LMX Business GmbH
Von der zentralen Aufnahme bis zur Abrechnung: Wie Lean Administration den Patientenfluss maßgeblich verbessert.
LMX unterstützt Krankenhäuser, Kliniken und weitere Organisationen im Gesundheitswesen bei der Entwicklung hin zum Lean Hospital oder Lean Company. Dabei setzen wir auf Lösungen, die praxisnah, wirkungsorientiert und messbar sind. Im Mittelpunkt stehen für uns immer die Menschen, die in den Prozessen arbeiten oder von ihnen betroffen sind.
Wie Lean Administration zu einem besseren Patientenfluss beiträgt
Fast jeder kennt Situationen aus einem Krankenhaus – als Patient*in oder als begleitende Angehörige. Häufig ähneln sich die Erlebnisse:
Ein geplanter Eingriff steht bevor. Nach der Ankunft im Krankenhaus führt der erste Weg in den Wartebereich vor der administrativen Aufnahme. Viele Menschen warten bereits. Noch einmal werden die mitgebrachten Unterlagen geprüft: Ist alles vollständig? Wurde an alles gedacht? Gleichzeitig steigt die Anspannung und nach vielen Stunden ohne Essen macht sich der Hunger bemerkbar. Die Aufnahme ist schließlich erledigt, doch weiter geht es zunächst nicht. Die Station ist noch nicht bereit. Also heißt es erneut warten. Angekommen auf der Station folgt die nächste Verzögerung, weil Zimmer oder Bett noch vorbereitet werden müssen.
Was Patient*innen in solchen Situationen wahrnehmen, hat oftmals nur wenig mit der eigentlichen medizinischen Leistung zu tun. Prägend sind vielmehr Wartezeiten, wiederholte Rückfragen, fehlende Orientierung und unklare Abläufe.
Lean Management im Krankenhaus richtet den Blick deshalb auf den gesamten Weg der Patient*innen. Entscheidend ist nicht ausschließlich die Qualität der medizinischen Versorgung. Ebenso wichtig sind verlässliche Abläufe, verständliche Informationen und ein organisatorischer Rahmen, der die Behandlung unterstützt statt zusätzliche Verzögerungen zu erzeugen.
Genau an dieser Stelle setzt Lean Administration an. Ziel ist es, Informations- und Prozessflüsse über Bereichsgrenzen hinweg besser aufeinander abzustimmen. Administrative und operative Abläufe werden miteinander verzahnt, Informationen stehen dort zur Verfügung, wo und wann sie benötigt werden, und Schnittstellen werden verlässlicher gestaltet.
Dadurch lassen sich unnötige Wartezeiten verringern, vermeidbare Rückfragen reduzieren und Übergänge im Patientenprozess – beispielsweise zwischen Aufnahme, Station und Entlassung – stabiler und transparenter organisieren.
Zur LMX-Expertise gehört dabei sowohl die Analyse und Weiterentwicklung des Ein- und Austrittsmanagements einschließlich der administrativen Patientenaufnahme als auch die Optimierung zentraler administrativer Funktionen eines Krankenhauses – etwa in den Bereichen Personal, Qualitätsmanagement, Finanzen oder IT.
Praxisbeispiel: Ist-Analyse und Optimierung des Patientenflusses am Beispiel eines Notfallpatienten mit einer Verletzung des Hüftgelenks.
Lean Hospital spielerisch erleben
Wie wirken sich Lean-Prinzipien konkret auf Abläufe im Krankenhaus aus? Um diese Zusammenhänge nicht nur theoretisch zu vermitteln, nutzt LMX eine interaktive Simulation.
Im sogenannten „Werde-gesund-Krankenhaus“ bilden die Teilnehmenden den Weg unterschiedlicher Patient*innen durch das Krankenhaus nach. Sowohl elektive als auch Notfallpatient*innen durchlaufen dabei verschiedene Stationen des Patientenprozesses – von der administrativen Aufnahme über die Aufnahme auf Station und ausgewählte Behandlungsschritte bis zur Entlassung.
Dabei steht nicht allein der eigentliche Patientenfluss im Mittelpunkt. Auch Informationswege und administrative Prozesse, beispielsweise in der Patientenaufnahme oder im Controlling, werden in die Simulation einbezogen. So wird unmittelbar sichtbar, wie stark medizinische, pflegerische und administrative Abläufe voneinander abhängen und sich gegenseitig beeinflussen.
In der ersten Simulationsrunde begegnen die Teilnehmenden typischen Herausforderungen des Krankenhausalltags: Wartezeiten, unnötigen Rückfragen, Medienbrüchen, fehlenden Informationen und unzureichend abgestimmten Schnittstellen. Diese Schwachstellen werden anschließend gemeinsam analysiert und mithilfe geeigneter Lean-Ansätze weiterentwickelt.
In einer zweiten Runde zeigt sich dann unmittelbar, welche Wirkung die vorgenommenen Veränderungen entfalten. Der Patientenfluss wird gleichmäßiger, Wartezeiten nehmen deutlich ab und die Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Bereichen verbessert sich spürbar.
Lean Hospital wird damit nicht nur erklärt, sondern konkret erlebt und nachvollziehbar gemacht.
Lean Reifegrad
Zum LATC erschien im Frühjahr die Sonderausgabe „Was benötigt Lean Management, um Wirkung zu erzeugen“. Grundlage dafür sind 200 qualifizierte Rückmeldungen aus dem zweiten Befragungszyklus.
Die Ergebnisse zeigen unter anderem, weshalb Lean-Aktivitäten trotz hoher Dynamik und zahlreicher Initiativen nicht automatisch zu nachhaltiger Wirkung führen. Gleichzeitig wird deutlich, welche Bedeutung der Befähigung von Mitarbeitenden für die Entwicklung einer wirksamen Lean-Organisation zukommt.
Bereits auf dem LATC2025 stellte Judith Fellsches die Ergebnisse der ersten bundesweiten und branchenübergreifenden Studie zum Lean-Reifegrad in Deutschland vor. Der Vortrag ist hier verfügbar: https://leanbase.de/academy/lernmodule/wann-ist-ein-unternehmen-lean-ergebnisse-und-hinte
Die Befragung wird fortgeführt und eine Teilnahme ist weiterhin jederzeit möglich: https://studie.lmx.eu/umfrage
Früher oder später werden wir alle zu Patientinnen. Deshalb ist die Analyse und Verbesserung von Patientenflüssen - insbesondere durch Lean Administration - für mich mehr als ein Fachthema – sie ist eine Herzenssache und gesellschaftlich bedeutsam.
Judith Fellsches, Geschäftsführerin
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