Projektdaten, damit die statistischen Verfahren zuverlässig arbeiten können. Nach der Datenaufbereitung und dem Training der Modelle stehen erste Ergebnisse meist innerhalb von zwei bis vier Wochen zur Verfügung.

Zum Abschluss sprechen Götz Müller und Christian Götze über Vorbehalte gegenüber künstlicher Intelligenz. Viele Mitarbeiter befürchten, durch Automatisierung überflüssig zu werden. Christian Götze sieht die Technologie jedoch eher als Entlastung für Experten. In vielen Unternehmen steige die Zahl der Angebotsanfragen kontinuierlich, während qualifizierte Fachkräfte knapp seien. Automatisierung solle daher nicht Menschen ersetzen, sondern ihnen helfen, ihre Zeit auf wertschöpfendere Aufgaben zu konzentrieren.

Ebenso geht Christian Götze auf Bedenken hinsichtlich Datensicherheit und Cloud-Lösungen ein. Er betont, dass Kundendaten grundsätzlich getrennt verarbeitet werden und moderne Sicherheitsstandards sowie europäische Datenschutzanforderungen eingehalten werden. Abschließend lädt er interessierte Unternehmen dazu ein, über LinkedIn oder die Website von Toolplace Kontakt aufzunehmen und sich die Möglichkeiten der automatisierten Angebotsprozesse näher erläutern zu lassen.

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