GBTEC Software AG

Transparente Prozesse als Grundlage erfolgreicher Lean Administration

GBTEC unterstützt Organisationen dabei, ihre Geschäftsprozesse transparent zu gestalten und kontinuierlich weiterzuentwickeln. Mit der BIC Platform bietet GBTEC eine Softwarelösung für Prozessmanagement, Enterprise Architecture Management, Process Mining sowie Governance, Risk & Compliance. Ein zentraler Baustein ist BIC Process Design, mit dem Unternehmen und öffentliche Einrichtungen ihre Prozesse modellieren, dokumentieren und organisationsweit verfügbar machen. So schafft GBTEC die Grundlage für eine erfolgreiche Digitalisierung und nachhaltige Prozessverbesserung.

Lean Administration beginnt mit Transparenz

Ein Antrag geht digital ein. In der Sachbearbeitung angekommen, muss zunächst recherchiert werden, welche Informationen bereits vorliegen und in welchem der verschiedenen Systeme sie abgelegt sind. Für die weitere Bearbeitung fehlt noch eine Freigabe aus einer anderen Abteilung, Rückfragen verzögern den Vorgang zusätzlich. Obwohl die eigentliche Entscheidung oft innerhalb weniger Minuten getroffen werden könnte, vergehen Tage, bis der Prozess abgeschlossen ist. Nicht wegen der Komplexität des Falls, sondern weil niemand den gesamten Ablauf durchgängig überblickt.

Solche Situationen gehören in Versicherungen, Banken und der öffentlichen Verwaltung ebenso zum Alltag wie in vielen Industrieunternehmen. Prozesse verlaufen über mehrere Fachbereiche hinweg und Informationen verteilen sich auf unterschiedliche Anwendungen und Zuständigkeiten. Mit steigenden regulatorischen Anforderungen, wachsender Digitalisierung und zunehmender Komplexität wird es immer schwieriger, Abläufe effizient zu steuern und kontinuierlich zu verbessern.

Lean Administration verfolgt das Ziel, administrative Prozesse konsequent an der Wertschöpfung auszurichten und Verschwendung, etwa durch Wartezeiten, Medienbrüche, Doppelarbeit oder unnötige Abstimmungsschleifen, systematisch zu reduzieren. Voraussetzung dafür ist ein gemeinsames Verständnis der bestehenden Prozesse. Erst wenn Abläufe transparent und nachvollziehbar sind, lassen sich Schwachstellen identifizieren und Verbesserungen nachhaltig umsetzen.

Eine gemeinsame Prozessbasis für kontinuierliche Verbesserung

Diese Transparenz schafft BIC Process Design. Die Software unterstützt Organisationen dabei, Geschäftsprozesse einheitlich zu modellieren, zu dokumentieren und zentral bereitzustellen. Sie unterstützt zudem eine gemeinsame, rollenbasierte Prozessbasis, auf der Modellierer, Verantwortliche, Prüfer und berechtigte Nutzer je nach Rolle Prozesse bearbeiten, prüfen, kommentieren und veröffentlichte Inhalte einsehen können. Über integrierte Kollaborationsfunktionen werden Mitarbeitende aus unterschiedlichen Bereichen aktiv in die Prozessgestaltung eingebunden, ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Denn nachhaltige Lean-Initiativen entstehen dort, wo diejenigen mitwirken, die die Prozesse täglich leben.

Unterstützung bietet dabei der KI-Agent Arty, der in BIC Process Design integriert ist. Als digitaler Co-Worker hilft er unter anderem dabei, Prozessmodelle schneller zu erstellen, Inkonsistenzen aufzudecken und Verbesserungspotenziale frühzeitig sichtbar zu machen, transparent und nachvollziehbar. Dadurch reduziert sich der Aufwand für Analyse und Dokumentation, während mehr Zeit für die eigentliche Prozessverbesserung bleibt.

Gerade in regulierten Branchen wie der Versicherungs- und Finanzwirtschaft sowie in der öffentlichen Verwaltung ist eine gemeinsame Prozessgrundlage entscheidend. Sie schafft Transparenz, unterstützt die Einhaltung von Compliance-Anforderungen und erleichtert die kontinuierliche Weiterentwicklung administrativer Abläufe. So wird Lean Administration nicht auf einzelne Optimierungsprojekte beschränkt, sondern als dauerhafter Bestandteil der Organisation etabliert.

Die Einführung wertschöpfender KI-Lösungen in Unternehmen ist das größte Transformationsprojekt unserer Generation. Wir sind überzeugt: Diese KI-Transformation beginnt mit der Analyse und Optimierung von Unternehmensprozessen. Künftiger Unternehmenserfolg wird daran gemessen, wie schnell Organisationen ihre Prozesse intelligent vernetzen, automatisieren und kontinuierlich weiterentwickeln – genau hier setzt unsere KI-basierte Suite an. Gemeinsam werden wir die Innovationsgeschwindigkeit und das globale Wachstum beschleunigen, damit unsere Kunden ihre Business-Transformation messbar und erfolgreich gestalten können.

– Oliver Bendig, CEO GBTEC